Должностные обязанности секретарь

Должностная инструкция и требования навыков секретаря – функции и необходимый опыт + повышение квалификации

Иногда административная роль может быть в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге. Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они работают, чтобы выполнять различные административные задачи. Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, которые делают ее работоспособной. Название должности «администратор» и «секретарь» можно использовать взаимозаменяемо, чтобы описать одну и ту же роль, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем для личного помощника или помощника руководителя.

Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально. Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях они могут контролировать работу младшего персонала. Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.

В качестве секретаря человек возьмет на себя ответственность за административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Он будет помогать коллегам и руководителям, поддерживая их при планировании и распространении информации. В ходе карьеры, как и в другие времена жизни, его могут попросить принять протокол собрания. Могут даже попросить взять на себя официальную роль секретаря для группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая. В этом качестве важно, чтобы он мог принимать четкие и точные примечания, поскольку роль секретаря заключается прежде всего в создании официального отчета о встрече. Роль секретаря в какой-либо официальной группе — быть хранителем процесса встреч. Как правило, это лицо, которое организует собрания, включая годовые, и ведет официальные отчеты о процессе и решениях группы: протоколы собрания. Это может включать в себя ведение учета корреспонденции.

Он станет точкой отсчета для всех запросов или проблем и будет неотъемлемой частью рабочей силы компании. Основная задача секретаря — поддерживать менеджеров в организации. Каждое рабочее место отличается — некоторые из них достаточно сложны или заняты настолько, что каждый человек в команде управления имеет личную секретаршу. В других случаях один секретарь может поддерживать нескольких старших менеджеров, в то время, как только главный исполнительный директор имеет личную секретаршу.

Обязанности работы

Ваша роль административного секретаря может включать работу с менеджерами, руководителями и другим персоналом в офисе. Быть помощником врача или юриста является более специализированным и может потребовать дополнительной подготовки.

Административный секретарь, обычно известный как помощник администратора, работает в одной из трех областей: общий бизнес, юридическая профессия или медицинское поле. В общей офисной среде обязанности обычно состоят из ввода данных, обработки текстов, управления офисами, подготовки и подачи документов, создания презентаций и выполнения основных задач бухгалтерского учета. В качестве помощника по медицинским вопросам нужно работать в офисах врачей, клиниках и больницах. Помимо общих служебных обязанностей, задачи в этой области обычно включают в себя управление медицинской записью, медицинское кодирование и страховой биллинг. Обязанности помощника по административным вопросам в правовой сфере включают общие служебные практики, а также подготовку юридических документов и юридические исследования.

Административная роль иногда может быть способом в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают играть административную роль и «работают на своем пути». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через агентство по набору персонала во время каникул или после окончания.

Однако, если специализироваться на административной роли, продвижение по службе может происходить от более старших административных должностей; то, что они точно будут отличаться в зависимости от организации. В некоторых случаях можно стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личным или исполнительным помощником; в еще большем, офисным менеджером. Также секретарю и административному персоналу не известно специализироваться на работе в организациях в конкретных секторах: например, фармацевтических препаратов или законов. Основные обязанности секретаря:

• Отвечать на звонки, принимать сообщения и обрабатывать корреспонденцию.
• Ведение дневников и организация встреч.
• Организация и обслуживание совещаний (подготовка программ и принятие протоколов).
• Управление базами данных.
• Внедрение новых процедур и административных систем.
• Взаимодействие с соответствующими организациями и клиентами. Поддерживать связь с персоналом в других отделах и с внешними контактами.
• Координация почтовых рассылок и подобных рекламных задач. Обрабатывать запросы по телефону и электронной почте, используя систему электронной почты (например, Outlook).
• Регистрация, обработка счетов или расходов.
• Выступая в качестве администратора и/или встречи и приветствуя клиентов.
• Вербовка, обучение и контроль младшего персонала. Набирать, обучать, контролировать младший персонал и делегировать работу по мере необходимости.
• Использование пакета обработки текста, такой как Microsoft Word. Использовать различные программные пакеты (включая Excel, Access и Powerpoint) для управления данными и создания документов и презентаций.
• Организовывать, хранить документы и компьютерную информацию. Копировать и печатать различные документы, иногда от имени других коллег. Писать письма. Аудио и тип копирования.
• Планировать и посещать собрания, создавать повестки дня и принимать минуты — может потребоваться стенография.
• Заказать и сохранить канцелярские принадлежности и оборудование. Вводить инвентарь канцелярских товаров путем проверки запасов для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; проверяя получение расходных материалов.
• Организовать поездки, проживание для персонала и других внешних контактов.
• Использовать системы управления контентом (CMS) для обслуживания и обновления веб-сайтов и внутренних баз данных
• Управлять и поддерживать бюджеты и осуществлять выставление счетов.
• Сортировать и распространять входящие сообщения, а также организовывать и отправлять исходящие (это может быть связано с использованием франкирующей машины).
• Манипулировать статистическими данными. Подготавливать отчеты, собирая информацию. Предоставлять историческую информацию, используя системы подачи и поиска. Сбор, подготовка и сопоставление отчетов.
• Организовать обучение сотрудников. Поддерживать технические знания, посещая учебные семинары; чтение секретарских публикаций.
• Производит информацию путем расшифровки, форматирования, ввода, редактирования, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики.
• Организовывать работу путем чтения и маршрутизации корреспонденции; сбор информации; инициируя телекоммуникации.
• Поддерживать график отделов, сохраняя календари для сотрудников отдела; организацию встреч, конференций, телеконференций и поездок.
• Заполнять запросы, приветствуя клиентов, лично или по телефону; отвечать или направлять запросы.
• Поддерживать доверие клиентов и защищать операции, сохраняя конфиденциальность информации. Защищать информацию путем заполнения резервных копий базы данных.
• Сохранять оборудование в соответствии с инструкциями производителя и установленными процедурами.
• Способствовать усилиям команды, выполняя соответствующие результаты по мере необходимости.

Хотя конкретные обязанности по работе варьируются от одной организации и специальности к другой, все секретари должны иметь возможность выполнять задачи, которые помогают организации работать эффективно. Некоторые секретари могут покупать расходные материалы, управлять корпоративными библиотеками или создавать презентации, отчеты или документы. Исполнительный секретарь может проводить исследования, вести переговоры с поставщиками или руководить другими канцелярскими сотрудниками. У юридических секретарей могут быть специальные задачи, такие как подготовка сообщений, жалоб, ходатайств, ответов и повесток. Медицинские секретари могут расшифровать диктовку о историях пациентов или медицинских жалобах, организовать госпитализацию пациентов или взаимодействие со страховыми компаниями.

Функции

Все секретари выполняют некоторые подобные задачи, многие из которых связаны с управлением информацией. Секретарь управляет бумажными и электронными системами подачи, обрабатывает, направляет почту и управляет различными офисными машинами, такими как компьютеры, телефоны, факсимильные аппараты, оборудование для проведения видеоконференций. Некоторые секретари берут диктовку и создают отчеты или письма, а другие пересматривают черновики, написанные менеджерами. Секретари должны обладать отличными навыками правописания и грамматики, должны набирать быстро и точно и быть квалифицированными в обслуживании клиентов. Многие секретари используют множество компьютерных программ, таких как базы данных, электронные таблицы или графики.

Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь вытягивает файл каждого пациента во время назначения медсестры или врача. Она заменяет его, когда назначение закончено. Сохранение файлов в алфавитном порядке и использование локальной системы регистрации для удобства хранения и поиска — это ключи к успешной организации файлов.

Секретари — это общая связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечают на вопросы или пересылают вызовы. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Записки с менеджером, подготовка памятки или письма, а также проверка почты — это обычные письменные корреспонденции.

Секретарям часто поручается копирование документов для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять документы от компании или клиентам и получать входящие факсы для передачи соответствующему лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц, документов и передачи их сотрудникам или клиентам. Корректировка документов до их отправки из офиса — это еще одна обязанность.

Особенно в небольших офисах, секретарю может быть предложено выполнять обычные канцелярские задания и поручения, чтобы помочь другим. Это может включать отмену или перепланирование контрактов, заказ канцелярских принадлежностей, заметок на собраниях и получение напитков для руководителя и гостей.

В общих служебных положениях секретари обычно помогают новым сотрудникам и посетителям находить дорогу. Это включает в себя обращение посетителей к людям, которых они встретили, и показ новых сотрудников, где они отправятся в свой первый день. В целом, секретарша проектирует образ бизнеса, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Секретарь некоммерческой организации играет решающую роль в содействии коммуникации и обеспечении надлежащего управления и использования важных организационных записей. Как правило, уставы организации устанавливают обязанности секретаря, однако обязанности могут время от времени меняться, которые могут быть назначены советом.

Секретарь будет наиболее полезен для организации, когда его или ее роль будет соответствовать уникальной структуре и потребностям организации, а не заполнению стандартного описания работы.

Как правило, секретарь должен быть подготовлен для решения следующих вопросов:

• Коммуникация — основная роль секретаря. Секретарь корпорации является активным каналом связи между советом директоров, руководством и членами (если таковые имеются), путем надлежащего уведомления о любых встречах и своевременном распространении таких материалов, как повестки дня и протоколы заседаний. Секретарь должен быть осведомлен о документах организации и связанных с ними материалах и должен быть в состоянии давать советы и ресурсы по соответствующим темам о которых идет речь Секретарь должен стремиться быть полезным для совета, поскольку они выполняют свои фидуциарные обязанности.
• Планирование, уведомление и материалы. Секретарю поручается знание и соблюдение требований к уведомлению, составления расписаний для размещения директоров. Секретарь отвечает за составление расписания заседаний совета директоров и должен обеспечить достаточное количество совещаний в год в соответствии с уставом организации. Как правило, совет может более эффективно проводить заседание правления, когда секретарь готовит и отправляет материалы для собраний перед совещанием для каждого директора для рассмотрения таких материалов, исправления любых ошибок, подготовки вопросов и комментариев.
• Протоколы совещаний. Секретарю также поручено записывать протоколы заседаний. Протокол является важным организационным документом и обеспечивает памятную хронологию ключевой информации, такой как действия совета директоров, выборы должностных лиц или директоров, а также некоторые доклады комитетов и персонала. Протоколы заседаний могут иметь жизненно важное юридическое значение в экзамене и в качестве доказательств в судах, если, например, кто-то бросает вызов действительности определенных действий или позиций.
• Ведение корпоративных отчетов. Как хранитель записей организации, секретарь отвечает за поддержание точной документации и соблюдение правовых требований, таких как ежегодные сроки подачи заявок. Секретариату может быть полезно иметь календарь подачи сроков, который может включать подачу в государственный секретарь корпорации, генеральный прокурор, и налоговой службы. Секретарь отвечает за проверку и обновление документов по мере необходимости и обеспечение безопасного хранения всех документов, их доступности для проверки директорами и/или членами.

Позиция секретаря имеет широкие обязанности, требующие гораздо большего, чем просто присутствовать на всех заседаниях совета. Эти обязанности, вероятно, будут увеличиваться, если у корпорации есть структура членства в голосовании, которая требует дополнительных процедур уведомления и голосования.

Работодатели

Огромный круг организаций в государственном и частном секторах используют секретарей и администраторов.

Рабочие места обычно можно найти на досках рабочих мест, непосредственно через веб-сайты работодателя, через агентства по набору персонала и в печатных или онлайн версиях национальных газет.

Рабочая неделя обычно составляет от 35 до 40 часов, причем рабочий день обычно находится где-то между 8 и 18 часами. Перерывы в работе возможны, если навыки, особенно ИТ, поддерживаются. Поскольку административная работа настолько разнообразна, занятость можно найти практически во всех секторах, в том числе:

• Работа почти полностью офисная и необходимость путешествий является необычной, хотя иногда это может потребоваться в зависимости от организаций или секторов.
• Характер роли заключается в том, чтобы поддерживать коллег и проекты, а не брать на себя инициативу самостоятельно, что может стать разочаровывающим.
• Рабочие места доступны во всех областях и возможности широко распространены.

Характер и разнообразие работы будут варьироваться в зависимости от размера бизнеса. Крупные организации могут обеспечить более рутинную работу, но могут предложить больше возможностей для продвижения и опыта работы в других отделах. Некоторые малые предприятия могут ожидать выполнения традиционной административной функции, но другие могут дать дополнительную ответственность, если у них будет только небольшой штат.

Требуемый уровень образования

Формальная академическая квалификация не всегда необходима, хотя некоторые работодатели это требуют. Небольшое меньшинство может потребовать получения степени, и в этом случае степень английского языка, бизнеса, информационных технологий или информатики может быть полезной. Большинство работодателей требуют, чтобы заявители имели офисный или административный опыт работы. Соответствующий опыт может быть получен путем установления контактов через агентства по подбору персонала. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе. Некоторые организации запрашивают возможность вводить определенное количество слов в минуту или иметь опыт в аутопинге. Курсы для секретарей доступны в Интернете или в колледжах дополнительного образования. Для этой роли требуются различные уровни квалификации, в зависимости от работодателя и сектора. Некоторые из них могут быть больше связаны с предшествующим опытом и навыками, тогда как другие могут нуждаться в формальной квалификации.

Существуют специальные курсы для выпускников, которые часто проводятся в частных колледжах. Специальная секретарская подготовка полезна для вступления в юридические или медицинские роли. Выпускник средней школы может получить должность секретаря начального уровня, хотя дополнительное образование часто считается плюсом для работодателей. Программы профессионального образования, колледжи и профессионально-технические училища предлагают множество основных навыков в области управления, компьютерной и английской грамматики, необходимых секретарю. В некоторых отраслях желательно или требуется свободное владение вторым языком. Юридическим секретарям может потребоваться специальная подготовка или сертификация, а секретари, работающие в сфере здравоохранения, нуждаются в знаниях в области медицинской терминологии или практики выставления счетов.

Профессиональная сертификация доступна для административных помощников через различные организации. Одним из таких сертификатов является сертифицированный административный специалист, который предлагает Международная ассоциация административных. Сертификация обычно требует завершения аккредитованной программы обучения, опыта работы в качестве помощника администратора и прохождения сертификационного экзамена.

Навыки

Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:

• Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
• Коллективные навыки.
• Умение работать с организацией и временем.
• Внимание к детали.
• Навыки ведения переговоров.
• Напористость.
• Гибкость.
• Такт, осмотрительность и дипломатия.
• Сильные организационные навыки.
• Навыки презентации и внимание к деталям.
• Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
• Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
• Способность принимать и понимать инструкции.
• Устные и письменные навыки общения.
• Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
• Приятная, уверенная телефонная манера.
• Умение работать в команде.
• Надежность и честность.
• Навыки управления проектами.
• Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
• Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
• Возможность работать независимо.
• Дружелюбное и профессиональное поведение.
• Стрессоустойчивость.

Перспективы

По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.

Можно развивать свою карьеру несколькими способами. Можно специализироваться в одной отрасли или области, например, в юридической или медицинской секретарской работе; стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера.

Если есть языковые навыки, можно решить, перейти ли к более специализированной роли, такой как двуязычный секретарь. Можно использовать свои организационные навыки в качестве офисного менеджера или секретаря команды, координируя работу других в рамках отдела или организации.

В некоторых организациях, таких как благотворительность и собственность, можно продвигаться по внутренним вакансиям и возможностям или, возможно, переходить в другие сферы деятельности компании, такие как продажи, маркетинг. Поэтому работа с администрацией в интересующем секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив. Чтобы расширить возможности для развития карьеры, можно присоединиться к профессиональному органу, например, Институту профессиональных администраторов. Кроме того, можно развить другие конкретные навыки для определенной должности. Например, можно использовать свои стенографические навыки, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и делать записи об итогах.

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

• приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
• ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
• приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
• подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
• работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
• ведение контрольной и регистрационной картотеки;
• печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
• выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
• подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
• организация приёма посетителей;
• ведение реестра входящих и исходящих документов;
• вежливое общение по телефону;
• другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

• осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
• принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
• если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
• организация телефонных переговоров руководителя;
• приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
• работа с оргтехникой;
• организация собраний, совещаний и заседаний;
• подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
• выполнение отдельных поручений руководителя.

424 54112

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2019 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях».

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2019 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Идеальный секретарь

Профессия секретаря существует уже не одну сотню лет и до сих пор остается одной из самых востребованных. С каждым годом работа секретаря насыщается новым содержанием, появляются новые виды должностей: секретарь-референт, персональный ассистент, офис-менеджер, помощник руководителя.
Очень часто должность секретаря рассматривается как стартовая позиция. Молодые женщины с высшим образованием, хорошим знанием иностранного языка начинают свою карьеру с работы секретаря (кстати, достаточно хорошо оплачиваемой) в крупной компании для того, чтобы в дальнейшем подняться по карьерной лестнице до самих вершин.

Идеальный секретарь

Итак, нарисуем портрет самой что ни на есть идеальной Мери Поппинс секретарского дела.

Идеальный секретарь должен быть в курсе всех событий, происходящих в подразделении, организации, данном направлении деятельности, он должен быть референтом и “информационным центром” своего шефа. Кроме безупречного ведения делопроизводства, он должен уметь фильтровать и сортировать документы и звонки в соответствии с приоритетами руководителя.

Идеальный секретарь должен тонко чувствовать настроение своего шефа и оказывать ему психологическую поддержку, а также вкладывать личное обаяние и незаурядные навыки общения для установления нужных контактов и создания привлекательного имиджа и руководителя, и дела, которым он занимается.

Помимо этого, секретарь быть профессионалом в сфере деятельности своей компании, чтобы генерировать идеи и реализовывать их, но при этом “не тянуть одеяло на себя”, оставаясь в тени, соблюдая сдержанность и дистанцию во взаимоотношениях с руководителем. Испугались?

Безусловно, все это вместе не входит в обязанности секретаря. Однако никто из руководителей не отказался бы от такого видения секретарем своих обязанностей.
Реальный секретарь

Однако вернемся от идеального секретаря к реальному. Диапазон ожиданий работодателей поистине огромен: от представления, что секретарская работа посильна всякому, до непомерных требований, куда входят два высших образования (с указанием конкретных элитных вузов), свободное владение несколькими иностранными языками (в том числе экзотическими), умопомрачительные внешние данные фотомодели, молодой возраст и так далее.

Чаще всего случается, что секретарем в небольшую фирму берут вчерашнюю выпускницу либо родственницу или знакомую, которая не может никуда устроиться. А ведь секретарь – лицо фирмы. И случайный человек, не знающий и не стремящийся узнать эту профессию по-настоящему, становится источником больших неприятностей.
Стоит также заметить, что подбор качественного секретарястановится проблемой для агентств по подбору персонала, поскольку именно они сталкиваются с непомерными аппетитами заказчика. Сотрудники агентства должны выяснить, насколько обоснованы для данной должности предъявленные требования. Ведь высокопрофессиональный секретарь с прекрасным образованием и опытом работы знает себе цену и, несмотря на то, что оплату при подобных требованиях обычно предлагают достойную, имеет свои требования к содержанию работы.

Кофе или не кофе

Строительная компания обратилась с просьбой подобрать секретаря первому лицу, указав, что он должен иметь диплом московского архитектурного института и свободно владеть английским языком. Агентство выполнило заказ, но через неделю работы на новом месте сотрудница сообщила консультанту агентства, что разочарована и собирается увольняться. Причина была в полном несоответствии содержания работы предъявляемым требованиям. Ей приходилось только подавать чай/кофе посетителям и отвечать на звонки, причем исключительно на русском языке. Ни профессиональные знания, ни язык востребованы не были.

Поэтому опытный консультант сразу выясняет у заказчика, чем вызвано то или иное требование, и советует снять лишнее: и фирме дешевле, и нового сотрудника не вводит в заблуждение – ведь без практики многие знания и навыки утрачиваются.

Так что, искать работу секретарем, это такая лотерея, знаете ли. Может оказаться, что вы действительно станете правой рукой начальника и быстро пойдете на повышение (или на пойдете, если станете ему слишком необходимы), либо будете просто подавать кофе и думать, зачем вы столько времени потратили, изучая маркетинговый анализ, логику, риторику и пять иностранных языков в одном из престижных ВУЗов.

Первые по услугам. Агентство домашнего персонала

Какой должна быть секретарша? Вернее секретарь, ведь это очень ответственная и разносторонняя профессия. Так уж сложилось, что при слове секретарша, возникает образ длинноногой, глупой девушки, способной только болтать по телефону и заваривать кофе, и то не всегда вкусный. Но это глубоко ошибочное мнение.
Секретарь это лицо и голос, с которого начинается складываться мнение о компании. В работу секретаря входит множество обязанностей, и они должны исполняться в срок и на высоком уровне. Хороший секретарь должен уметь справляться самостоятельно с такими делами как заказ билетов, бронирование номеров в гостиницах, выбор ресторана для делового ужина. Одно из требуемых качеств секретаря является, решение вопросов с проблемными клиентами, ситуациями, которые должны быть незаметны для начальника и окружающих. Самообладание, приветливость, внимательность, тактичность, терпеливость и естественно профессиональные навыки, это составляющие секретаря, которые ценятся работодателями. Достойный своего места секретарь, обязан приходить на работу раньше своего шефа, и к этому времени иметь весь план на будущий день. Список запланированных встреч, приём посетителей, подписание договоров и многое другое. Если начальник не может доверять своему секретарю важные текущие дела, то у него плохой секретарь.
Секретарь для начальника должен быть порою важнее, чем помощник и другие сотрудники компании. Он один из первых должен знать с кем хочет общаться её шеф, а с кем нет. Уметь тактично объяснить посетителям и звонившим, что в данный момент принять звонок или провести встречу, начальник никак не может, при этом оставаться невозмутимым и вежливым. Огромное количество обязанностей, влечёт за собой умение секретаря распределять своё время, и ни в коем случае не перекладывать свои обязанности на других сотрудников. При поиске секретаря, такое качество как общительность, безусловно, приветствуется, но это, ни в коем случае не болтливость и склонность к сплетням. Дела начальника не должны быть поводом для обсуждений, не с сотрудниками компании, не тем более с клиентами и конкурентами.
Такие качества секретаря, как гибкость в общении, активность, работоспособность, умение выходить из щекотливых ситуаций самостоятельно, будут непременно оценены начальством. Ведь успех шефа зачастую зависит от профессионализма его секретаря. И не зря начальники, поднимаясь по карьерной лестнице вверх, часто забирают своих секретарей, понимая, что этот человек, является одним из немногих которому можно доверять.

У Вас намечается торжественное событие? Самые лучшие свадебные платье в Москве в салоне Гармония! Сделайте этот день не забываемым, ведь в этот день невеста всегда самая красивая и счастливая!
Подготовил(а): Лёля
» Назад