Должностные инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса

432 57039

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2019 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности архивариуса

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса — образец 2019 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Должностная инструкция архивиста

Архивист

—————————— (наименование организации) УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ —————————— (наименование должности) 00.00.0000 N 000 ——— ——————- (подпись) (инициалы, фамилия) Архивиста 00.00.0000

1.1. Архивист относится к категории специалистов.

1.2. На должность:

— архивиста принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» без предъявления требований к стажу работы;

— архивиста II категории принимается (переводится) лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 1 года;

— архивиста I категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» без предъявления требований к стажу работы либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» без предъявления требований к стажу работы, либо среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.

1.3. Архивист должен знать:

— законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;

— нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

— вспомогательные исторические дисциплины;

— текстологию;

— состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;

— системы хранения и классификации архивных документов;

— нормативы условий и режимов хранения документов;

— виды справочно-поисковых средств архива;

— основы организации труда;

— порядок составления планово-отчетной документации;

— отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения;

— основы документационного обеспечения управления;

— основы применения компьютерной техники;

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка организации;

— правила охраны труда и пожарной безопасности;

— ______________________________________________________________________.

1.4. Архивист в своей деятельности руководствуется:

— Уставом (Положением) _______________________________________________; (наименование организации)

— настоящей должностной инструкцией;

— ____________________________________________________________________. (иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией архивиста) 1.5. Архивист подчиняется непосредственно ____________________________. (наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия архивиста (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

2. Функции

2.1. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.

2.2. Обеспечение специалистов архива научно-технической информацией.

3. Должностные обязанности

Архивист исполняет следующие обязанности:

3.1. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива и их реализации.

3.2. Составляет отчеты о проделанной работе.

3.3. Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию.

3.4. Ведет работу по топографированию документов.

3.5. Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение.

3.6. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения.

3.7. Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.

3.8. Ведет вспомогательные учетные документы.

3.9. Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

3.10. Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций.

3.11. Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций — источников комплектования.

3.12. Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.

3.13. Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.

3.14. Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.15. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.

3.16. Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

3.17. Исполняет запросы различного характера.

3.18. Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

3.19. Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.

3.20. Осуществляет сверку текста с оригиналом.

3.21. Принимает участие в чтении, датировке и описании документов.

3.22. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

3.23. Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.

3.24. Участвует в разработке методических документов и их внедрении.

3.25. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.

3.26. Обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией.

3.27. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.

3.28. ________________________________________________________________. (иные обязанности)

4. Права

Архивист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. _________________________________________________________________. (иные права)

5. Ответственность

5.1. Архивист привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за нарушение Устава (Положения) организации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Архивист» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов», утвержденный Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н), ____________________________________________. (реквизиты иных актов и документов) 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ____________________________________________________________ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой ___________________________________________________________________________ частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными ___________________________________________________________________________ инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся __________________________________________________________________________. у работодателя; иным способом)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Специалист архива Общества (Филиала) осуществляет выполнение работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале).

1.2.Специалист архива Общества (Филиала) относится к категории специалистов Общества (Филиала), назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала).

Функции, права, должностные обязанности Специалиста архива могут быть переданы любому сотруднику Общества (Филиала) по усмотрению Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала), при этом такой сотрудник несет ответственность, предусмотренную настоящей Должностной инструкцией.

1.3.Специалист архива подчиняется непосредственно Исполнительному директору Общества (Руководителю Филиала).

1.4. Специалисту архива устанавливается нормированный рабочий день.

1.5. В своей работе Специалист архива руководствуется:

требованиями действующего законодательства РФ; нормативными документами Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг и другими документами, регламентирующими работу с ценными бумагами; Уставом ОАО «Сибирский реестр» (Положением о филиале); Правилами ведения реестров владельцев именных ценных бумаг; Порядком хранения и защиты информации и другими внутренними нормативными документами Общества; Приказами и распоряжениями вышестоящего Руководства Общества (Филиала); настоящей Должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

На Специалиста архива возложены следующие функции:

Осуществление работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале). Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступающих в архив.

· Контроль за состоянием документов в помещении архива.

Подготовка справочного аппарата к хранящимся в архиве документам. Организация отбора документов с истекшими сроками хранения.

3. ОБЯЗАННОСТИ

К непосредственным обязанностям Специалиста архива входит выполнение следующих работ:

Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов, поступающих в архив, и их комплектование по соответствующим папкам. Прием-передача из Филиала в головную организацию Общества документов и копий документов, подлежащих хранению в архиве головной организации, контроль за полнотой передаваемых документов, своевременным поступлением документов на хранение, правильностью оформления описи поступающих дел в соответствии с внутренними документами, утвержденными Обществом. Обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, осуществление контроля за состоянием документов в помещении архива, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в документах. Создание справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, облегчающего учет и использование архивных документов. Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске необходимых документов. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности формирования дел при передаче их в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Составление установленной внутренними нормативными документами Общества отчетности. Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива, систематизация и размещение дел. Участие в проведении работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения, отбор документов с истекшими сроками хранения. Составление описи дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении передаче в другие организации на хранение документов, сроки хранения которых истекли. Участие в разработке внутренних документов Общества, касающихся порядка ведения архивного дела. Соблюдение требований законодательства РФ, Правил внутреннего трудового распорядка, Правил техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты и других, относящихся к деятельности Специалиста архива, требований, содержащихся во внутренних нормативных документах Общества (Филиала). Проведение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве.

4. ПРАВА

Специалист архива имеет право:

Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка выдачи документов из архива. Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка подготовки к сдаче документов в архив. Инструктировать сотрудников Общества (Филиала) о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Выносить вопросы, связанные с его деятельностью, на рассмотрение Исполнительного директора Общества (Руководителя Филиала). Получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам своей деятельности и деятельности Общества (Филиала) у вышестоящего Руководства, Юриста, Контролера Общества (Филиала). Требовать от вышестоящего Руководства Общества (Филиала) создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. Ограничивать доступ в архив сотрудников Общества (Филиала) в соответствии со списком лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала). Выполнять другие должностные обязанности по поручению вышестоящего Руководства Общества (Филиала).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист архива несет предусмотренную внутренними нормативными документами Общества (Филиала) и законодательством РФ ответственность:

За некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией. За разглашение конфиденциальной информации, содержащейся в хранящихся в архиве документах.

6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

6.1. На должность Специалиста архива принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям. Специалист архива:

Должен иметь высшее образование. Должен иметь стаж профильной работы не менее 1-го года. Должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.

6.2.Специалист архива должен владеть вопросами:

действующего законодательства об архивации документов организации и в соответствии с его деятельностью; порядка оформления документов, поступающих в архив; структуры Общества (Филиала); порядка приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользованием ими; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

С инструкцией ознакомлен:

Обязанности и задачи

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

• систематизация и отбор документации;
• принятие и обработка документов на хранение;
• составление справок на документы;
• передача документов в хранилище государственных органов;
• ведение делопроизводства организации;
• хранение документов до истечения их срока;
• контроль над использованием архивных материалов;
• составление и наполнение базы данных документации;
• учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
• размещение дел;
• контроль над состоянием документации;
• восстановление утраченных документов.

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

• участие в проведении экспертиз;
• соблюдение правил пожарной безопасности;
• выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

• положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
• структуру организации;
• порядок принятия и передачи документов на хранение;
• правила пользования документами;
• систему делопроизводства;
• нормативно-правовые акты об архивном деле;
• правила трудового распорядка;
• правила пользования техническими средствами;
• правила составления отчетов;
• трудовое законодательство;
• порядок составление актов уничтожения документации;
• правила составления описи;
• правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

• ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
• запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
• запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
• сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
• представление интересов компании;
• не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
• подписание документации в пределах своих обязанностей;
• поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

• некачественное исполнение своих обязанностей;
• разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
• разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
• нарушение внутреннего распорядка организации;
• нарушение делового этикета;
• разглашение конфиденциальной информации;
• нанесение предприятию ущерба;
• нарушение пожарной безопасности;
• направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
• нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

• соблюдение дисциплины на предприятии;
• качественное исполнение своей работы;
• своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец должностной инструкции архивиста

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

• быть внимательным и педантичным;
• обладать усидчивостью и терпеливостью;
• быть ответственным и организованным;
• обладать дисциплинированностью и спокойствием;
• быть аккуратным и сосредоточенным;
• обладать тонкой ручной моторикой;
• обладать хорошими знаниями русского языка;
• иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

• умение работать с организационной техникой;
• знание основ работы на компьютере;
• письменная и устная грамотная речь;
• знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
• умение работать с огромным потоком информации;
• опыт работы;
• в некоторых случаях возрастной ценз.

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами. В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

• болезни опорно-двигательного аппарата;
• нарушение зрения;
• нервные и психические заболевания;
• аллергия на пыль;
• наркотическая и алкогольная зависимость;
• заболевания слухового аппарата;
• заболевания, связанные с речью;
• потери сознания;
• эпилептические припадки;
• заболевания кожных покровов;
• судороги;
• нарушение координации движений;
• инфекционные болезни.

В каких компаниях нужен такой сотрудник

В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг. Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников. В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.

В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.

Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.

Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.

Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

архивариуса

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса «____________» (далее — «Организация»).

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.

1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

— Единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру Организации;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:

2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.

2.1.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.1.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.1.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.1.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3. ПРАВА

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.

3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.

3.1.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Архивариус несет ответственность за:

4.1.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.

4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.1.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________________/_________________/ (подпись)

Архивариус

Вы можете скачать должностную инструкцию архивариуса бесплатно. Должностные обязанности архивариуса

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АРХИВАРИУСА

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности архивариуса _____________________ (далее– «предприятие»). Название учреждения

1.2. Лицо, назначаемое на должность архивариуса, должно иметь начальное профессиональное образование (стаж работы не требуется) или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе (стаж работы так же не требуется).

1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.4. Приказом директора предприятия, по представлению заведующего архивом архивариус назначается на должность и освобождается от неё.

1.5. Архивариус должен знать:

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок приема и сдачи документов в архив;

— порядок использования и хранения документов в архиве;

— документы по ведению архивного дела на предприятии, положения, инструкции, нормативно – правовые акты и иные руководящие материалы, и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок оформления дел и их подготовки к использованию и хранению;

— составление описаний документов временного и постоянного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок составления отчетности и ведения учета;

— структуру предприятия и правила внутреннего трудового распорядка;

— основы организации труда и правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— правила эксплуатации технических средств;

— основы трудового законодательства РФ.

1.6. В своей деятельности архивариус руководствуется:

— данной должностной инструкцией;

— положением об архиве;

1.7. Если архивариус временно отсутствует (болезнь, отпуск и др.), то его обязанности исполняет лицо, которое назначается приказом директора предприятия, и это лицо несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

II. Должностные обязанности

2.1. На архивариуса возложены следующие обязанности:

— подготовить и своевременно передать на государственное хранение, образованные в процессе деятельности предприятия документы, Архивного фонда Российской Федерации;

— контролировать формирование и оформление дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив, документов, в том числе законченных делопроизводством документов практического назначения;

— создание справочного аппарата к ним;

2.2. Для исполнения вышеуказанных обязанностей архивариус:

— принимает участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— осуществляет прием и регистрацию, поступивших на хранение от структурных подразделений документов, которые закончились делопроизводством;

— обеспечивает хранение и сохранность документов, поступивших в архив;

— проводит работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивая быстрый и удобный их поиск;

— принимает участие в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— ведет подготовку сводных описей единиц временного и постоянного срока хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на уничтожение и списание материалов с истёкшими сроками хранения;

— шифрует единицы хранения, размещает и систематизирует дела, ведет их учет в соответствии с законодательством;

— принимает участие в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— осуществляет контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных

технических средств;

— выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами;

— на основе сведений, которые имеются в документах архива, составляет необходимые справки;

— подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдение таких условий в помещениях архива, которые необходимы для обеспечения их сохранности;

2.3. По поручению заведующего архива архивариус выполняет отдельные служебные поручения.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Сообщать заведующему архивом в соответствии со своей компетенцией о недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), которые выявлены в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей, так же вносить предложения по их устранению.

3.2. Выступать с предложениями по усовершенствованию работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены данной инструкцией.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.

3.4. Обращаться к руководству предприятия с требованиями оказания содействия в исполнении обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией.

3.5. Обращаться с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей, самостоятельно или по поручению заведующего архивом, от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены гражданским и трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, которые определены уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.

4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

Должностная инструкция архивариуса

К таким организациям можно отнести:

• финансовые учреждения;
• банки;
• главные офисы страховых отделений;
• производственные и промышленные предприятия;
• учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность сотрудника архива заключается в следующем:

• обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
• осуществлять прием и оформление поступающих документов;
• принимать участие в создании перечня поступивших дел;
• проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
• производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
• вести постоянный учет принятых документов;
• подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
• обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
• выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

• формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
• получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
• предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
• составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
• осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
• соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
• выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
• препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
• следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
• вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Также бывают случаи, когда работник архива занимает еще одну должность по совместительству. Таким образом, количество функциональных обязанностей возрастает.

Квалификационные требования к архивариусу

На должность архивиста назначается сотрудник, который обладает хотя бы поверхностными знаниями следующей информации:

• нормативно правовые акты, касающиеся непосредственно его работы, включая различные положения и настоящую должностную инструкцию;
• правила получения и выдачи дел;
• способы хранения и использования подотчетной документации;
• основные аспекты делопроизводства;
• порядок описи документации, и ее ликвидация;
• основные правила ведения учетов и составления отчетов;
• Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Кроме знаний, архивариус должен уметь:

• пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой;
• работать с большим объемом информации;
• правильно формулировать свои идеи, при этом нужно грамотно их выражать как в письменной, так и устной форме.

Также архивариус должен иметь представление о предприятии, где он трудится, и знать все профессии задействованные на различных объектах организации. Таким образом, исчезнет большое количество лишних вопросов при выдаче требуемого документального акта.

Сотрудник архива может осуществлять трудовую деятельность при наличии высшего или неоконченного высшего образования. Также такую профессию можно получить, если пройти соответствующие курсы по профилю «делопроизводство».

Требования, которые предъявляются к личным характеристикам архивариуса, являются:

• хорошая память;
• способности производить анализ большого количества поступающей информации;
• замечать мельчайшие детали;
• спокойный, не вспыльчивый характер;
• опрятность;
• организаторские способности;
• желание трудиться.

Данная должность не требует у соискателя определенного стажа работы. И позволяет добросовестному и грамотному специалисту архивного дела продвигаться по карьерной лестнице вверх. Что является огромным плюсом для выпускников высших и профессиональных учебных заведений.

Обязанности и права рабочего архива

Трудящийся на такой должности имеет следующие права:

• получать всю необходимую информацию о готовящихся проектах и принятых решениях со стороны руководства предприятия;
• излагать советы по усовершенствованию производства касаемо своей сферы деятельности;
• информировать начальство о возникших нарушениях или недостатков, при выполнении своих должностных обязанностей;
• предлагать варианты устранения выявленных недостатков;
• требовать как от руководства, так и от других трудящихся предоставления необходимых сведений для полноценного осуществления своей трудовой деятельности;
• прибегать к помощи руководителей компании для осуществления своих обязанностей;
• не выполнять свои трудовые обязанности, ели это несет опасность здоровью или жизни;
• требовать от начальства надлежащих условий труда;
• ставить личную подпись на документах, только в рамках своей компетенции;
• общаться и задавать вопросы сторонним специалистам.

В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:

• нормативно правовой базой Российской Федерации;
• внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
• распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
• своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.

Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.

Архив с документами

В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.

Ответственность сотрудника

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

• некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
• различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
• нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Подробнее о составлении должностной инструкции специалиста по охране труда вы узнаете тут.

Каковы права и обязанности водителя экспедитора, его ответственность? Читайте .

А в этом материале описаны особенности водителя погрузчика.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также глава компании имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.