Аванс в отпуске

Отпуск авансом

Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 10 апреля 2017 г.

Когда можно предоставить отпуск

Общее правило. Предоставление трудового отпуска авансом – это возможность, предусмотренная законодательством и активно реализуемая на практике.

Как правило, трудовой отпуск предоставляется за работу в течение каждого рабочего года (ежегодно) <1>.

На заметку

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, равен по продолжительности календарному. Однако исчисляется он не с 1 января, а со дня приема на работу <2>. Например, у работника, устроившегося в организацию 01.06.2016, первый рабочий год будет длиться с 01.06.2016 по 31.05.2017 (включительно)

Перенести часть отпуска на следующий рабочий год можно только в исключительных случаях с согласия работника. Например, когда предоставление работнику в текущем рабочем году полного трудового отпуска может неблагоприятно отразиться на деятельности нанимателя <3>. Однако не менее 14 календарных дней отпуска наниматель должен предоставить до окончания текущего рабочего года <4>.

Следовательно, трудовой отпуск в основном предоставляется за текущий рабочий год. При этом отпуск, предоставленный до окончания полного рабочего года работника, считается авансированным.

На заметку

Полный рабочий год – 12 месяцев за минусом общей продолжительности трудового отпуска, на которую работник имеет право <5>

Трудовой отпуск начиная с даты, с которой полный рабочий год является отработанным, считается предоставленным за отработанное время.

Пример 1

Работник принят на работу 24.10.2016. Трудовой отпуск предоставляется ему за рабочий год 24.10.2016 – 23.10.2017. Полный рабочий год с учетом 24 календарных дней трудового отпуска, на которые работник имеет право, будет считаться отработанным с 30.09.2017. Если работник уйдет в трудовой отпуск до этой даты, отпуск будет авансированным (частично авансированным), если с или после нее – предоставленным за отработанный полный рабочий год. Второй вариант – наиболее благоприятный для нанимателя

Рассмотрим, как общее правило о предоставлении трудовых отпусков действует применительно к отпускам за первый и последующие рабочие годы.

Особенности предоставления. Отпуск за первый рабочий год предоставляется по истечении шести месяцев работы у нанимателя <6>. Однако из этого правила есть исключения.

Отдельным категориям работников по их желанию наниматель обязан предоставить отпуск раньше. Например, лицам моложе 18 лет, работникам, принятым в порядке перевода <7>.

До истечения полугода работы у нанимателя отпуск можно предоставлять женам (мужьям) военнослужащих по их желанию, поскольку законодательство дает им возможность отдыхать вместе с супругом (-ой) <8>.

В коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре наниматель вправе предусмотреть и иные случаи, когда отпуск за первый рабочий год по желанию работника будет предоставляться в первые шесть месяцев работы <9>.

Не запрещается предоставлять трудовой отпуск до истечения полугода работы и другим работникам, но только пропорционально отработанному времени. Правда, тут есть один нюанс. Продолжительность части трудового отпуска должна быть минимум 14 календарных дней, даже если по результатам пропорционального расчета полагается меньше <10>.

Пример 2

Работница, отработавшая три месяца, попросилась в трудовой отпуск. Продолжительность ее отпуска – 24 календарных дня. К работникам, которые вправе претендовать в первый рабочий год на отпуск до истечения шести месяцев работы, она не относится. Наниматель согласился предоставить работнице трудовой отпуск пропорционально отработанному времени. Как оказалось, она заработала всего 6 календарных дней, но ей будет предоставлено 14

Отпуска за второй и последующие годы работы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков <11>.

Пример 3

Работник принят на работу 31.07.2015. Отпуск за рабочий год с 31.07.2015 по 30.07.2016 он использовал в апреле 2016 года. Отпуск за рабочий год с 31.07.2016 по 30.07.2017 – в январе 2017-го. Отпуск за рабочий год с 31.07.2017 по 30.07.2018 запланирован согласно графику отпусков на сентябрь 2017-го

Существует мнение, что трудовые отпуска можно предоставлять и за рабочий год, который еще не начался. Хоть законодательство прямого запрета и не содержит, на наш взгляд, такая позиция неправомерна. Она противоречит порядку предоставления отпусков: трудовой отпуск предоставляется за работу <12>, трудовые отпуска за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года <13>.

Удержать или не удержать задолженность…

Возможность удержания. При увольнении работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил трудовой отпуск, наниматель имеет право произвести удержание за неотработанные дни отпуска (без заявления или согласия работника). Но в этом праве он ограничен. В законодательстве перечислены основания увольнения, при прекращении трудового договора по которым наниматель не может удержать отпускные за авансом предоставленный отпуск <14>.

Отдельно следует назвать случаи, когда работник увольняется по основанию, позволяющему произвести удержание, но наниматель не вправе это сделать. Такое возможно, если при увольнении <15>:

– работнику не начисляются выплаты;

Пример 4

Работнику в соответствии с графиком отпусков предоставлен полный трудовой отпуск с 05.06.2017 по 28.06.2017. Частично этот отпуск авансированный. В последний день отпуска работник увольняется по своему желанию в связи со сменой места жительства <16>. Заработная плата за май выплачена 12 июня, средний заработок за все дни трудового отпуска – перед уходом в отпуск. На момент увольнения никаких выплат работнику не полагается. Удержать отпускные за неотработанные дни трудового отпуска наниматель не вправе

– наниматель не удержал задолженность при расчете с работником, хотя имел на это право, или удержал только ее часть.

Пример 5

Работник увольняется за прогул без уважительных причин <17>. В проекте приказа об увольнении специалист по кадрам не указал, что из заработной платы работника следует произвести удержание за неотработанные дни трудового отпуска. Соответственно, бухгалтерия не произвела такое удержание

Во всех остальных случаях наниматель вправе произвести удержание из зарплаты увольняющегося работника, издав распорядительный документ (приказ, распоряжение) <18>.

На заметку

Удержание за неотработанные, но использованные дни отпуска производится при окончательном расчете из причитающейся заработной платы работника. Не допускается удерживать задолженность из сумм выходного пособия, компенсационных и иных выплат, на которые по законодательству не обращается взыскание <19>

Количество дней, за которые следует произвести удержание, исчисляется в том же порядке, что и продолжительность отпуска пропорционально отработанному времени <20>.

Удержание за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска производится из расчета среднедневного заработка, исчисленного при уходе работника в отпуск, а не на момент его увольнения <21>. Это связано с тем, что работник таким образом «возмещает» часть ранее выплаченных ему отпускных за предоставленный авансом отпуск.

Размер удержания. Размер удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику к выплате <22>. Эта норма носит общий характер. Прямого указания, применяется ли она в нашем случае, нет. Некоторые специалисты считают, что не применяется. Аргументируют они свою позицию тем, что здесь речь идет не об очередной выплате зарплаты, а об окончательном расчете. Значит, наниматель вправе произвести удержание в полном размере задолженности работника по отпускным, даже если она превышает 20% зарплаты, выплачиваемой работнику при увольнении. Однако судебной практики, подтверждающей данную точку зрения, найти не удалось.

По нашему мнению, 20%-е ограничение применяется и в рассматриваемом случае. Полагаем, оно введено для защиты интересов работника и гарантирует выплату минимума средств для удовлетворения основных жизненных потребностей. Поэтому рекомендуем нанимателям удерживать не более 20% причитающихся к выплате сумм. Превышение данного ограничения проверяющие органы могут расценить как нарушение трудового законодательства.

На заметку

При удержании сумм отпускных за неотработанные дни трудового отпуска нужно пересчитать полученный работником доход в месяце их выдачи и, соответственно, пересмотреть «зарплатные» налоги

Поможет ли суд

По трудовому законодательству наниматель может взыскать с работника только зарплату, излишне выплаченную в результате счетной ошибки. В иных случаях, в том числе при неправильном применении закона, ее взыскание не допускается <23>.

Гражданское законодательство признает излишне полученную работником зарплату неосновательным обогащением <24>. Вместе с тем возврата такой зарплаты и приравненных к ней платежей не предусматривает, правда, с дополнительной оговоркой об отсутствии счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя указанных сумм <25>. В рассматриваемой ситуации вряд ли можно уличить работника в недобросовестности. Наниматель не связан его мнением относительно того, производить удержание или нет. И если он не удержал задолженность или удержал ее частично, вины работника в этом точно нет.

Так что, по нашему мнению, если наниматель не удержал отпускные за неотработанные дни отпуска из заработной платы при увольнении работника, то дальнейшее взыскание, в том числе через суд, невозможно по той простой причине, что соответствующих оснований для этого в законодательстве нет.

Отпуск авансом: можно ли оформить отпуск за будущий период работы

Можно ли взять отпуск без сохранения заработной платы на два часа или авансом за будущий период работы? На эти и другие вопросы ответила главный правовой инспектор труда Надежда Шумак.

– Может ли быть предоставлен работнику отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью менее 1 календарного дня (на основании ст. 190 Трудового кодекса)? Например, отпуск без сохранения заработной платы на 2 часа при 8 часовом рабочем дне? Екатерина К., Гомель

– Нет, не может. Поскольку в соответствии с ч. 1 ст. 151 Трудового кодекса (ТК) продолжительность отпусков работников исчисляется в календарных днях, вести речь о предоставлении части календарного дня в виде социального отпуска не представляется возможным. С учетом приведенной нормы права минимальная продолжительность социального или трудового отпуска может быть 1 календарный день.

При необходимости использования работником части рабочего дня в личных целях вопрос может решаться путем установления неполного рабочего времени в порядке и на условиях, предусмотренных ст.ст. 118 и 289 ТК.

– Моя супруга уже использовала трудовой отпуск за весь период работы до предоставления отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. Может ли она взять авансом трудовой отпуск в счет будущего периода? Дмитрий С., Мозырский район

– Это будет нарушением законодательства. Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, – промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Согласно ст. 164 ТК в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается фактически отработанное время. К нему приравниваются: время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет; время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года; время оплаченного вынужденного прогула; другие периоды, не отвечающие условиям п.1–3 ст. 164 ТК, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Таким образом, время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет в рабочий год не включается.

Частью 1 ст. 184 ТК предусмотрено, что за период отпуска по беременности и родам выплачивается пособие по государственному социальному страхованию. Следовательно, период нахождения женщины в социальном отпуске по беременности и родам приравнивается к фактически отработанному времени и включается в рабочий год для предоставления трудового отпуска. Для беременных женщин наниматель обязан запланировать трудовой отпуск по их желанию (или до, или после отпуска по беременности и родам (ст. 168 ТК).

В данной ситуации речь не идет о предоставлении трудового отпуска авансом. Предоставление трудового отпуска авансом имеет место, например, если он предоставляется ранее 6 месяцев в течение первого года работы у нанимателя для отдельной категории работников (например, женщинам перед уходом в отпуск по беременности и родам или после него). За второй и последующие годы работы у нанимателя не допускается предоставление трудового отпуска в счет рабочего года, который еще не начался.

– Меня отправляют в командировку на 2 месяца для работы в зоне радиоактивного загрязнения с правом на отселение. Продолжительность трудового отпуска составляет 27 календарных дней (24 дня – основной отпуск, 3 дня – за ненормированный рабочий день). Изменится ли для меня продолжительность трудового отпуска в связи с данной командировкой? Сергей М., Гомель

– Продолжительность вашего отпуска увеличится. В соответствии с приложением № 2 к постановлению Совета Министров от 24 января 2008 г. № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» для работающих в зоне с правом на отселение продолжительность основного отпуска составляет 37 календарных дней. Лица, командированные в зону с правом на отселение, являются работающими в зоне радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС на период командирования.

При предоставлении работнику трудового отпуска за рабочий период, на который приходилась командировка, следует учитывать его работу в зоне с правом на отселение.

– Предоставляется ли в настоящее время социальный отпуск в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС, и если да, то кому? Виктор Ш., Хойники

– В соответствии с ч.2 ст. 326 ТК социальный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 14 календарных дней в году предоставляется следующим категориям работников: заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий; инвалидам, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС; принимавшим участие в работах по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС в 1986–1987 годах в зоне эвакуации (отчуждения) или занятым в этот период на эксплуатации или других работах на указанной станции (в том числе временно направленным или командированным), включая военнослужащих и военнообязанных, призванных на специальные сборы и привлеченных к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий данной катастрофы.

Указанный социальный отпуск может быть использован как одновременно с трудовым отпуском, так и отдельно. При этом и трудовой отпуск, и социальный отпуск для категорий, перечисленных выше, предоставляется в удобное для работника время.

Владимир Николаев, официальный сайт Федерации профсоюзов Беларуси

Трудовой отпуск авансом

Оформляю пенсию и увольняюсь. Предусматривает ли действующее законодательство при увольнении работника удержание из заработной платы денежной суммы за неотработанную часть трудового отпуска, которая предоставлена работнику авансом? И.КРЕМКО, г. Пинск Условия и порядок удержания из заработной платы денежных сумм за неотработанные дни отпуска при увольнении регулируется ст. 180 Трудового кодекса Республики Беларусь. Ч. 1 ст. 180 Трудового кодекса предоставляет право нанимателю удерживать из заработной платы денежную сумму, равную выплатам за неотработанные дни отпуска в том случае, если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого использован предоставленный авансом трудовой отпуск. При этом удержание из заработной платы за неотработанные дни отпуска производится из расчета среднего дневного заработка, исчисленного при уходе работника в трудовой отпуск, а не на момент его увольнения. Ч. 2 ст. 180 Трудового кодекса содержит полный перечень обстоятельств, при наступлении которых удержание из заработной платы за неотработанную часть предоставленного авансом отпуска при увольнении работника не допускается: — перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность (п. 4 ст. 35 Трудового кодекса); — отказ работника от перевода на работу в другую местность с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации (п. 5 ст. 35 Трудового кодекса); — ликвидация организации, прекращение деятельности индивидуального предпринимателя, сокращение численности или штата работников (п. 1 ст. 42 Трудового кодекса); — неявка на работу в течение более 4 месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности (не считая отпуска по беременности и родам), если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании. За работниками, утратившими трудоспособность в связи с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием, место работы (должность) сохраняется до восстановления трудоспособности или установления инвалидности (п. 6 ст. 42 Трудового кодекса); — призыв работника на воинскую службу (п. 1 ст. 44 Трудового кодекса); — восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (п. 2 ст. 44 Трудового кодекса); — в случае смерти работника, а также в случае признания его судом умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 44 Трудового кодекса); — увольнение работника по собственному желанию в связи с направлением на учебу или выходом на пенсию (ст. 40 Трудового кодекса); — если при увольнении работнику не начисляются какие-либо выплаты; — если наниматель, имея право, не произвел удержания при выплате расчета или удержал только часть задолженности работника. Следовательно, при увольнении работника по вышеперечисленным основаниям, в том числе и в связи с выходом на пенсию, удержание из заработной платы за неотработанную часть предоставленного авансом трудового отпуска, производится не должно.

Что представляет собой отпуск авансом

Любой официально трудоустроенный гражданин имеет право раз в год уйти в отпуск, оплаченный работодателем, но это право должно быть заработано. В жизни складываются различные ситуации, в которых может быть необходимо срочное оформление отпуска либо есть большое желание прервать рабочий стаж для отдыха досрочно. Некоторые категории сотрудников хотят присоединить досрочный отпуск к полагающемуся, например, декретному или уволиться сразу после отдыха.

• Может ли работодатель пойти навстречу таким желаниям работников, не противоречит ли это требованиям Трудового кодекса, и чем он при этом рискует?
• Вправе ли он наотрез отказать?
• Как оформлять «отпуск авансом»?

Разбираемся в нюансах.

Понятие «отпуска авансом» и его законодательная база

Официального термина «отпуск авансом» в российском законодательстве не существует. Ежегодный оплачиваемый отпуск, гарантированный каждому сотруднику Трудовым кодексом (ст. 122), зарабатывается за 1 рабочий год. Он считается не с начала января, а с даты оформления трудового договора, то есть индивидуален для каждого трудоустроенного.

Уйти в этот отпуск сотрудник может, насчитав полугодовой рабочий стаж (положения ст. 122 ТК РФ) или раньше, по согласованию с работодателем. Нетрудно подсчитать, что за это время отработанной окажется в лучшем случае только половина официально установленной продолжительности отпуска. Получается, что вторую половину, если отпуск не делится на части, работник получает авансом.

Если же стаж меньше 6 месяцев, то предоставленный аванс отпускных дней получается еще более длительным.

На второй и последующие годы работы отпуск дается по графику в любое время, стаж уже перестает иметь значение, так что нередко отпуск назначается именно авансом.

К СВЕДЕНИЮ! Конвенция Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которую Российская Федерация ратифицировала в 2010 году, гласит, что работник может получить отпуск с любого дня своего трудоустройства продолжительностью, пропорциональной отработанному времени. Однако многие работодатели отдают предпочтение нормам ТК РФ, юридически стоящим «выше» конвенциональных. Трудовой кодекс не отнимает у работодателя права разрешить досрочный уход в отпуск, причем, невзирая на отработанное время, дает получить его в полном объеме.

Таким образом, можно определить отпуск, предоставляемый авансом, как ежегодное оплачиваемое время для законного отсутствия на рабочем месте, полученное раньше наступления момента его фактической отработки.

Отличия отпуска авансом от своевременного

Условия, при которых такой отпуск становится реальностью, отличаются от обычного гарантирования ежегодного отдыха несколькими важными нюансами:

• руководитель вправе отказать в разрешении на такой отпуск, так как предоставление отдыха авансом не является его обязанностью;
• отпуск, предоставляемый наперед, нельзя заменить денежной компенсацией, потому что эти средства еще не заработаны;
• как и обычный, такой отпуск можно разделить на части, одна из которых не может быть меньше 2 недель.

Какие виды отпусков не могут быть предоставлены авансом

Не все виды отпусков можно «отгулять» раньше предусмотренного срока. Понятие «отпуск авансом» чаще всего относится именно к ежегодному оплачиваемому работодателем отдыху. Но есть некоторые виды отпусков, которые должны иметь под собой документальное основание, поэтому их нельзя предоставить заранее, если у сотрудника нет подтверждающей это основание официальной бумаги. К таким отпускам относятся:

• дополнительный;
• административный;
• учебный;
• декретный (и на роды, и для ухода за малышом).

Отпуск перед или после другого отпуска

Материнство – настолько особое событие в жизни женщины, что государство всячески старается защитить эту категорию трудящихся. Женщины, планирующие декрет, имеют право уйти в очередной отпуск, даже не отработав в организации положенных 6 месяцев. Такой же отпуск матери могут получить и сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком.

Кроме беременных и молодых матерей, право уйти в отпуск независимо от отработанного стажа предоставляется:

• их супругам;
• родственникам, если они взяли декретный отпуск вместо матери;
• сотрудникам, имеющим двоих малолетних детей, еще не достигших 14-летия;
• отцам и матерям детей-инвалидов до 18 лет.

Это же право, но по основаниям, не связанным с родительством, закон предоставляет:

• сотрудникам-совместителям, которым предоставлен отпуск на основной работе (он должен совпадать с отдыхом на совмещенной должности);
• женам или мужьям военнослужащих, которые получили свой отпуск (у супругов военных время отпусков также должно совпадать);
• другим категориям сотрудников, относительно которых это право предусмотрено трудовым или коллективным договором организации.

Отпуск перед увольнением

Прежде чем окончательно оставить рабочее место, сотрудник вправе «отгулять» положенные ему отпускные дни. Но как быть, если он планирует увольняться, не заработав достаточно стажа для отпуска, но тем не менее хочет в него уйти?

Ключевой момент – согласие работодателя. Если начальство не против предоставить сотруднику такую возможность, ничто не мешает ему во время отпуска продолжать числиться сотрудником компании, оформив документы на увольнение в свой последний рабочий день. Однако следует помнить, что до ухода в отпуск нужно решить вопрос с денежной компенсацией за отдых, не заработанный увольняющимся: ее придется внести в кассу добровольно, либо она будет удержана из заработной платы при расчете. Потребовать этого работодатель не сможет, если сотрудник увольняется по одной из нижеследующих причин:

• согласие сторон (все вопросы, в том числе и по оплате, решаются обоюдно до издания приказа);
• истечение срока трудового договора;
• перевод на другое место, к иному работодателю;
• изменение трудовых условий и отказ сотрудничать, связанный с переменами;
• больничный на срок долее 4 месяцев (кроме декретного отпуска);
• сотрудник направлен фирмой на обучение;
• работника «сократили»;
• на место уволенного суд восстановил ранее занимавшего его сотрудника;
• отдохнувший авансом сотрудник уходит на пенсию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудник уходит по своему желанию или увольняется в связи с виновным поведением, компенсацию за неотработанный, но «отгулянный» отпуск можно вычесть из его зарплаты, не спрашивая согласия.

Возможен ли аванс отпуска на следующий год

Трудовой кодекс отвечает на этот вопрос отрицательно. Предоставить отпуск наперед можно только на текущий рабочий год, так как какие-то дни все-таки окажутся отработанными при любом раскладе. Будущий рабочий год такой возможности не предоставляет – работник не трудился на свой отпуск в нем ни одного дня. Так что отдохнуть дважды в год с тем, чтобы следующий год работать без отпуска, не получится.

Подводные камни «авансового отпуска» для работодателя

Неудивительно, что некоторые работодатели предпочитают не отступать от своего права предоставлять отпуск только вовремя. Есть определенные риски в том, что работник уходит отдыхать, не заработав этой возможности.

Главная проблема работодателей – возможность убытка вследствие переплаченных за неотработанный отдых сумм. Руководитель может столкнуться с трудностями удержания средств в случае увольнения «переотдыхавшего» сотрудника. Не всегда работник согласен на компенсацию отпускных по доброй воле, тогда как в судебном порядке истребовать эти деньги очень сложно. Закон в основном защищает интересы трудящихся, и в нормативных актах предусмотрено большое количество обстоятельств, к которым требование компенсации неприменимо, например:

• сумм, положенных к выплате перед увольнением, не хватает для покрытия долга;
• если удержание не произведено непосредственно при увольнении, придется действовать через суд или смириться с потерей денег, других законных путей для принуждения работника у работодателя нет;
• причина увольнения исключает возможность истребовать задолженность.

«Бумажное» оформление досрочного отпуска

Оно ничем не отличается от традиционного, последовательность действий остается обычной:

1. Написание сотрудником заявления.
2. Положительное визирование заявления руководством.
3. Издание приказа на предоставление отпуска.
4. Начисление «отпускных» средств (разница лишь в том, что они еще не заработаны).

ВНИМАНИЕ! Если сотрудник работает не первый год, то перед первым пунктом будет стоять постановка в график отпусков.

Образец заявления на отпуск, предоставляемый авансом

Генеральному директору
ООО «Гладиолус»
Солодовникову О.С.
от кладовщика
Перегудовой Е.Р.

заявление.

Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск с 20.05.2017 года в количестве 28 дней за отработанный период с 01.02.2017 года по 19.05.2017 года.

Какие основания нужно привести в заявлении на отпуск авансом, чтобы его подписали

Основания для предоставления отпуска ранее 6 месяцев работы

Как написать заявление для предоставления отпуска авансом

Порядок предоставления отпуска через полгода работы

Дополнительные основания для предоставления отпуска ранее полугода работы

Отпуск работника через 6 месяцев: риски для работодателя

Основания для предоставления отпуска ранее 6 месяцев работы

По общему правилу, закрепленному в ст. 122 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), право на отпуск возникает у сотрудника по истечении 6 месяцев работы.

Это положение применимо в отношении только первого года работы. Отпуска за последующие годы предоставляются в любое время с учетом графика отпусков.

РИСКИ! В расчет принимается период работы только у настоящего работодателя, время службы в предшествующей организации значения не имеет.

Абзацем 2 ст. 122 ТК РФ также предусмотрена возможность воспользоваться отпуском до истечения шестимесячного срока работы. Но в этом случае работодатель должен дать свое согласие.

Законодателем установлены категории лиц, предоставление отпуска авансом которым для работодателя обязательно. К ним относятся:

• Женщины, желающие воспользоваться ежегодным отпуском до или после отпуска по беременности и родам. В этом случае работница должна представить справку из медицинской организации, подтверждающую беременность. Соответствующие разъяснения содержатся в письме Федеральной службы по труду и занятости от 18.03.2008 № 659-6-0.
• Несовершеннолетние, т. е. в возрасте до 18 лет, сотрудники. Аналогичное положение закреплено в ст. 267 ТК РФ. Подтверждающим документом является паспорт работника.
• Работники, усыновившие ребенка в возрасте менее 3 месяцев. Для подтверждения данного обстоятельства сотруднику необходимо представить копию решения суда об усыновлении.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данный перечень не является исчерпывающим. Законом могут быть предусмотрены иные основания для предоставления отпуска авансом.

Образец заявления на отпуск ранее 6 месяцев непрерывной работы приведем далее.

Как написать заявление для предоставления отпуска авансом

Унифицированный образец заявления на отпуск авансом законодательно не закреплен, но отделы кадров в организациях, как правило, имеют свои разработанные формы. Как же написать заявление на отпуск авансом, если в организации отсутствует соответствующий бланк?

РЕКОМЕНДУЕМ! Заявление на отпуск авансом составляется в произвольной форме на имя руководителя организации, которое указывается в правом верхнем углу листа. Строкой ниже приводятся Ф. И. О. и должность работника, подающего заявление. В центре листа пишется наименование документа: «Заявление о предоставлении отпуска». Далее излагается просьба об отпуске с указанием количества дней и даты его начала. Обязательно указывается причина, по которой сотрудник хочет воспользоваться отпуском раньше наступления предусмотренного законом срока непрерывной работы.

Если предоставление отпуска для работодателя обязательно, сотрудник может сделать в заявлении ссылку на соответствующую норму права.

В конце страницы указывается дата составления заявления, подпись работника и ее расшифровка.

Посмотрите и скачайте наш образец — как написать заявление на отпуск авансом: Образец заявления на отпуск авансом.

Порядок предоставления отпуска через полгода работы

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Процедура предоставления отпуска авансом отличается от предоставления отпуска по графику в первую очередь заявительным порядком.

Подавать заявление на отпуск авансом нужно непременно. В остальных случаях, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, сотрудники уходят в отпуск согласно графику отпусков, который обязателен и для работника, и для работодателя.

У тех, кто сталкивается с такой ситуацией впервые, может возникнуть вопрос, как написать заявление на отпуск через полгода после устройства на работу. Образец заявления на отпуск через полгода работы отличается от заявления о предоставлении досрочного отпуска тем, что причину, по которой сотрудник желает уйти в отпуск, указывать необязательно.

Заявление подается сотрудником в отдел кадров. В зависимости от структуры компании-работодателя оно согласовывается сначала непосредственным руководителем или сразу директором. При положительном результате, как правило, на самом заявлении проставляется отметка: «Согласовано» и подпись уполномоченного лица.

После того как заявление согласовано, издается приказ об отпуске сотрудника, с которым работника должны ознакомить под подпись.

Дополнительные основания для предоставления отпуска ранее полугода работы

Кроме перечисленных в ст. 122 ТК РФ категорий работников, предоставление отпуска авансом которым для работодателя обязательно, законодательно закреплен еще ряд норм, регламентирующих использование отпуска авансом. Среди них:

• Предоставление отпуска работнику, жена которого находится в отпуске по беременности и родам. Непрерывное время работы в этом случае значения не имеет. Данное положение отражено в абз. 4 ст. 123 ТК РФ.
• Лицо, работающее по совместительству, имеет право уйти в отпуск в период отпуска по основному месту работы. Обязанность работодателя предоставить такому сотруднику отпуск авансом закреплена в ст. 286 ТК РФ.
• Один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, согласно ст. 262.1 ТК РФ имеет право на отпуск авансом.
• С 22.10.2018 вступила в силу ст. 262.2 ТК РФ, введенная в действие законом «О внесении изменения в Трудовой кодекс РФ» от 11.10.2018 № 360-ФЗ, которая наделила правом на досрочный отпуск работников, имеющих 3 и более детей в возрасте до 12 лет.
• Лица, награжденные знаком «Почетный донор России», также имеют право на отпуск авансом. Об этом говорится в п. 1 ст. 23 закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ.

РИСКИ! Если работодатель отказался предоставить ежегодный отпуск таким сотрудникам досрочно и они ушли в отпуск самовольно, невыход на работу не является прогулом. Такое разъяснение дано в подп. «д» п. 39 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ» от 17.03.2004 № 2.

Отпуск работника через 6 месяцев: риски для работодателя

Сотрудник, приступив к работе у нового работодателя, вправе написать заявление на отпуск через 6 месяцев по образцу, принятому в компании. При этом, реализуя свое право на ежегодный отпуск за первый рабочий год, работник может воспользоваться днями отдыха в полном объеме, несмотря на то, что рабочий год полностью им еще не отработан.

РИСКИ! Какие риски могут возникнуть у работодателя, предоставляющего отпуск сотруднику, отработавшему не целый год? Достаточно часто сотрудник, воспользовавшись отпуском, в дальнейшем увольняется или его увольняют. Подробнее об увольнении в период отпуска читайте в статье «Увольнение во время отпуска по собственному желанию».

В таком случае ст. 137 ТК РФ позволяет работодателю произвести удержание из заработной платы работника за неотработанные дни отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Предусмотрены случаи, когда удерживать из заработной платы неправомерно, например:

• при прекращении трудового договора в связи с ликвидацией организации;
• в случае сокращения численности или штата работников;
• при смене собственника организации;
• прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, предусмотренным пп. 1, 2, 5, 6, 7 ст. 83 ТК РФ.

Если работодатель вправе произвести удержание, по общему правилу, в соответствии со ст. 138 ТК РФ, общий размер удержания не может превышать 20%.

Вправе ли работодатель взыскать задолженность с работника в судебном порядке, если никакие выплаты при увольнении ему не полагаются? Оснований для дальнейшего взыскания такой задолженности законодательно не предусмотрено. Данная позиция отражена в определении Верховного суда от 05.02.2018 № 59-КГ17-19. Исключением из этого положения является счетная ошибка.

***

Таким образом, если работник не относится к категории лиц, предоставление отпуска авансом которым в обязательном порядке предусмотрено законом, то уйти в досрочный отпуск он может только по согласованию с работодателем. При этом заявление о предоставлении отпуска составляется в обязательном порядке. Давая отпуск сотруднику авансом, работодатель несет риск возникновения задолженности за неотработанные дни отпуска в случае прекращения трудового договора до истечения первого рабочего года работника.

Как оформить отпуск авансом за следующий год

Когда сотрудник приступает к работе в организации, он получает право на оплачиваемый ежегодный отпуск спустя полгода. По согласованию с руководством отдых авансом – нередкое явление. Это касается и тех работников, которые трудятся в организации не первый год. В статье расскажем, как оформить отпуск авансом, рассмотрим особенности составления документов.

Какие отпуска предоставляются заблаговременно

Получить заблаговременно можно лишь отпуск, который является ежегодным очередным. На остальные виды дней отдыха это не распространяется. Нельзя раньше установленного срока востребовать дни отпуска:

• дополнительные;
• по БиР;
• по уходу за малышом;
• учебные;
• без сохранения оплаты. Читайте также статью: → «».

Эти отпуска, кроме последнего, возможны лишь при наличии документального основания. Освобождение от работы без сохранения заработка нуждается только в заявлении сотрудника и согласии работодателя.

Важно! Отпуск авансом возможен относительно ежегодного оплачиваемого отдыха.

Определение и особенности отпуска авансом

Формулировка понятия отпуска авансом в ТК отсутствует. Но на практике так обозначают те дни отдыха, которые сотрудник получает заранее – до того, как протрудится на предприятии целый год. В соответствии с ТК трудящийся вправе претендовать на предоставление отпуска:

1. В первый же год работы при выполнении своих должностных обязанностей не менее полугода (6 мес.).
2. В каждом следующем календарном году – в период, который соответствует графику отпусков.
3. По согласованию с работодателем – в первый год работы в организации до наступления полугодового стажа.

Последний временной отрезок касается только отдельных категорий сотрудников:

• несовершеннолетних;
• представительниц женского пола до наступления отпуска по БиР или после него;
• участников ВОВ;
• воспитывающих двух или более малышей, если им еще не исполнилось 14;
• супругов военнослужащих, если муж (жена) получили отпускные дни;
• имеющих на руках детей-инвалидов, не достигших совершеннолетия;
• работающих в компании по совместительству, когда на основной работе им предоставлен очередной отпуск.

Возможны и иные ситуации, наличие которых утверждено в коллективном или трудовом договоре. Все временные отрезки предоставления отпуска содержат вероятность того, что оплата дней отдыха будет произведена авансом.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Отпуск авансом – обязательные условия

При предоставлении сотруднику отпуска авансом необходимо учитывать определенные условия:

Условия	Пояснение
Продолжительность отпуска	минимум 14 дней
Замена денежной оплатой	не допускается
Решающее слово за работодателем	руководитель располагает правом на предоставление отпускных дней, но не отягощен обязанностью

Важно! Для получения отпуска авансом требуется согласие непосредственного руководителя сотрудника и работодателя.

Как получить отпуск раньше положенного срока

На каждом предприятии составляется график отпусков. По положениям ТК работа над ним должна закончиться не позже двух недель до окончания года.

Но когда у сотрудника появилась необходимость в отпуске раньше, чем предусмотрено графиком, да еще и авансом, ему следует предпринять такие шаги:

Шаги
	Заручиться согласием непосредственного руководителя (начальника отдела, цеха, подразделения)
	Написать на имя руководителя организации заявление. В нем следует указать: дату начала отпуска и его продолжительность; поставить число и подпись. В заявлении можно написать причину, которая послужила поводом обратиться с просьбой об отпуске
	Представить заявление начальнику кадровой службы
	При положительном решении работодателя подписаться на приказе об отпуске и получить денежные средства (отпускные)

В подобных действиях сотрудника нет ничего необычного. Подобная схема является стандартной. Читайте также статью: → «Отпуск при работе по совместительству: основной, декретный, учебный».

Отражение в графике отпуска авансом

Для оформления отпускных дней заблаговременно соответствующим службам организации необходимо:

• издать соответствующий приказ;
• внести дополнения в график отпусков.

Ничего вписывать в график не потребуется, если сотрудник принят на работу после утверждения документа. Допускается предоставление отпуска авансом новому члену коллектива только на основании его заявления. В график текущего года включать данные не обязательно. Но многие кадровики предпочитают оформить дополнения отдельным документом. В нем они отмечают информацию об отпусках новых сотрудников.

Если работнику фирмы обозначено время отпуска в утвержденном графике, то при любом изменении сроков коррективы вносятся обязательно. Для этого в документе предусмотрены графы под названием «Дата фактическая» и «Основания для переноса».

Важно! В примечании следует обязательно указать, что согласие сотрудника получено, несмотря на то, что отпуск переносится по его просьбе.

Удержания за неотработанные дни отдыха

Предоставляя сотруднику отпуск наперед, работодатель подвергается риску. Всегда остается вероятность того, что подчиненный уволится раньше, чем сможет покрыть оплату за предоставленные дни. Сотрудник имеет право написать заявление об уходе в любое время – и еще находясь в отпуске, и после выхода на работу. Если обстоятельства складываются именно так, то работодатель может воспользоваться своим правом удержания задолженности из заработка отпускника.

Однако и тут есть определенное ограничение. Оно состоит в том, что общий размер удержанной суммы не может превышать 20% заработка. Поэтому, если задолженность перекрывает указанные размеры, работодателю не следует нарушать трудовое законодательство. Необходимо:

1. Провести переговоры с сотрудником и убедить его в том, что долг следует погасить на добровольных началах.
2. Когда человек согласен, то он внесет в кассу предприятия сумму переплаты или переведет ее на счет, реквизиты которого предоставит бухгалтерия.

Если же сотрудник отказывается вернуть излишек средств добровольно, работодатель не сможет использовать против него иные рычаги влияния, а именно, обращение в суд. Законные основания для этого отсутствуют. Взимание денежных средств, выплаченных за дни отдыха, предоставленные заблаговременно, не включено в список, содержащий случаи удержания из заработка для погашения перед работодателем задолженности.

Поэтому руководитель должен осознавать, что его предприятие может получить убытки из-за утраты денежных средств, выплаченных за неотработанное время. После того, как пройдет год со дня увольнения сотрудника, можно списать невозвращенный им долг как внереализационные расходы. Это наиболее правильный вариант, который уменьшит налогооблагаемую базу и, тем самым, снизит сумму уплаты в бюджет. Читайте также статью: → «Разделение отпуска на части: в графике отпусков, военнослужащим, без согласия работника».

Отсутствие удержаний за отпуск авансом

Трудовым законодательством предусмотрен перечень ситуаций, исключающих удержание с доходов сотрудника переплаты за неотработанный отпуск. Это происходит, если трудящемуся пришлось уволиться по причине:

1. Ликвидации организации.
2. Сокращения штата персонала компании.
3. Выхода на заслуженный отдых.
4. Смены собственника фирмы или компании. Тут следует отметить, что по этой причине возможно увольнение руководителя, его заместителей и главбуха.
5. Призыва сотрудника в армию, или же определение его на службу гражданскую, как альтернативу военной.
6. Нетрудоспособности работника, подтвержденной официальным медзаключением.
7. Увольнения по согласию сторон или из-за окончания срока трудового соглашения.
8. Отказа сотрудника перевестись на иную должность по медицинским показаниям. Кроме того, у работодателя попросту может отсутствовать рекомендуемая докторами работа.
9. Смерти сотрудника либо же признания его в судовом порядке безвестно пропавшим.
10. Экстренных событий, которые уничтожают возможность дальнейших трудовых отношений: разгул стихии, военные конфликты, пандемии, серьезные аварии.

Важно! Последняя причина становится легитимной после признания ее таковой Правительством страны или соответствующим местным органом власти.

Особенности расчета размера вычета за неотработанный отпуск

Когда трудовое соглашение расторгается по причинам, которые не входят в перечень, изложенный выше, работодатель вправе потребовать от сотрудника возвратить переплаченные средства. Такое возможно, когда тот решил уволиться по собственному желанию или после серьезного дисциплинарного проступка. Сотрудник о своем уходе должен уведомить работодателя заранее – минимум за две недели. Не исключено, что оплата за этот период перекроет сумму задолженности трудящегося, получившего отпуск авансом.

Пример 1. Экономист финансовой службы Скворцова Е. Т. по согласованию с работодателем получила 28 дней оплачиваемого отпуска, проработав в компании 10 месяцев. Сразу же после выхода на работу она сообщила о своем решении уволиться (написала заявление) в предусмотренные законом сроки. Оклад сотрудницы за весь период работы составлял 48 тыс. руб.

Для определения суммы возможных удержаний следует провести такие расчеты:

Расчет показателей	Ед. изм.	Результат
1. Сотрудница трудилась в компании 10,5 месяцев (с учетом двух недель обязательной отработки). Это означает, что количество заработанных отпускных дней составит:	дн.	24,5
2. Заработок сотрудницы в среднем за один день для расчета отпускных:	руб.	1638,23
3. Размер отпускных: – выплаченных – заработанных	руб.
4. Задолженность по отпускным: 45 870,44 – 40 136,64 = 5 733,80	руб.	5 733,80
5. Заработок за полмесяца отработки перед увольнением: 45 000/2 = 22 500 руб. после уплаты налога 22 500 – 22 500 · 0,13 = 19 575,00	руб.	19 575,00
6. Сумма, которую работодатель вправе удержать (20% – максимум):	руб.	3 915,00

Остаток в 1 818,80 руб. (5 733,80 – 3 915,00) сотрудница может вернуть в кассу только добровольно.

Топ-4 популярных вопроса

Вопрос №1. Сотрудник воспользовался отпуском наперед и, не проработав года, вынужден был уволиться из-за состояния здоровья. Вправе ли работодатель вычесть задолженность, возникшую из-за выплаты еще не отработанных отпускных?

Если сотрудничество прерывается по причине нетрудоспособности трудящегося, которая подтверждается соответствующими документами (медзаключением), работодатель не имеет права погасить переплаченную ранее сумму, высчитав ее с расчетных или последней зарплаты.

Вопрос №2. Работник написал заявление на увольнение по собственному желанию. При этом он проработал в компании 8 месяцев и уже побывал в отпуске, продолжительность которого составила 28 календарных дней. Величина удержаний за загодя использованные дни отдыха превышает 20% заработка. Можно ли ее высчитать в полном размере, если трудящийся не возражает?

Размер удержаний не может превысить 20% заработка. Поэтому, даже с согласия увольняющегося сотрудника нельзя погашать большую сумму. Разницу работник пусть добровольно внесет в кассу предприятия.

Вопрос 3. Сотрудник компании при увольнении предоставил обязательство (в письменном виде) вернуть работодателю задолженность по отпускным в течение двух месяцев после ухода. Но средства не поступили в срок. Может ли работодатель взыскать переплаченную сумму через суд?

Работодатель может обратиться в суд, но результат не будет в его пользу. Законом не предусматривается наличие соглашения между работодателем и трудящимся касательно возврата переплаченных сумм добровольно, как самостоятельного основания для взыскания в принудительном порядке.

Вопрос №4. Существует ли у трудящихся возможность получить отпуск за следующий год до его наступления?

Воспользоваться отдыхом авансом можно тем сотрудникам, которые проработали хотя бы короткое время на новом рабочем месте. Но оформить подобный отпуск на следующий год на законных основаниях не допускается, поскольку трудящийся не отработал за будущий период времени ни одного дня.

Практика предоставления сотруднику отпуска до того, как наступил положенный период, получила распространение среди работодателей. Во избежание последующих проблем с возвращением денежных средств руководители перестраховываются – в большинстве случаев они предоставляют отпуск пропорционально отработанному времени и избегают платить наперед.