Документы по учету материалов

Оприходование ТМЦ в складском учете

Приобретенные у поставщиков ТМЦ сначала попадают на склад. Это может быть большое специально оборудованное помещение на заводе или просто шкафы в швейной мастерской. В любом случае в сфере учета он должен выполнять свои основные функции: оприходование поступивших материалов и отпуск в производственные цеха или на иные цели. Приказом руководителя назначается сотрудник (заведующий, кладовщик и др.), принимающий в свой подотчет все ТМЦ, с которым заключается договор материальной ответственности.

На складе ведется количественный учет материалов в единицах измерения, предусмотренных учетной политикой (номенклатурный номер, партия и т.д.). В обязанности ответственного лица при поступлении ТМЦ входит:

1. Проверить соответствие данных, указанных в документах поставщика (счет-фактуры, товарные накладные) фактическому наличию поставленных материалов;
2. Сделать отметку в накладной о времени поступления партии, указать свои должность и ФИО, поставить подпись. Один экземпляр отдать сопровождающему груз;
3. Заполнить приходный ордер М-4, указав поставщика, наименование ТМЦ, количество по документам и фактическое;
4. Внести данные о поступлении каждого номенклатурного номера в карточку складского учета М-17.

В случае обнаружения недостачи, излишков, пересортицы работник склада не делает отметку о поступлении, а приглашает комиссию, состав которой утвержден руководителем, для доказательства расхождения. Вместо ордера М-4 заполняется акт М-7. В нем указываются наличие по накладной и фактическое, расхождения, замечания и выводы. На этом документе ответственное лицо ставит отметку о получении реально имеющегося в наличии товара.

Иногда поставщики требуют от принимающего работника доверенность на получение ТМЦ. В статье 182 ГК РФ предусмотрены случаи, когда полномочия явствуют из обстановки. Так что в складском помещении доверенность не нужна, достаточно предъявить договор о материальной ответственности или утвержденную должностную инструкцию.

В конце рабочего дня счет-фактуры, по одному экземпляру накладной и акт М-4 сдаются в бухгалтерию. Карточки складского учета хранятся у кладовщика в алфавитном порядке и ежемесячно проверяются бухгалтером, отвечающим за учет ТМЦ. Если расхождений в количестве материалов на складе и в бухучете не выявлено, на карточке ставится подпись проводившего сверку сотрудника.

Определение стоимости ТМЦ

В предоставленных кладовщиком документах указана стоимость материалов, которая будет перечислена на расчетный счет поставщика. Но фактическая себестоимость поступившей партии сырья или полуфабрикатов включает в себя много составляющих:

• Выплаты по контракту на поставку;
• Таможенные пошлины;
• Проценты по коммерческому кредиту, предоставленному поставщиком;
• Оплата консультаций и информирования при заключении контракта;
• Вознаграждение посреднической организации;
• Проценты по займу при использовании заемных средств;
• Расходы на сортировку, фасовку, доработку материальных запасов, доставку до места использования;
• Иные затраты.

Общехозяйственные и общепроизводственные расходы и возмещаемые налоги в себестоимость ТМЦ не включаются.

В торговых организациях учет товаров должен вестись по цене приобретения. Все затраты на доработку или доставку они могут относить на счет расходов на продажу. Предприятиям розницы разрешается вести учет по ценам реализации, но при этом наценка должна еще учитываться отдельно. Если ТМЦ поступают по договору дарения, их стоимость устанавливается на уровне рыночной на момент поставки.

Инвентаризация материальных запасов на складе

В целях контроля сохранности и состояния ТМЦ на складе проводятся инвентаризации с привлечением сотрудников бухгалтерии и других служб. Приказ о сроках и составе комиссии подписывается руководителем организации. Во время проведения проверки все документы со склада должны быть сданы в бухгалтерию. Выдача не производится. Если проверка длится свыше одного рабочего дня, помещение опечатывается. Контроль осуществляется путем пересчета, завешивания, замеров и специальных расчетов.

При обнаружении недостачи в ходе инвентаризации составляется сличительная ведомость. Если есть утвержденные нормы естественной убыли, недостачу можно списать следующей проводкой:

При наличии на складах запасов, масса или объем которых уменьшаются под воздействием естественных факторов, нужно закрепить возможность списания их за счет норм естественной убыли, разработанных на основании Постановления правительства №814 от 12.11.2002г. пятью профильными министерствами.

Такое списание возможно только в период инвентаризации при обнаружении недостачи.

Создание резерва по списанию запасов

Во время инвентаризации комиссия проверяет наличие, состояние и сроки нахождения на складе сырья и материалов. При обнаружении материальных запасов, длительное время остающихся без движения, и имеющих неясные перспективы использования в производстве, в бухгалтерском учете можно создать резерв по списанию материальных запасов. Он формируется по кредиту счета 14 и дебету счета 91.2.

Порядок отнесения части стоимости ТМЦ в резерв можно закрепить в учетной политике. Например:

• Без движения до 60 дней – 0% отчислений;
• От 61 до 90 дней – 5%;
• От 91 до 120 дней – 10%;
• И так далее.

В настоящее время нет официально утвержденных нормативов хранения запасов. Ориентироваться при формировании резерва можно на размер среднемесячного расхода каждого вида сырья или полуфабрикатов.

Отражение в бухгалтерском учете резерва списания стоимости ТМЦ дает возможность руководству и заинтересованным службам судить о наличии и размерах сверхнормативных запасов и вовремя принимать меры по их реализации, переработке и пр.

В настоящее время учет материалов на большинстве предприятий ведется с помощью специализированных складских и бухгалтерских программ, позволяющих быстро выполнять все операции, выгружать данные из одной базы в другую, создавать промежуточные аналитические отчеты и справки для управленческого учета.

Для учета материалов существует бухгалтерский счет 10 «Материалы». Счет 10 – активный, на нем ведется учет активов предприятия (материальных ценностей), по дебету данного счета отражается поступление материалов на склад предприятия, по кредиту выбытие и их отпуск в производство.

При поступлении на предприятие материальные ценности могут учитываться двумя способами:

• по фактической себестоимости (зачастую так оно и происходит);
• по учетным ценам (в данном случае в качестве учетной могут выступать средние покупные цены или плановая себестоимость).

Поступление материалов отражается в карточке учета материалов М-17.

К 10 счету может быть открыт ряд субсчетов: сырье и материалы, полуфабрикаты, топливо, тара, запасные части и т.д.

Кроме этого, на каждом субсчете может вестись еще аналитический учет поступления по каждому конкретному виду (сорт, наименование) материалов или по местам их хранения.

Учет по фактической себестоимости

В данном случае поступающие на предприятие материалы будут приходоваться непосредственно в дебет сч. 10 по фактической себестоимости, которая включает в себя все фактически понесенные предприятием затраты по их приобретению за вычетом НДС.

К затратам можно отнести:

• непосредственно стоимость по договору купли-продажи;
• затраты на услуги сторонних организаций, связанные с приобретением материалов (например, информационные, консультационные);
• транспортно-заготовительные расходы (ТЗР);
• затраты, связанные с доведением материальных ценностей до состояния, в котором они могут быть использованы.

Также в этот перечень можно включать и другие расходы, возникающие в процессе приобретения материалов и доведения их до пригодного состояния.

Поступление материалов от поставщика осуществляется на основе доверенности на получение ТМЦ форма М-2 или М-2а. Форму М-2а, как правило, применяют при частом, постоянном получении ценностей. Форма М-2 обычно применяется для разового получения. Главное отличие этих двух форм – это наличие корешка в форме М-2, который при выдаче доверенности остается в бухгалтерии и подшивается в соответствующие папки. Данный корешок содержит необходимую информацию о выданной доверенности и позволяет бухгалтеру не делать дополнительных записей вручную. Применение этих форм актуально в том случае, если лицо, получаемое ТМЦ у поставщика или перевозчика, доставившего ТМЦ, не является руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Проводки

При получении ТМЦ от поставщика в бухгалтерском учете выполняется проводка: Д10 К60 на сумму фактических затрат, связанных с приобретением, за минусом НДС.

НДС по приобретаемым ТМЦ выделяется на отдельный счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» проводкой Д19 К60, после чего НДС направляется к вычету в дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДС» — проводка Д68.НДС К19.

Оплата поставщику с расчетного счета оформляется проводкой Д60 К51.

Выполнить указанные выше бухгалтерские проводки можно только в том случае, если имеются подтверждающие документы:

• товарная или товарно-транспортная накладная от поставщика;
• счет-фактура с выделенным НДС от поставщика;
• накладная и счет-фактура по другим затратам, связанным с приобретением и транспортировкой;
• платежные документы, подтверждающие факт оплаты всех расходов покупателем.

При приеме товарно-материальных ценностей проверяются данные документов, сверяется фактическое наличие материалов с указанным в документах, если расхождений нет, то оформляется приходный ордер форма М-4. Если же в процессе проверки выявлены расхождения по количеству, ненадлежащее качество, то оформляется акт о приемке форма М-7.

Проводки по учету материалов при поступлении по фактической себестоимости:

Пример

Организация покупает ТМЦ в количестве 1000 шт за 118 000 руб., в том числе НДС 18 000 руб. Расходы на доставку составили 11 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб. ТМЦ приходуются по фактическим ценам. Расходы на доставку отражаются на отдельном субсчете счета 10 – 10.ТЗР. В производство отправлено 500 шт. ТМЦ.

Проводки:

Учет по учетным ценам

ТМЦ могут приниматься к учету по учетным ценам, обычно данный метод применяется в том случае, если поступление ценностей носит регулярный характер.

Для учета товарно-материальных ценностей в данном случае используются вспомогательные сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Прежде, чем попасть на 10 счет, материалы учитываются по дебету сч. 15 проводкой Д15 К60 по стоимости, указанной в документах поставщика, без учета НДС.

НДС выделяется отдельно на 19 счет: Д19 К60, после чего направляется к вычету Д68.НДС К19.

После чего ТМЦ приходуются в дебет сч. 10 по учетным ценам: Д10 К15.

Разница между фактической ценой, указанной на сч. 15, и учетной, отраженной на сч. 10, отражается на сч. 16.

Если фактическая цена больше учетной, то выполняется проводка Д16 К15 на величину, равную разнице между закупочной и учетной стоимостью. При этом на сч. 16 появляется дебетовое сальдо, которое в конце месяца списывается на те счета, на которые списываются материалы. Сумма, которую нужно списать со сч. 16 в конце месяца определяется по следующей формуле:

(Сальдо по дебету сч. 16 на начало месяца + оборот по дебету сч. 16 за месяц) * оборот по кредиту сч. 10 за месяц / (сальдо по дебету сч. 10 на начало месяца + оборот по дебету сч. 10 за месяц). Если фактическая цена меньше учетной, то выполняется проводка Д15 К16. Кредитовое сальдо, образовавшееся на счете 16, сторнируется (отнимается) в конце месяца, сумма, подлежащая сторнированию, определяется по формуле: (Сальдо по кредиту сч. 16 на начало месяца + оборот по кредиту сч. 16 за месяц) * оборот по кредиту сч. 10 за месяц / (сальдо по дебету сч. 10 на начало месяца + оборот по дебету сч. 10 за месяц). Проводки при поступлении материалов по учетным ценам:

Пример

Организация покупает ТМЦ в количестве 1000 шт за 118 000 руб., в том числе НДС 18 000 руб.

ТМЦ приходуются по учетной цене 120 руб. за штуку. В производство направлено 500 шт. ТМЦ.

Проводки:

Помимо того, что материалы могут поступить на предприятие от поставщика, их можно также изготовить собственными силами из других материалов, также они могут быть внесены в уставной капитал организации или получены безвозмездно.

Другие способы поступления материалов

Изготовление

При изготовлении материальных ценностей стоимость, по которой они будут оприходованы на склад, складывается из всех фактических затрат, возникших в процессе производства. Сюда могут включаться: стоимость исходных материалов, амортизация основных средства, используемых при производстве, зарплата персонала, накладные расходы и прочие прямые расходы.

Все затраты по производству собираются на сч. 20 «Основное производство» или 23 «Вспомогательное производство», после чего списываются на сч. 10 Материалы.

Проводки:

Взнос в уставный капитал

Если материальные ценности поступают от одного из учредителей в виде взноса в уставный капитал, то необходимо провести их оценку, согласовать стоимость со всеми учредителями, при необходимости воспользоваться независимой экспертизой.

Также в фактическую себестоимость могут быть включены транспортно-заготовительные расходы.

Проводка по учету поступления материалов в данном случае будет иметь вид: Д10 К75.

Безвозмездное поступление

Если материалы поступают в организацию по договору дарения (безвозмездно), то их фактическая себестоимость принимается равной среднерыночной стоимости. Сюда также включаются транспортно-заготовительные расходы.

Безвозмездное поступление отражается проводкой: Д10 К98.

По мере списания материальных ценностей в производство с дебета счета 98 «Доходы будущих периодов» списываются суммы по материалам, полученным при дарении, в кредит счета 91/1 (отражаются в составе прочих доходов).

Проводки при безвозмездном поступлении материалов:

Безвозмездная передача материальных ценностей отличается тем, НДС в этом случае не выделяется, даже если поставщик предоставил счет-фактуру.