Поменять название должности сотрудника без изменения трудовой функции руководитель юридического лица может при правильном проведении данной процедуры.
При этом условия выполнения работы остаются прежними. Обязательным является составление приказа, образец которого можно скачать ниже.
Причины перемены названия
Существуют разнообразные основания для проведения процесса переименования:
- неблагозвучность старого наименования;
- более точное обозначение производимых действий;
- моральное устаревание названия профессий.
Руководитель компании указать наименование должности может на свое усмотрение, за исключением тех профессий, для которых в законодательстве предусмотрено предоставление особых гарантий и льгот.
В таком случае наименование должно полностью соответствовать требованиям профессиональных стандартов и квалификационному справочнику. Обычно эти условия применяются к работе, оказывающей вредное и опасное влияние на здоровье сотрудника.
При обращении в Пенсионный фонд за назначением пенсии должность работника, обозначенная в трудовой книжке, сверяется с наименованием в справочнике.
Содержание
- Процедура смены название без изменения трудовой функции
- Что такое должность и трудовая функция
- Порядок переименования должности работника
- Соглашение об изменении названия должности
- Меняем название в должностной инструкции
- Приказ о переводе работника на другую работу
- Механизм переименования в общих чертах
- Составные части бумаги
- Когда это необходимо?
- Алгоритм действий
- Изменение наименования структурного подразделения (переименование одного из отделов)
- Как правильно внести изменения в трудовой договор всвязи с переименованием организации?
Процедура смены название без изменения трудовой функции
В случае, когда трудовые функции работника остаются прежними, а название подвергается переменам, это действие не является переводом. В случае перевода следует оформлять такой приказ.
Процедура изменения допускается при согласии обеих сторон трудовых отношений и по инициативе руководителя в соответствии со ст.74 Трудового кодекса РФ (технологические или организационные изменения), которое сопровождается оформлением уведомления.
Документ должен содержать данные о новом наименовании должности и причинах проведения процедуры. Уведомлять специалиста о переименовании необходимо не позднее 2-х месяцев до принятия решения, на бланке ставится ознакомительная подпись сотрудника.
Если встретиться с работником лично не удается, то уведомление отправляется заказным письмом или курьером.
Далее следует оформить дополнительное соглашение к контракту, на основании которого уже составляется приказ о переименовании. Сроки подписания документа различаются в зависимости от инициатора процесса:
- при согласии обеих сторон соглашение подписывается в любое удобное время;
- при единоличном решении руководителя компании соглашение утверждается по истечении 2-х месяцев со дня уведомления специалиста.
Отказ от изменений со стороны работника — явление крайне редкое, но все-таки возможное. В таком случае, работодатель обязан рекомендовать аналогичную вакансию с учетом самочувствия и квалификации специалиста, при отсутствии таковой — менее оплачиваемую. Но данные мероприятия осуществляются чаще всего в интересах сотрудника, отказываться от них неразумно.
Дополнительное соглашение к действующему трудовому договору является базой для оформления приказа.
Как оформляется распоряжение?
Документ издается на фирменном бланке организации в свободной форме.
Основная информация, содержащаяся в приказе:
- номер, заголовок документа;
- дата и место подписания приказа;
- причина переименования без изменения трудовой функции (оптимизация производства, реорганизация компании, изменения в квалификационном справочнике);
- обозначение названия старой и новой должности;
- дата ввода изменений в действие;
- основание принятого решения (план оптимизации структуры компании, дополнительное соглашение);
- подпись руководителя юридического лица и сотрудника, чье название должности претерпевает изменения.
Приказ служит основанием для последующего редактирования личной документации сотрудника: личная карточка, трудовая книжка. А также поправки в связи с переименованием вносятся в штатное расписание предприятия с указанием нового названия должности.
Данный порядок распространяется для организаций различной форм собственности (коммерческая, бюджетная).
Что такое должность и трудовая функция
Действующее законодательство оставляет фирме-нанимателю право называть должность специалиста по своему усмотрению, если выбранное наименование не влияет на необходимость предоставления сотруднику преференций и льгот. Чтобы не ошибиться, следует руководствоваться положениями Справочника, утвержденного приказом Минтруда №37, принятого в 1998 году.
На практике фирмы активно пользуются свободой в названии должностей. Например, кадровик в разных компаниях может называться hr-менеджером, специалистом по подбору и адаптации персонала, инспектором по кадрам и т.д.
Трудовая функция работника закрепляется в контракте, подписываемом специалистом, и штатном расписании компании. Ее изменение влечет необходимость оформления кадровых документов (приказ, допсоглашение к трудовому договору), пропорционального повышения уровня заработной платы.
Изменением трудовой функции признается следующее:
- расширение перечня функций, выполняемых специалистом;
- сужение круга решаемых задач;
- изменение отдельных обязанностей, возложенных на работника, на новые.
Любые модификации в выполняемом функционале осуществляются с письменного согласия наемного специалиста. Фирма обязана предупредить его о планируемых изменениях не позднее, чем за два месяца до их вступления в силу.
Название должности – это краткое словесное описание трудовой функции. Это позиции находятся в прямой взаимосвязи: если организация принимает в свои ряды инспектора по кадрам, на него возложат совокупность задач, предусмотренных «штаткой» для конкретной позиции. Самовольно поменять наименование вакансии на другое, например «hr-специалист», нельзя.
Как поступить предприятию, если оно не желает корректировать трудовую функцию специалиста, а хочет назвать его позицию в «штатке» более солидно или благозвучно? Закон оставляет работодателю такое право, но обязывает получить от наемного сотрудника согласие и подписать с ним допсоглашение.
Порядок переименования должности работника
С точки зрения ТК РФ, переименование должности – это изменение существенных условий трудового договора. Оно может осуществляться двумя путями:
- по соглашению сторон – действуют положения ст. 72 Трудового кодекса РФ;
- по инициативе фирмы-нанимателя – ситуация регулируется правилами, изложенными в ст. 74 ТК РФ.
Если инициатором изменения выступает работодатель, он обязан направить сотруднику письменное уведомление не позднее, чем за два месяца до планируемых изменений. Действующее законодательство не предлагает унифицированной формы документа. Оговаривается лишь, что в нем обязательно указывается будущее название позиции специалиста в компании, причины вносимых коррективов (например, реорганизация отдела, внесение изменений в штатное расписание, использование новых технологий производства и т.д.).
Важно! Бумага передается работнику под роспись или направляется письмом с уведомлением о вручении.
Специалист, получивший уведомление, обычно соглашается с новыми условиями. Чтобы подтвердить свой акцепт, он пишет на документе «Не возражаю» и проставляет собственноручную подпись.
Другой вариант развития ситуации – отказ работника. Надо отметить, что такой исход крайне маловероятен: переименования должностей обычно проводятся в интересах персонала. Если сотрудник все же не согласен с изменениями, компания обязана письменно предложить ему позиции-альтернативы (включая нижеоплачиваемые). Если ни один из вариантов не устроит специалиста, трудовой договор будет прекращен по п. 1 ч. 7 ст. 77 ТК РФ.
Если согласие сторон достигнуто, через два месяца после получения уведомления подписывается допсоглашение к трудовому контракту. В нем указывается:
- № и дата документа;
- наименование компании;
- ФИО и текущая должность специалиста;
- № и дата контракта, куда вносятся коррективы;
- № изменяемого пункта и его новая редакция;
- указание, что остальные положения договора остаются неизменными.
Допсоглашение обязательно подписывается обеими сторонами. Оно готовится в двух экземплярах: один хранится в кадровом отделе предприятия, второй выдается «на руки» работнику.
Когда допсоглашение оформлено, кадровики компании издают приказ в свободной форме, где прописывается новая должность специалиста. Документ обязательно визируется сотрудником. Заключительный этап – внесение коррективов в документы работника: личную карточку и трудовую книжку.
Соглашение об изменении названия должности
Уведомление об изменении названия должности
Подробный алгоритм действий при переименовании должности не расписан в трудовом законодательстве, в связи с чем вызывает ряд вопросов у работников кадровых служб.
соответствии с содержанием статьи 57 ТК РФ, сведения о функциях работника должны быть включены в трудовой договор и какое-либо изменение условий, установленных этим договором, допустимо лишь по обоюдному соглашению сторон в письменной форме, согласно статье 72 ТК РФ. Соглашение не потребуется в том случае, если речь идет о вакантной должности. Со своей стороны, работодателю всего лишь достаточно внести коррективы в действующее штатное расписание после издания сопутствующего приказа.
Но если обозначенная должность не является вакантной, ситуация в целом будет выглядеть иначе. Прежде, чем заключить соглашение, работодателю необходимо выполнить следующие действия:
- Определить обоснованные причины, согласно которым требуется произвести изменения в штате организации. Такими причинами могут быть изменения технологического процесса компании, ее реорганизация и прочие обстоятельства, которые могут быть рассмотрены в качестве необходимости, согласно статье 74 ТК РФ;
- Направить уведомление работнику в срок, не позднее, чем за 2 месяца, предшествующим грядущим изменениям. Уведомление может быть направлено заказным письмом по месту жительства работника, либо вручено ему лично;
- В том случае, если сотрудник дал положительный ответ, заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. При отказе сотрудника, происходит его увольнение на основании пункта 7, части 1 статьи 77 ТК РФ.
Пример дополнительного соглашения об изменении должности
Меняем название в должностной инструкции
Под должностной инструкцией понимается внутренний распределительный документ организации нормативного характера, в котором расписаны должностные обязанности работника с учетом специфики предприятия. При необходимости, каковой является переименование должности сотрудника, в должностную инструкцию вносятся изменения, так как основным предназначением этого документа является определение круга обязанностей работника, его полномочий и меры ответственности.
Исходя из того, что порядок внесения изменений в должностную инструкцию не регламентирован действующим законодательством в сфере трудовых отношений, руководитель сам принимает решение о том, как ее оформлять и каким образом вносить изменения в документацию. Во многом это зависит от того, какая форма изначально выбрана для этого документа:
- Если должностная инструкция представляет собой приложение к заключенному трудовому договору, изменения вносятся в сам договор посредством заключения дополнительного соглашения;
- Если форма должностной инструкции является отдельным документом, целесообразнее утвердить новый документ, изготавливаемый в двух экземплярах, один из которых может быть предоставлен сотруднику по его желанию.
Приказ о переводе работника на другую работу
Образец приказа о переводе работника на другую должность
Фактический перевод сотрудника на иную должность внутри организации, после того, как получено согласие от самого работника, происходит на основании приказа о переводе. Данный документ может быть как установленного образца, так и относительно свободной формы. Унифицированную форму именуют бланк № Т-5. Работник кадровой службы подготавливает документ, после чего приказ заверяется руководителем организации с проставлением личной подписи и печати. Основные требования, которые выдвигаются к форме приказа о переводе работника на другую работу:
- Составляется на фирменном бланке;
- Текст начинается со слова «перевести», далее по тексту указывается ФИО переводимого гражданина и занимаемая им должность;
- Пишется новая должность, наименование подразделения, филиала, куда осуществляется перевод;
- Вносятся сведения о дате, с которой гражданину предстоит приступить к выполнению новых вмененных обязанностей, общие условия трудовой деятельности, включая причитающуюся заработную плату;
- Должны быть указаны причины, на основании которых осуществляется перевод.
Механизм переименования в общих чертах
Для того чтобы переименование было легальным, нужно соблюдать ряд условий. В частности, о внесении изменений в трудовой договор, штатное расписание и трудовую книжку сотрудника. Алгоритм выглядит так:
- Заполнение и подписание уведомления работника.
- Составление допсоглашения.
- Смена должностной инструкции.
- Внесение необходимых изменений в штатное расписание соответствующим приказом.
- Издается приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5).
- В трудовой книжке сотрудника прописываются произошедшие изменения.
Прежде всего, работника нужно письменно проинформировать о готовящихся изменениях. Это действие необходимо провести минимум за два месяца до смены. Эти моменты оговариваются в ст. 72 и ст. 74 ТК РФ.
ВАЖНО! В уведомлении (или соглашении) об изменении наименовании должности должны быть прописаны веские причины.
Например, реорганизация, технологические изменения, совершенствование какого-либо отдела. Или более банальная – для приведения должности в соответствие с квалификационным справочником. Такая формулировка также допустима.
Далее формируется само дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно согласовывается и подписывается.
В практике встречаются случаи, когда сотрудник категорически не согласен с этим документом. Тогда предусмотрена возможность предложить ему другую работу. Также есть вероятность его увольнения, согласно ч. 1 п 7 ст. 77 ТК РФ.
Если компания имеет должностную инструкцию для каждого работающего в ней лица, то за этим следует смена названия должности в данном документе.
Обычно последний документ приходится целиком издавать заново с присвоением новых номеров. Приказ о внесении изменений в штатное расписание составляется после этих организационных перестановок.
Составные части бумаги
Документ состоит из верхней части, в которой с левой стороны прописывается название населенного пункта, а в правой – проставляется дата заполнения и подписания. Затем через отступ и посередине строки идет само название документа. Обязательно при этом прописывается его порядковый номер, а также номер и дата принятия основного соглашения.
Ниже руководитель или кадровик прописывает свое ФИО, должность и основание, на основе которого он имеет компетенции для изменения содержания трудового договора. В частности, для переименования должности без изменения трудовых функций. Он именуется «Работодатель». Сотрудник, согласный на переименование, именуется «Работник».
Важно! Новая должность также должна упоминаться. Название старого трудового обозначения будет присутствовать в одном из пунктов дополнительного соглашения, в основной его части.
После вводной части документа указывают особенности «согласия». Оно обычно состоит из трех взаимосвязанных пунктов.
- Первый пункт может быть сформулирован как «внести изменения в ___ пункт трудового договора номер ___». Причем изменяемый пункт должен цитироваться.
- Второй момент, прописываемый в документе, заверяет в том, что ни один из других пунктов трудового договора не меняется. При желании можно упомянуть моменты, касающиеся трудовой функции и оплаты труда сотрудника.
- В третьем пункте оговариваются сроки вступления в силу нового наименования.
При желании дополнительной строкой можно прописать, кто несет ответственность за выполнение и составление сопутствующих документов, но это необязательно.
В конце ставятся подписи работодателя (или кадровика, наделенного соответствующими полномочиями) и работника. Можно при этом указывать реквизиты, паспортные данные, а можно обойтись и без них. Бумага имеет свободную форму.
К СВЕДЕНИЮ! Дополнительное соглашение само по себе не является самостоятельным документом. Оно лишь изменяет некоторые моменты изначального соглашения, и без самого трудового договора недействительно.
Когда это необходимо?
Переименование должности обуславливается внесением в ТКС (тарифно-квалификационный справочник) новых разрядных характеристик, а в Квалификационный справочник должностей руководящего состава, специалистов и служащих – новых названий. В таком случае прежнее название считается некорректным, на его место вводится соответствующее новое. Переводом переименование должности не считается.
Для коммерческих (негосударственных) предприятий профстандарты носят характер рекомендации.
Обязанность нанимателя непременно применять профстандарты при переименовании должностей возникает в тех случаях, когда исполнение функций работниками связано с наличием компенсаций, льгот либо ограничений (ст. 57 ТК РФ, ч. 2).
Если для данной должности профстандарт еще не утвержден – корректировка названия должна производиться соответственно квалификационному справочнику.
Пример. Должности с названием «инженер по охране труда» нет ни в Справочнике, ни в профстандарте. Измененную должность полагается именовать как «специалист по охране труда».
Алгоритм действий
Инициировать процедуру сможет непосредственно сам наниматель в том случае, когда наличествуют организационные, структурные или технологические перемены. Прежние условия труда не могут быть сохраненными, а остается действовать только перечень профессиональных должностных обязанностей конкретного лица.
Обоснования и уведомление работника
Чтобы разъяснить сотруднику компании, почему необходимо изменить условия прежнего трудового соглашения, ему нужно назвать конкретные причины, объясняющие действия администрации. Необходимо сослаться на ст. 57 ТК РФ, где говорится о том, что наименование должности является неотъемлемым условием трудового договора с работодателем.
Причинами, побудившими нанимателя к данному изменению, могут явиться:
- реорганизация структуры, где трудится физлицо;
- введение в штатное расписание некоторых изменений;
- внедрение технического или технологического новшества, изменившего характер производства или форму оказания услуг.
Письменное извещение работника о предстоящей корректировке названия его должности наниматель обязан произвести не позднее, чем за два месяца до планируемого действия (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
Уведомить сотрудника об изменении оргструктуры нужно обязательно под роспись, доставив документ по адресу его проживания, или использовав другую возможность. Экземпляр уведомления обязательно вручается адресату.
В тексте уведомления должна быть ссылка на ст. 74 ТК РФ и формулировка, как в образце ниже: «В связи с изменениями условий труда (расширением отдела, увеличением объема производства или продаж – вписывается нужное) через два месяца со времени получения этого уведомления ваша должность будет называться по-другому (наименование согласно Справочнику). Функционал не изменится».
Игнорирование данного шага нанимателем может привести к негативным последствиям на возможном разбирательстве в суде, связанным с незаконностью переименования должности или увольнения несогласного сотрудника. В случае, когда возражений со стороны работника не возникает, процедура переходит к следующему этапу.
Дополнительное соглашение
При достижении взаимного согласия между работником и администрацией создается дополнительное соглашение к трудовому договору, доп. договор между сотрудником компании и нанимателем не составляется.
Форма соглашения может быть произвольной, но обязательно должна включать:
- название документа;
- преамбулу – указание двух подписывающих документ сторон;
- предмет соглашения: переименование должности с внесением дополнений в определенные пункты договора;
- подписи сторон с указанием реквизитов.
Бывают случаи, когда физическое лицо не соглашается на грядущие изменения в оргструктуре и отказывается работать в новых условиях. Тогда наниматель обязан письменно предложить занять вакансию, адекватную квалификации сотрудника и с аналогичной оплатой. Если похожей вакансии не имеется, ему предложат работу, которой располагает работодатель. Иногда она бывает и нижеоплачиваемой. Согласиться или нет – это решает сам сотрудник.
Изменить название должности, занимаемой до родов женщиной в декретном отпуске, тоже возможно. Такое действие разрешено ст. 72 ТК РФ только по составленному в письменном виде дополнительному соглашению. Если женщина не согласится – уволить ее по желанию работодателя нельзя согласно действию положения ст. 81 ТК РФ.
В варианте, когда работника не устраивает ни переименование, и ни одно из предложенных мест работы – его вправе уволить. Данное положение записано в п. 7 ст. 77 ТК РФ. Уволенное физическое лицо может обратиться в суд, считая увольнение незаконным. Если судья найдет доказательства несоблюдения процедуры при корректировке названия должности – бывшего сотрудника восстановят на его рабочем месте.
Издание приказа
Фактическое переименование должности наступает со времени подписания и утверждения приказа об этом действии.
Основанием для издания приказа служит дополнительное соглашение, подписанное сторонами.
Созданием распоряжения занимается уполномоченный на это работник компании, чаще всего – специалист кадровой службы. Унифицированной формы документа нет, в компании обычно есть образец, но обязательными пунктами в его редакции являются отражение нового названия должности и время, когда переименование вступает в силу.
Приказ подписывается у руководителя и регистрируется в специальном журнале. Работника ознакамливают с его содержанием под роспись, один экземпляр вручается ему уполномоченным сотрудником
Записи в кадровую документацию
Новые формулировки вносятся:
- в личную карточку работника (ф. Т-2);
В ней указывается с какого конкретно числа произошло изменение, отражают новое название и обозначают реквизиты приказа. Работник также должен расписаться о том, что он ознакомлен с новой записью в его трудовой книжке. Срок ознакомления – неделя с момента внесения новой формулировки; - в должностную инструкцию;
Саму инструкцию заново не утверждают, но в дополнительном соглашении вносятся соответствующие ссылки на новое название; - в штатное расписание;
Внесенные в соответствии с установленными правилами изменения доводятся работниками кадровой службы до сведения лиц, которых данные действия касаются непосредственно; - в трудовую книжку;
При этом первая и вторая графа заполняется, как обычно, – проставляется номер записи по порядку и время ее выполнения. В третьей колонке проставляется формулировка, как в образце:
Переименование должности в штатном расписании происходит на основании положений, изложенных в Постановлении №1/05.01.2004, утвержденном Госкомстатом России.
Внесение изменений в штатное расписание можно производить двумя способами:
- изданием приказа о корректировке с перечислением всех поправок в приказе;
- утверждением измененного штатного расписания.
В случае, когда измененных пунктов много и они значительны – утверждают новое штатное расписание.
Если происходит смена названий подразделения или должности можно вносить изменения в существующее расписание, изменяя содержание конкретных граф. Способ изменения сведений, которые находятся в штатном расписании, руководитель компании, организации выбирает сам.
Внесение изменений в штатное расписание следует после издания приказа о необходимости корректировки наименований должностей. Инициирует процедуру кадровик, который сообщает об этом руководителю в своей докладной записке. Здесь же работник кадровой службы перечисляет те структурные подразделения и должности, наименования которых необходимо изменить.
Основываясь на содержании служебной записки руководитель издает приказ о внесении измененных сведений в штатное расписание. Текст документа содержит ссылку на ранее созданное распоряжение о проведении организационно-штатных мероприятий.
Изменение наименования структурного подразделения (переименование одного из отделов)
сообщаем следующее: Да, верно, спецоценка не проводится, если не изменились рабочие места. Только перевод оформлять не нужно было.
Подробно об этом см. материалы в обосновании.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».
1. Ситуация: Нужно ли проводить внеплановую спецоценку, если в организации переименовали должности
«Нет, не нужно.
Организация должна провести внеплановую спецоценку только в определенных законом случаях (ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ). Например, если работодатель улучшил условия труда или стал применять другие средства индивидуальной защиты.
Переименование должности сотрудника при сохранении текущих условий труда не является основанием для проведения внеплановой спецоценки* (ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ). Например, была должность «специалист по работе с клиентами», а стала «специалист по работе с клиентами 2-й категории», обязанности остались те же. Проводить спецоценку не нужно.
Решение о непроведении внеплановой спецоценки при организационных изменениях принимает комиссия и фиксирует его документально, например, в протоколе (п. 3 ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ). Аналогичные разъяснения дают специалисты Минтруда России в письме от 21 мая 2015 г. № 15-1/ООГ-2852*.
Таким образом, если после проведения спецоценки в организации переименовали должности сотрудников без изменения условий труда, то проводить внеплановую спецоценку не нужно. То есть в отношении работников продолжают действовать результаты спецоценки, проведенной ранее. Решение об отсутствии изменений в условиях труда и необходимости проводить спецоценку зафиксируйте в протоколе».
2. Ситуация: Нужно ли проводить внеплановую спецоценку, если организация сменила наименование, ОГРН, банковские и иные реквизиты
«Нет, не нужно.
Организация должна провести внеплановую спецоценку только в определенных законом случаях (ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ). Например, если работодатель улучшил условия труда или стал применять другие средства индивидуальной защиты.
Если организация поменяла только наименование, банковские или иные реквизиты, а сами рабочие места и условия труда на них не менялись, то проводить внеплановую спецоценку не нужно.
Решение о непроведении внеплановой спецоценки при организационных изменениях принимает комиссия и фиксирует документально, например, в протоколе* (п. 3 ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ).
Аналогичные разъяснения дают специалисты Минтруда России в письме от 21 мая 2015 г. № 15-1/ООГ-2852.
Внимание: если организация сменит фактический адрес и переедет в другой офис или переместит отдельные рабочие места в другие помещения, то работодателю придется провести внеплановую спецоценку в общем порядке (ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ)».
3. Ситуация: Какие кадровые документы оформить, если переименовали отдел, но должностные обязанности его сотрудников не изменяли
«Издайте приказ в произвольном виде, измените штатное расписание и все локальные нормативно-правовые акты, где есть наименование отдела.
Если наименование структурного подразделения указывали в трудовых договорах с сотрудниками, то дополнительно:
- заключите дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками подразделения с новым названием;
- внесите запись о том, что меняете название подразделения, в трудовые книжки сотрудников и личные карточки.
Если название отдела в трудовом договоре не указывали, то достаточно внести изменения в личные карточки*.
Если работники против изменения названия отдела в трудовых договорах, то предупредите об этом не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Подробнее об этом см. в материале Как изменить трудовой договор.
Данная процедура не считается переводом, так как трудовая функция работников остается прежней. Переводом это признают тогда, когда изменится трудовая функция или структурное подразделение, при условии что его указали в трудовом договоре (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Смена названия отдела трудовые функции его сотрудников не затрагивает. Структурное подразделение, в котором они работают, также не изменяют, поскольку не меняют его функции. Подобное переименование близко к переименованию должности сотрудника».
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Любови (г. Москва)
У нас в компании сменилась структура, а так же штатное расписание. Сменились департаменты на управления и изменились должности, но обязанности остались теми же. Как правильно оформить кадровые документы, приказы и запись в трудовую книжку?
Переименование должности и структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении было включено в трудовые договоры с работниками) означает изменение определенных сторонами условий трудового договора (абз. 3 ч. 2, абз. 2 ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ. Такое изменение может происходить либо по соглашению работника и работодателя, либо по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных условий труда (ст. 74 Трудового кодекса РФ). Из вопроса следует, что трудовая функция работников не изменилась вместе с переименованием должностей, а также они фактически не переходят в другие структурные подразделения. Значит, оформлять перевод в данном случае не потребуется.
Если переименование должностей и структурных подразделений происходит по соглашению сторон трудового договора, то нужно:
– издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. В приказе нужно привести обоснование для переименования должностей и подразделений, например: «совершенствование организационной структуры ООО «Альфа», «оптимизация управленческой работы» и т. п. До издания приказа целесообразно запросить письменное согласие работников, которых коснутся изменения (например, можно направить работнику уведомление, на втором экземпляре которого он выразит свое согласие с указанными изменениями);
– заключить с каждым работником, которого коснулись изменения, дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописать новое наименование должности. Изменить в трудовом договоре наименование структурного подразделения нужно в том случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении было в него включено;
– внести изменения в штатное расписание;
– внести в трудовые книжки работников записи о переименовании должности и структурного подразделения. Сформулировать их можно, например, так: «Должность «начальник юридического департамента» с 01.08.2013 переименована в «руководитель управления по юридическим вопросам», «структурное подразделение «юридический департамент» с 01.08.2013 переименовано в «управление по юридическим вопросам». Изменения в трудовые книжки вносятся в порядке, предусмотренном п. 3.2. Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. (по аналогии с записью о переименовании организации, так как отдельного порядка для переименования должности и структурного подразделения не предусмотрено);
– внести соответствующие изменения в личные карточки работников;
– внести изменения в должностные инструкции, если они утверждены в организации.
Подтверждение: ст. 72 Трудового кодекса РФ.
Альтернативный вариант– оформить переименование должностей и структурных подразделений по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных условий труда. В этом случае нужно:
– не позднее чем за два месяца уведомить работников в письменной форме о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений. При отказе работника работать в новых условиях нужно в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, вакантную нижестоящую должность или менее оплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом его состояния здоровья. При отказе от предложенной работы или если указанная работа отсутствует – оформить увольнение по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Далее нужно действовать, как описано выше: издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, заключить с работниками, которые не отказались работать в новых условиях, дополнительные соглашения к трудовому договору, внести изменения в штатное расписание, трудовые книжки и личные карточки работников, должностные инструкции.
Подтверждение: ст. 74, 72, 72.1 Трудового кодекса РФ.
Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Как правильно внести изменения в трудовой договор всвязи с переименованием организации?
Ответ на вопрос:
В процессе деятельности организации могут измениться ее реквизиты (сведения). Следовательно, если меняется наименование организации, то кадровой службе необходимо:
Таким образом, в связи с тем, что наименование организации относится к сведениям, которые отражаются в трудовом договоре, следовательно, при ее переименовании соответствующие изменения должны быть внесены и в трудовые договоры посредством заключения дополнительного соглашения.
Подробности в материалах Системы:
Основные сведения об организации
В процессе деятельности организации могут измениться ее реквизиты (сведения). Все основные сведения об организации фиксируются в Едином государственном реестре юридических лиц. В частности, к ним относятся:
Об этом говорится в пункте 1 статьи 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.
Об изменении указанных сведений необходимо сообщать в налоговую инспекцию по местонахождению организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). После проведения регистрационных действий организация получит из инспекции свидетельство о внесении соответствующей записи в ЕГРЮЛ (ст. 11 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Дата оформления свидетельства считается датой вступления изменений в законную силу.
В отдельном порядке вступают в силу изменения, касающиеся банковских реквизитов организации. Смена банковских реквизитов не требует регистрации в ЕГРЮЛ. Новые реквизиты вступают в силу со дня подписания соответствующего договора банковского счета или приложения к нему. Это следует из положений главы 45 Гражданского кодекса РФ и статьи 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.
На основании свидетельства из инспекции (договора банковского счета) руководитель организации издает приказ в произвольной форме о том, какие действия необходимо провести всем подразделениям организации, в том числе кадровой службе, в связи с изменением реквизитов (сведений) организации.
Порядок действий кадровой службы может отличаться в зависимости от того, какие сведения об организации были изменены:
Изменение наименования
Если меняется наименование организации, то кадровой службе необходимо:
- заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками (образец см. ниже по тексту);
- внести запись о переименовании организации в трудовые книжки сотрудников (образец см. ниже по тексту);
- внести новое наименование в шаблоны (бланки) кадровых документов;
- обновить оттиск печати кадровой службы (при ее наличии).
- Ответ: Как оформить кадровые документы при смене реквизитов, сведений об организации
- полное и сокращенное (при наличии) наименование организации;
- организационно-правовая форма организации;
- адрес (местонахождение) организации;
- фамилия, имя, отчество и должность законного представителя организации, как правило, ее руководителя, а также его паспортные данные и при наличии ИНН;
- сведения об учредителях: участниках, акционерах организации, в частности, их паспортные данные;
- сведения о филиалах и представительствах организации.
- наименование;
- организационно-правовая форма;
- адрес;
- банковские реквизиты;
- данные о законном представителе работодателя.
- заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками. Это объясняется тем, что наименование организации относится к сведениям, которые отражаются в трудовом договоре, следовательно, при ее переименовании соответствующие изменения должны быть внесены и в трудовые договоры (ч. 1, 3 ст. 57 ТК РФ). Подробнее о том, как это сделать, см. Как изменить трудовой договор;
- внести запись о переименовании организации в трудовые книжки сотрудников (п. 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
- внести новое наименование в шаблоны (бланки) кадровых документов (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
- обновить оттиск печати кадровой службы (при ее наличии).
В трудовую книжку запись о переименовании организации вносите в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:
- в графу 3 первой незаполненной строки раздела внесите запись о переименовании, например «Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа») с 21.02.2011 переименовано в Закрытое акционерное общество «Торговая фирма «Гермес»» (ЗАО «Торговая фирма «Гермес»»)»;
- в графе 4 той же строки укажите основание для переименования приказ или иное решение работодателя (собственника) с указанием его даты и номера;
- графы 1 и 2 указанной строки не заполняйте.
Такой порядок приведен в пункте 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
При смене наименования организации вносить изменения в действующие в ней локальные акты необязательно, поскольку при изменении наименования смены работодателя как стороны трудовых отношений не происходит. Новое наименование появится в локальных актах по мере их издания (принятия новых либо актуализации уже существующих документов) в рамках текущей деятельности работодателя. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 2, 20 Трудового кодекса РФ. Вместе с тем, в целях актуализации наименования во всей документации все же рекомендуется изменить наименование организации в локальных актах путем зачеркивания старого и внесения нового наименования или издания документов в новой редакции, то есть с уточненным названием.
При смене наименования организации следует помнить, что преобразование типа общества (например, из ЗАО в ОАО) в рамках одной организационно-правовой формы не является реорганизацией по смыслу статьи 57 Гражданского кодекса РФ.
Ситуация:В какой срок необходимо внести запись об изменении наименования работодателя в трудовые книжки сотрудников
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Таким образом, сведения об изменении наименования работодателя нужно внести в трудовую книжку сотрудника в течение недели с момента внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ о госрегистрации юридического лица.
Ситуация: Нужно ли в разделе трудовой книжки «Сведения о награждениях» делать запись о переименовании организации? В разделе уже есть запись о награждении, внесенная под прежним наименованием работодателя
Нет, не нужно.
Сведения о переименовании работодателя указываются в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки, а не в разделе «Сведения о награждениях». Такой порядок предусмотрен пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Дублировать эту запись не следует.
При необходимости уточнить, как именно называлась организация, наградившая сотрудника, заинтересованное лицо может сравнить дату награждения в разделе трудовой книжки «Сведения о награждениях» с датой переименования организации из раздела «Сведения о работе».
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Приказ о внесении изменений в кадровые документы в связи с переименованием организации
|
Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» ПРИКАЗ № 94 г. Москва 25.08.2010 В связи с переименованием Закрытого акционерного общества «Альфа» (ЗАО «Альфа») в Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» (ЗАО «ПФ «Мастер»»). ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителю отдела кадров Громовой Елене Эдуардовне организовать работу по: 1.1. заказу новой печати для отдела кадров и уничтожению прежней; 1.2. изменению наименования организации во всех шаблонах и бланках кадровых документов; 1.3. составлению дополнительных соглашений к трудовым договорам с сотрудниками об изменении наименования организации; 1.4. внесению соответствующих записей в трудовые книжки работников. 2. Действия, указанные в пункте 1, произвести в срок до 27 августа 2010 года. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Основание: свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ серия 55 № 555555555 от 25 августа 2010 г.
|
Дополнительное соглашение к трудовому договору. Изменение наименования организации
|
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1 г. Москва 25.08.2010 Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» (ЗАО «ПФ «Мастер»»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее — Трудовой договор) следующие изменения: 1. В связи с переименованием Работодателя изменить в преамбуле трудового договора «Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа»)» на «Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» (ЗАО «ПФ «Мастер»»)». 2. Изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора «Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа»)» на «Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» (ЗАО «ПФ «Мастер»»)». 3. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами. 4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 25 августа 2010 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу. Подписи сторон:
Экземпляр дополнительного |
Трудовая книжка (фрагмент). Оформление раздела «Сведения о работе» в связи с изменением наименования организации
|
УТВЕРЖДЕНА ТРУДОВАЯ КНИЖКА
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
