Документы по заработной плате

Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу

ИнфоВ постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано.
Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника. III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц).
IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).
Использование для расчета заработной платы специализированной программы влечет за собой изменение функций первичных учетных документов, утвержденных постановлением № 1: как и любые другие регистры, при автоматизированной системе обработки информации эти документы вместо функции расчета и накопления информации приобретают функцию получения отчетных данных по произведенным (с помощью специальной программы) расчетам и закрепления полученных данных на бумажном носителе (об этом уже упоминалось в статье “Бухгалтерские регистры. Историческое развитие понятия”). Как выглядит расчет заработной платы в специализированной программе (на примере 1С) описано в статье “Порядок расчета заработной платы в 1С”.

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которого они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно. Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем ей следует руководствоваться при выборе архивного учреждения? Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (с ней) договора о хранении документов Архивного фонда РФ (равным образом она вправе заключить договор о хранении иных архивных документов).

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса
Общие требования к оформлению первичных документов
Перечень документов для расчета заработной платы и учету рабочего времени

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки». Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Подробней о преимуществах кадрового делопроизводства на аутсорсинге читайте

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса. Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
  • Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
  • Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
  • Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  • Платежная ведомость (форма № Т-53)
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
  • Лицевой счет (форма № Т-54)
  • Лицевой счет (форма № Т-54а)
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
  • Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:

  • о количестве дней (часов) неявок (явок);
  • о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

  • Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
  • Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
  • Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.

О том, как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51, читайте

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевые счета

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:

  • Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
  • Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Расчетные записки

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

  • ежегодного оплачиваемого
  • ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.

Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.

Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

  • трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
  • расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
  • больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
  • приказы на командировки.

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

  • оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
  • исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.

Заказать услугу

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Зарплата начисляется работнику исходя из количества отработанного им времени. Для его учета применяют форму № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форму № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.

На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.

Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».

По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.

Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.

Четвертая страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца. По ссылке можно ознакомиться с примером заполнения формы Т-12.

Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.

Платежно-расчетная ведомость

Следующий блок первичных документов по учету заработной платы:

  • расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
  • расчетная ведомость (форма Т-51);
  • платежная ведомость (форма Т-53).

ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.

Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.

Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. Она содержит номер и дату составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общую сумму выплаты всем работникам, а также начальную и конечную даты выдачи заработной платы из кассы — этот срок равен пяти рабочим дням.

Ведомость содержит сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтер вносит в нее все начисленные суммы по всем видам оплат, а также все удержания за тот период, за которой выплачиваются денежные средства работнику. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

В конец ведомости вносят сведения о выплаченной и депонированной (если такая есть) сумме, подпись ответственного лица и номер расходного кассового ордера, по которому была произведена выплата.

Крайняя правая колонка заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Неполученные в пятидневный срок суммы депонируются.

Образец платежно-расчетной ведомости представлен по ссылке.

Платежная и расчетная ведомости

Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.

Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. Здесь вы найдете пример заполнения.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке.

Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Здесь пример заполнения ведомости.

Расчетные листки

Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.

Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.

Зарплатный проект

На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Прочие первичные документы

Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:

  • трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
  • заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
  • приказы на выплату премий и бонусов;
  • листки нетрудоспособности;
  • заявления и приказы на командировки;
  • заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
  • прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.

***

Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.

Сроки хранения отдельных документов по оплате труда

Добрый день!
На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке».
Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится:
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.
№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.
№Т-3 «Штатное расписание».
Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.
№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.
№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.
№Т-7 «График отпусков».
Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
№Т-10 «Командировочное удостоверение»,
служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).
№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
№Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,
применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.
№Т-54 «Лицевой счет»,
№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),
применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.
№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
25.04.12 12:06
Екатерина Анненкова
аттестованный аудитор Минфина РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»
Специально для Клерк.Ру

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *