1С электронные счета фактуры

Преимущества перед бумажным вариантом

У электронного счета-фактуры есть ряд преимуществ:

1. Ускоряет передачу документов и избавляет от бумажной волокиты. Если бумажная версия может идти в другой регион неделями, то электронная доходит за пару минут. Не придется платить за отправку, что тоже экономит время и средства.
2. Электронная версия имеет утвержденную форму. Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме» была утверждена форма электронного счета-фактуры, который состоит из 14 разделов. Однако не все они обязательны для заполнения, все зависит от категории поставщика и покупателя.
3. Отсутствие подписей. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подпись главного бухгалтера и руководителя. Налоговики могут сверять подписи с экземплярами покупателя и поставщика. На электронном счете-фактуре таких проблем не возникнет, так как подпись там требуется электронная, которая содержит всю необходимую информацию о лице.
4. Ошибка в указании реквизитов. Благодаря справочнику ЕГРЮЛ программа сверяет все данные, и совершить ошибку практически невозможно. Однако в бумажной версии – это распространенная ошибка, а неправильное указание реквизитов может служить отказом вычета НДС. К тому же в электронной версии программа не примет документ до тех пор, пока все обязательные поля не будут заполнены.

Какую версию выбрать?

Безусловно, электронная версия счета-фактуры обладает куда большими преимуществами, нежели ее бумажный аналог:

1. быстрая;
2. «прозрачная»;
3. имеет зафиксированную форму.

Однако и здесь есть своя ложка дегтя, которая во многом исходит от плюсов. Дело в том, что прозрачность пересылки не позволит выставить подпись задним числом. В бумажном варианте контрагенты часто к этому прибегает, так как это позволяет скрыть некоторые ошибки при оформлении. Но в процессе обмена электронного формата существует и третья независимая сторона, которая фиксирует отправления – оператор.

Внимание! Благодаря фиксированной дате электронная версия не позволяет совершать вычет по НДС в месяце предоставления услуг, так как счет-фактура поступит лишь в следующем месяце.

Таким образом, можно сказать, что выбирая формат счета-фактуры нужно исходя из желаний налогоплательщика. Если факт прозрачности и открытости электронного формата пугает, то лучше пользоваться бумажной версией, несмотря на ее недостатки.

Электронный счет-фактура – это документ в цифровом формате, который ничуть не уступает своему бумажному аналогу. Более того, он является более современным и удобным в использовании. Плюсов пользования электронной версией гораздо больше, поэтому можно сказать, что предприятиям будет выгоднее работать именно с цифровым вариантом.

Что такое электронный счет-фактура

Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).

Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):

• есть взаимное согласие на это сторон сделки;
• счета-фактуры составляются по установленному формату;
• счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
• стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Электронная подпись и формат

Итак, обмен электронными счетами-фактурами возможен только по ТКС через оператора электронного документооборота. Как этот обмен осуществляется на практике?

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры.

Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется.

С 1 июля применяется формат электронного счета-фактуры, установленного приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155.

Электронный счет-фактура, составленный только по утвержденному формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем входного НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС (письма Минфина России от 13 ноября 2015 г. № 03-02-08/65721, ФНС России от 09 февраля 2016 г. № ЕД-4-2/1984@, от 7 сентября 2015 г. № ЕД-4-2/15669).

Распечатывать такой электронный счет-фактуру не нужно. Причем ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина России от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259).

Электронная подпись по доверенности

По мнению Минфина, электронный счет-фактуру может подписать не только руководитель фирмы или уполномоченный сотрудник, но и любой человек, которому выдана доверенность (письмо от 8 ноября 2017 г. № 03-07-11/73385). Связано это с тем, что в формат электронного счета-фактуры введены элементы, которые несут информацию о подписантах – лицах, подписывающих счет-фактуру. Эти элементы формируются в зависимости от полномочий подписантов.

И если доверенность на подписанта оформлена правильно, не имеет значения, является он работником фирмы или нет. В любом случае, при подписании электронного счета-фактуры он выступает как уполномоченное лицо. И вносить сведения о его работодателе в элемент «Подписант» не нужно.

Поэтому электронный счет-фактуру может подписать любой человек, которому выдана доверенность от имени организации. Причем этот человек не обязательно должен быть работником фирмы.

Читайте также «Электронные счета-фактуры может подписать не только работник фирмы»

Оператор электронного документооборота

Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).

Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).

Действия продавца

Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:

• составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
• отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.

Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.

Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).

Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры

Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.

При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (письмо ФНС России от 7 мая 2014 г. № ГД-4-3/8815).

Читайте в бераторе

О том, что такое электронные счеты-фактуры, как их выставлять и как обмениваться

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

• Электронный документооборот
  • Правовое регулирование обмена электронными документами
    • Правовые основы обмена электронными документами
    • Понятие электронного документа
    • Понятие электронной подписи и ее виды
    • Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью
    • Подтверждение расходов и вычетов электронными документами
  • Обмен электронными счетами-фактурами
    • Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур
    • Сроки выставления электронных счетов-фактур
      • Когда нужно отправлять оператору электронный счет-фактуру, если товаросопроводительные документы следуют вместе с товаром длительное время?
    • Порядок нумерации электронных счетов-фактур
    • Одновременное выставление бумажных и электронных счетов-фактур
      • Может ли комитент (принципал) перевыставить электронный счет-фактуру в бумажном виде?
    • Хранение электронных счетов-фактур
    • Представление электронных счетов-фактур в налоговые органы
    • Повторное направление электронных счетов-фактур
    • Регистрация электронных счетов-фактур продавцом товаров (работ, услуг)
    • Регистрация электронных счетов-фактур покупателем товаров (работ, услуг)
    • В каком налоговом периоде можно заявить вычет входного НДС по длящейся услуге, если электронный счет-фактура получен в начале следующего налогового периода?
    • Выставление электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Выставление исправленного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Выставление корректировочого электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Выставление электронного счета-фактуры на аванс в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение исправленного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение корректировочного электронного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение электронного счета-фактуры на аванс в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Аннулирование электронных счетов-фактур в программе «1С:Бухгалтерия 8»
  • Обмен электронными первичными документами
    • Обмен первичными документами в электронном виде
      • Какими первичными документами оформляется изменение стоимости реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав)?
      • В каком отчетном периоде отражается операция, если первичный документ составлен продавцом в конце одного периода, а получен покупателем в начале следующего?
    • Выставление электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Выставление исправленного электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение исправленного электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя в «1С:Бухгалтерии 8»
  • Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД)
    • Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Выставление электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Получение исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Получение электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД) в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги в «1С:Бухгалтерии 8»
  • Обмен электронным универсальным корректировочным документом (УКД)
    • Выставление электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Получение электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД) в программе «1С:Бухгалтерия 8»
  • Обмен произвольными электронными документами
    • Выставление произвольного электронного документа в программе «1С:Бухгалтерия 8»
    • Получение произвольного электронного документа в программе «1С:Бухгалтерия 8»
  • Обмен электронными документами у посредников
    • Применение ЭДО при реализации товаров через комиссионера в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Применение ЭДО при реализации товаров комиссионером в «1С:Бухгалтерии 8»
  • Настройка обмена электронными документами
    • Как начать обмен электронными документами
    • Соглашение об обмене электронными документами
    • Настройка обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии 8»
    • Как получить сертификат электронной подписи с помощью 1С:Подпись
  • Сервис 1С-ЭДО. Руководства пользователя
    • Подключение к «1С-ЭДО» через помощник подключения «1С-Отчетности»

Особенности выставления электронных счет фактур: последовательность действий

Перед выставлением электронной счет фактуры необходимо получить электронную подпись и выбрать оператора из утвержденного списка.

Шаг 1. Получите электронную подпись

Существует 3 разновидности электронных подписей:

1. Простая.
2. Неквалифицированная.
3. Квалифицированная.

Для подписания электронной счета-фактуры руководитель вправе использовать только последний вариант, т.е. квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в специализированном удостоверяющем центре, Это 113 организаций во всех регионах РФ, полный перечень которых можно узнать на сайте Минкомсвязи.

Перечень документов для ИП и юридических лиц представлен в таблице.

документы для ИП	документы для юридических лиц
заявление свидетельство о регистрации ИНН СНИЛС паспорт
выписка из ЕГРИП	выписка из ЕГРЮЛ
–	доверенность на сотрудника от руководителя

Шаг 2. Выберите оператора электронного документооборота

Передавать электронные счет-фактуры можно только с помощью определенных операторов, которые называются доверенными. Это организации, оказывающие услуги технической поддержки электронного документооборота между компаниями. Их полный перечень находится на сайте ФНС.

Шаг 3. Корректно выставьте счет

Предварительно стороны должны договориться об использовании в обороте именно электронной счет-фактуры. Дальнейшая последовательность действий такая:

1. Составьте документ максимум за 5 календарных дней с момента отгрузки или перечисления аванса.
2. Подпишите его усиленной квалифицированной подписью начальника.
3. Отправьте файл через сервис доверенного оператора.
4. Получите сообщение от оператора с подтверждением факта отправки (в нем будет указана не только дата, но и время).
5. В тот же день или в ближайший рабочий день отправьте оператору извещение о том, что подтверждение от него получено.

С этого момента считается, что счет выставлен. При этом днем выставления считается дата, обозначенная в подтверждении от оператора. В общем случае подтверждения от получателя, т.е. собственно контрагента не требуется. Однако стороны могут дополнительно договориться о том, что и покупатель будет отправлять продавцу собственное извещение о получении электронного файла.

Подробное описание порядка действий:

Электронный документ недопустимо дублировать в бумажном виде. Однако если в силу технических или иных причин невозможно переслать файл, заполнить его в специальной программе, допускается оформить обычный счет-фактуру. В таком случае он пересылается по почте, как и раньше.

Шаг 4. Отразите факт выставления в книге продаж

Оформление в книге продаж производится по обычным правилам, как и в случае бумажной версии документа. Хронологически сведения заносятся в тот же квартал, в котором произошла отгрузка ТМЦ или получение средств (аванса) за него.

Видео инструкция о практическом заполнении электронной счет фактуры в программе:

Законодательная база: образец документа

Форма, описание файла, порядок выставления электронной версии счета утвержден Приказом ФНС от 24.03.2016 ммв-7-15/155. Форма документа утверждена Постановлением Правительства №1137.

Основная часть электронной счет фактуры оформляется в виде таблицы. Перед ней необходимо указать информацию:

• номер счета или номер исправления;
• дата выставления;
• данные продавца (адрес, реквизиты, грузоотправитель и получатель);
• аналогичные данные покупателя;
• идентификатор госконтракта (при наличии).

В таблице указывают:

1. Название товара, услуги пили работы.
2. Код разновидности товара.
3. Единица измерения.
4. Количество.
5. Цена за единицу и за весь товар/услугу.
6. Величина акциза (при наличии).
7. Размер налоговой ставки.
8. Размер налога, предъявленный покупателю.
9. Суммарная стоимость товара/услуги (вместе с налогом).
10. Код страны, откуда привезен товар.
11. Номер таможенной декларации.

Подпись в документе ставит руководитель либо ИП (подпись главбуха необязательна). Вместо директора подписать счет может и его доверенное лицо. Подписание осуществляется с помощью электронной подписи.

Поделиться ссылкой: