Где восстановить трудовую книжку

Трудовые книжки

Трудовая книжка является лицом работника. В ней описан опыт работы, можно проследить путь по карьерной лестнице и трудовые перерывы. Как правильно заполнять трудовую книжку? Что делать в случае утери трудовой книги? Как восстановить трудовую деятельность и какими документами подтверждается трудовой стаж?

Обязаны ли работник или работодатель вести трудовую книжку?

В соответствии с пунктом 1 статьи 35 Трудового кодекса Республики Казахстан трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан внести в трудовую книжку работника соответствующие записи о трудовой деятельности в организации только при ее наличии.

Законом не установлена обязанность работника или работодателя вести трудовую книжку, однако если Вы принесете работодателю трудовую книжку и потребуете ее заполнения, он обязан трудовую книжку завести и производить в ней записи о Вашей работе.

Заполнение трудовой книжки

Работа с трудовыми книжками регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан от 14.10.2011 года №1167 (далее Правила).

В соответствии с пунктом 13 Правил все записи в трудовой книжке о приеме на работу, о прекращении трудового договора, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и должны соответствовать его тексту.

Для ведения записей в трудовую книжку работодатель дает полномочия должностному лицу. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 22 ноября 2002 года №273-п, работу по выдаче справок, настоящей и прошлой трудовой деятельности работника, соблюдение правил заполнения и хранения трудовых книжек осуществляют начальник отдела кадров или специалист по кадрам.

При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.

В соответствии со статьей 8 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан», языком работы и делопроизводства государственных органов, организаций и органов местного самоуправления Республики Казахстан является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык. Таким образом трудовая книжка может быть заполнена и на государственном, и на на русском языках.

Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам.При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки, не полученные работниками при прекращении трудового договора либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению работодателем.

Сведения, вносимые трудовую книжку

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

Сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность

Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации по просьбе работника впервые приступившего к работе.Фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.Образование, профессия и специальность указываются на основании подтверждающих документов о полученном образовании.

Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора

В раздел «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации. Если за время работы работника изменится наименование юридического лица, то в графе 3 отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 указывается основание изменения наименования (дата и номер свидетельства о регистрации или перерегистрации юридического лица).

Сведения о награждениях и поощрениях

В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:

• о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;
• о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;
• о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.

Записи о применении дисциплинарных взысканиях в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.

Изменение и исправления записей в трудовой книжке

Согласно пункту 14 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись. Если юридическое лицо (работодатель), внесшее неправильную или неточную запись реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы.

ПРИМЕР

Фамилия изменена на «(указать новую фамилию)» на основании свидетельства о браке (расторжении брака) серия №_________, выданного _______________

Наименование должности должностного лица, личная подпись, печать, дата.

При изменении сведений о работе изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей, в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то должности» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись о прекращении трудового договора и переводе на другую работу в случае незаконного расторжения трудового договора или перевода и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины прекращения трудового договора. Производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней должности». При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.

Исправленные сведения о трудовой деятельности должны соответствовать сведениям в документах, подтверждающих трудовую деятельность работника (трудовом договоре с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения; выписке из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора; выписке из ведомости выдачи заработной платы работникам; послужном списке (перечне сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанным работодателем, заверенным печатью организации либо нотариально; архивной справке, содержащей сведения о трудовой деятельности работника).

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Запись в трудовой книжке при работе по совместительству

Согласно пункту 1 статьи 196 Трудового кодекса работник вправе заключить трудовой договор о работе по совместительству как с одним работодателем, с которым он уже состоит в трудовых отношениях (по месту основной работы), так и с несколькими работодателями.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, не ограничивают права работника, заключившего индивидуальные трудовые договора с двумя работодателями, требовать внесения записей о работе и о прекращении или расторжении индивидуального трудового договора у обоих работодателей.

Следовательно, по желанию работника, работающего в двух организациях одновременно, в трудовую книжку вносятся сведения о работе в обеих организациях, а при расторжении или прекращении индивидуального трудового договора вносятся записи по каждой организации.

Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Законом не установлена обязанность работника вести трудовую книжку, однако данный документ незаменим при назначении пенсии. В соответствии с пунктами 1, 2 статьи 12 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» трудовой стаж для исчисления пенсионных выплат из Центра за период до 1 января 1998 года подтверждается трудовой книжкой. Трудовой стаж при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней устанавливается на основании документов, подтверждающих сведения о работе либо на основании решения суда.

Согласно статье 34 Трудового кодекса документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, может быть любой из следующих:

• трудовая книжка;
• трудовой договор с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения. В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса один экземпляр трудового договора, заключенного в письменной форме, хранится у работника. По смыслу данной статьи и с учетом положений статьи 62 Трудового кодекса при прекращении трудового договора, независимо от его основания, в экземпляре трудового договора работника работодателем делается отметка о дате и основании прекращения трудового договора в соответствии с данным кодексом со ссылкой на акт работодателя. Исключением из этих правил является прекращение трудового договора в случае смерти (объявления судом умершим или признания безвестно отсутствующим) работодателя – физического лица и прекращение трудового договора с домашними работниками, по которым акт работодателя не оформляется;
• выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора. Акт работодателя, подтверждающий возникновение трудовых отношений, – приказ или распоряжение работодателя о приеме работника на работу. Акт работодателя, подтверждающий прекращение трудовых отношений, – приказ или распоряжение о прекращении трудового договора с работником;
• выписки из ведомости выдачи заработной платы работникам;
• послужной список (перечень сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем, заверенный печатью организации либо нотариально;
• архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника. Согласно пунктам 163–166 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры РК от 29 декабря 2003 г. №93 архивная справка составляется на основании хранящихся документов с указанием их видов, авторов, дат, регистрационных номеров, заголовков, поисковых данных и изложением сведений по существу запроса в хронологической последовательности. Допускается приводить в архивной справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организации, ее структурных подразделений и вышестоящего государственного органа приводятся полностью. В тексте не допускаются сокращения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. К архивной справке могут прилагаться копии архивных документов и выписки из них. Архивная копия является официальным документом, воспроизводящим текст или изображение архивного документа.

Таким образом, собрав необходимые документы, можно восстановить утраченные записи. Для этого необходимо обратиться к работодателю для восстановления записи, а в случае если организация ликвидирована – обращаться в архив.

У кого должна храниться трудовая книжка?

В соответствии с пунктом 23 Правил по желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений может храниться у работодателя по месту работы.

Таким образом, у работника есть право выбора оставить ли свою трудовую книжку у себя либо отдать на хранение работодателю.

Кто несет ответственность за утерю трудовой книжки?

Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Республики Казахстан.

Таким образом, в случае если ваша трудовая книга потерялась находясь у работодателя, то ответственность в данном случае несет кадровая служба организации. Статьей 87 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства, которое влечет санкцию в виде штрафа на работодателя или его должностных лиц.

Может ли индивидуальный предприниматель делать записи в свою трудовую книжку?

Согласно подпункту 59) статьи 1 Трудового кодекса работник — это физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору. Согласно статье 35 Трудового кодекса трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан внести в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации. В соответствии с подпунктами 1), 3) пункта 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка — это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Статья 20 Трудового кодекса предусматривает в качестве основания возникновения трудовых отношений трудовой договор, заключенный между работодателем и работником.

Все записи в трудовою книгу производятся только в отношении работников. Для того, чтобы вступить в трудовые отношения с работодателем нужно заключить трудовой договор и затем уже сделать соответствующую запись в трудовой книжке.

Таким образом, анализируя вышеприведенные нормы законы напрашивается вывод, что индивидуальный предприниматель не имеет возможности заключить трудовой договор с самим собой, в связи с этим у него нет оснований вносить запись в трудовую книгу в отношении самого себя. При регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя у него возникает не трудовая деятельность, а предпринимательская.

Но как быть с подтверждением стажа для назначения пенсии? Согласно подпункту 5) пункта 1 статьи 11 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» при исчислении трудового стажа для назначения пенсии из Центра засчитываются предпринимательская деятельность. Таким образом, при расчете пенсии время занятия предпринимательской деятельности засчитывается в общий стаж трудовой деятельности. Документом, подтверждающим предпринимательскую деятельность в Республике Казахстан является свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Следует ли делать записи о работе в трудовую книжку сотрудника пенсионного возраста?

При достижении пенсионного возраста перед работником возникает вопрос: продолжать ли трудовую деятельность либо уходить на заслуженный отпуск? Трудовым кодексом в качестве дополнительного основания расторжения трудового договора с гражданским служащим является достижение пенсионного возраста. Так согласно пункту 1 статьи 240 Трудового кодекса помимо оснований для прекращения трудового договора с работниками, установленных настоящим Кодексом, дополнительным основанием для прекращения трудового договора с гражданскими служащими является достижение ими пенсионного возраста, установленного законом Республики Казахстан. Данное основание расторжения трудового договора касается только гражданских служащих, в связи с этим уволить другого работника по инициативе работодателя по основанию достижения пенсионного возраста нельзя.

Однако согласно пункту 2 статьи 240 Трудового кодекса с работником, достигшим пенсионного возраста и обладающим высоким профессиональным и квалификационным уровнем, с учетом его работоспособности руководителем государственного учреждения (казенного предприятия) либо ответственным секретарем или иным должностным лицом, определяемым Президентом Республики Казахстан, трудовой договор может продлеваться ежегодно.

В случае если работник увольняется с работы при достижении пенсионного возраста им пишется заявление и работодателем выносится соответствующий приказ об увольнении о чем делается запись в трудовой книжке работника. Согласно п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи о датах заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, награждения, поощрения производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) в соответствии с актом работодателя после заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, награждения или поощрения. Пункт 3 статьи 35 Трудового кодекса говорит о том, что работодатель обязан внести в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.

Таким образом, исходя из норм закона, можно сделать вывод, что запись в трудовую книжку вносится по инициативе работника независимо от возраста работника. Если же работник попросит работодателя внести соответствующую запись о работе то у работодателя нет законных оснований отказать работнику. Однако данная запись уже не будет учитываться при назначении пенсии.

Записи в трудовых книжках при ликвидации работодателя

При ликвидации предприятия работодатель вправе уволить всех сотрудников без исключения (подпункт 1) пункта 1 статьи 54 Трудового кодекса). В том числе находящихся в отпуске или на больничном, беременных женщин, сотрудниц, имеющих детей в возрасте до трех лет, и т. д. Кадровому работнику необходимо сделать записи в трудовых книжках увольняемых работников. В какой момент надо сделать запись в трудовых книжках работников – после сдачи промежуточного баланса или после сдачи окончательного ликвидационного баланса?

В последний день работы работников должен быть издан приказ об увольнении. После того как работник ознакомится (под расписку) с приказом об увольнении, в его трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора на основании подпункта 1) пункта 1 статьи 54 Трудового кодекса.

Одним из этапов при ликвидации предприятия является уничтожение печати, таким образом нужно учесть то обстоятельство что печать потребуется для записи в трудовой книжке и запись нужно сделать до уничтожения печати.

В соответствии с пунктом 4 статьи 50 Гражданского кодекса Республики Казахстан (Общая часть) после истечения срока для предъявления претензий кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, перечне заявленных кредиторами претензий, а также результатах их рассмотрения. Согласно пункту 7 статьи 50 Гражданского кодекса после завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который утверждается собственником имущества юридического лица или органом, принявшим решение о ликвидации юридического лица. В данном случае работники являются кредиторами юридического лица, таким образом целесообразно рассчитать работника и издать приказ об увольнении после составления промежуточного ликвидационного баланса, но до составления ликвидационного баланса

Восстанавливаем утерянную трудовую книжку трудовая книжка, стаж

Владимир проработал на одном месте несколько лет. За это время фирма несколько раз меняла свою правовую форму и название – сливалась с другими компаниями и реорганизовалась. При увольнении выяснилось, что трудовая книжка Владимира потерялась. При этом в документе был зафиксирован солидный стаж на предыдущих местах работы. О том, как Владимиру восстановить потерянный документ и кто должен этим заниматься – он сам или работодатель, рассказывают эксперты ChelFin.ru.

Игорь Васильев, представитель Государственной инспекции труда: «Владимир должен был еще при первой реорганизации спросить у руководства, почему его не знакомят с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе или переводе на другую постоянную работу. В соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан ознакомить ее владельца с этими данными (под подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку).

Также в соответствии с указанными правилами работодатель обязан своими силами и за свой счет восстановить утраченную трудовую книжку. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством.

В данном случае, судя по всему, работодатель не собирается восстанавливать Владимиру трудовую книжку. За защитой своих прав он может обратиться в профсоюз (если таковой есть на предприятии), в прокуратуру или в суд. Также он может обратиться в Государственную инспекцию труда при условии наличия трудового договора. И тогда госинспектор своим предписанием обяжет работодателя восстановить трудовую книжку.

Следует обратить внимание Владимира на тот факт, что работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке документа по вине работодателя, внесении неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек».

Олег Росляков, юрист по трудовому праву юридической компании «Версаль»: «Если была утеряна трудовая книжка, не стоит отчаиваться. Из этой ситуации всегда есть выход. Согласно правилам ведения и хранения трудовых книжек в случае утери трудовой книжки вы должны сразу составить письменное заявление на имя работодателя по последнему месту работы. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденному соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При массовой потере трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие обстоятельства) трудовой стаж всех работников устанавливается специальной комиссией, в состав которой входят представители работодателей, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии, должности и периодах работы у данного работодателя происходит на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности. Если работник до трудоустройства в последнюю организацию уже работал, комиссия принимает меры для получения документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Далее работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Между тем работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к материальной ответственности по статьям 232–234 Трудового кодекса. Иск должен подать пострадавший работник. Размер материальной ответственности определяет суд – сюда может входить как компенсация морального вреда, так и расходы, связанные с необходимостью сбора документов для оформления дубликата трудовой книжки.

Привлечение к административной ответственности возможно в случае, если при проверке работодателя инспекцией по труду (происходит по заявлению работника) у него не окажется трудовых книжек на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней. Инспектор по труду выписывает работодателю штраф на основании Кодекса об административных правонарушениях (ст. 5.27 КоАП РФ «Нарушение законодательства о труде и об охране труда»).

Татьяна, лишилась трудовой книжки по вине работодателя: «Сразу после окончания университета я устроилась на работу в филиал тюменской компании, где тогда работало всего несколько человек. В головной компании мне завели трудовую книжку, которую я, кстати, ни разу не видела.

За четыре года моей работы организация несколько раз преобразовывалась и меняла свое название. Соответственно, меня периодически увольняли из одной и принимали во вновь созданную компанию. В ноябре 2008 года я ушла в отпуск по уходу за ребенком.

Пока я была в декрете, грянул кризис, и организация стала потихоньку разваливаться. Филиал закрыли в мае 2009 года, но меня странным образом не сократили и не уволили. Не знаю, как у них там все это было оформлено документально, но меня ни о чем не оповещали – руководство не выходило на связь и ничего не объясняло. В итоге мне еще и причитающееся пособие по уходу за ребенком за полгода не заплатили.

Я пробовала дозвониться в главный офис – телефоны не отвечали, мобильный директора был недоступен. Писала заказные письма с уведомлениями в Тюмень. Ходила в трудовую инспекцию. Там меня опять же отправили в тюменскую инспекцию – на месте они ничего сделать не могли.

После я написала заявление в прокуратуру. Но это тоже ничем не закончилось. Потом обращалась в приемную президента и к челябинскому омбудсмену по правам человека Алексею Севастьянову через электронные приемные. Отовсюду приходили только отписки.

В письме от Севастьянова мне сообщили, что если работодатель делал отчисления в пенсионный фонд, то этот период работы войдет в трудовой стаж. Узнавать же о том, уволена я в итоге или нет, нужно непосредственно у работодателя, отправив ему письменный запрос. Что я в общем-то делала и раньше, но никакого ответа не получила. Ни в одной из инстанций мне так никто внятно и не объяснил, как восстановить трудовую книжку. В итоге в 2010 году у меня появилась новая работа и абсолютно чистая трудовая книжка».

Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек

Сноска. Утратил силу приказом Министра здравоохранения и социального развития РК от 15.12.2015 № 971 (вводится в действие с 01.01.2016).

В соответствии с подпунктом 29) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 15 мая 2007 года ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
1) форму трудовой книжки согласно приложению 1 к настоящему приказу;
2) Правила ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению 2 к настоящему приказу.
2. Департаменту труда и социального партнерства Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и информационно-правовой системе нормативных правовых актов Республики Казахстан «Әділет»;
3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан Аргандыкова Д.Р.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр Т. Дуйсенова

Приложение 1
к приказу Министра здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан
от 20 апреля 2015 года № 241

Форма трудовой книжки

Жұмысы туралы мәліметтер Сведения о работе
№	күні число		айы месяц	жылы год	Жұмысқа қабылдау туралы, басқа жұмысқа ауыстыру туралы (лауазымы көрсетіледі) және еңбек шартының тоқтатылуы (себептері мен заңның бабына сілтемелер көрсетіледі) туралы мәліметтер Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу (с указанием должности) и прекращении трудового договора (с указанием причины и ссылки на статью закона)	Жазу (құжат, оның күні мен нөмірі) негіздеме На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
Наградтаулар мен көтермелеулер туралы мәліметтер Сведения о награждениях и поощрениях
№	күні число	айы месяц		жылы год	Ұйымдағы жұмысқа байланысты ордендермен, медальдармен және грамоталармен наградтаулар, құрметті атақтар беру және көтермелеулер туралы мәліметтер Сведения о награждениях орденами, медалями и грамотами, присвоении почетных званий и поощрениях, связанных с работой в организации	Жазуға (қужат, оның күні мен нөмірі) негіздеме На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)

Приложение 2
к приказу Министра здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан
от 20 апреля 2015 года № 241

Правила ведения и хранения трудовых книжек

1. Настоящие Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 29) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее — Кодекс) от 15 мая 2007 года и определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек.
2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) трудовая книжка — документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника;
2) акты работодателя — приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила трудового распорядка, издаваемые работодателем;
3) работодатель — физическое или юридическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях;
4) вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки, которая оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

3. Трудовая книжка (при ее наличии) ведется работодателем для подтверждения трудовой деятельности работника и состоит из двух разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях».
4. В трудовую книжку вносятся:
1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при его наличии), дата рождения, образование, квалификация, специальность;
2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора;
3) сведения о награждениях и поощрениях.
Записи о применении дисциплинарных взысканий в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.
5. Все записи в трудовой книжке о датах заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, а также о награждениях и поощрениях производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) и вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и соответствуют его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.
6. Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при ее наличии).
Фамилия, имя, отчество (при его наличии) (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.
Образование, специальность и квалификация указываются на основании документов об образовании.
7. В разделе «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.
8. Записи о наименовании должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации.
9. Если за время работы работника изменится наименование работодателя, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 раздела «Сведения о работе» указывается основание изменения наименования (дата и номер справки о государственной регистрации (перерегистрации) юридического лица или удостоверение личности физического лица — работодателя).
10. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:
1) о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;
2) о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;
3) о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.
11. В случае выявления в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись.
12. Если работодатель — юридическое лицо, внесший неправильную или неточную запись, реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.
13. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве (при его наличии) и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при его наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации (при его наличии).
14. Изменение сведений о работе производится в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится следующая запись: «Запись за № ___ недействительна. Принят на должность_______» и в графе 4 раздела «Сведения о работе» повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В случае незаконного расторжения трудового договора, перевода и восстановления на прежней работе производится следующая запись: «Запись за № ______ недействительна, восстановлен на прежней должности».
При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № ____ недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 раздела «Сведения о работе» в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.
15. Сведения о трудовой деятельности исправляются в соответствии с документами, подтверждающими трудовую деятельность работника согласно статье 34 Кодекса.
16. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
17. При прекращении с работником трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя, заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при его наличии).
18. В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш между последней страницей и обложкой трудовой книжки.
Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
19. По желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя по месту работы. Порядок хранения трудовых книжек определяется работодателем самостоятельно.
20. Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам.
При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
21. В случае смерти работника трудовая книжка выдается его родственникам под роспись или высылается почтой по их требованию.
Трудовые книжки, не полученные работниками при прекращении трудового договора либо его ближайшими родственниками, в случае смерти работника хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.

Трудовая книжка является главным документом, регулирующим вопросы труда у работника. Если Вы потеряли данный документ или он пришел в негодность, необходимо обратиться в соответствующее ведомство для получения дубликата. Многие граждане понятия не имеют, как восстановить трудовую книжку, в связи с чем просто покупают новую. Это неправильный подход, ведь этот документ содержит комплексную информацию о вашем трудовом стаже, следовательно, влияет на будущую пенсию. Когда Вы решите оформить пенсию, трудовая книжка сыграет важную роль. К тому же, при официальном устройстве на работу без данного документа обойтись не получится.

Чтобы избежать возможных проблем в будущем в случае утраты трудовой книжки ее нужно восстановить. Проблем данная процедура не предусматривает. Если документ был утерян работодателем, то этим вопросом должен заниматься он. Другое дело, если Вы лично потеряли или испортили трудовую книжку. В таком случае нужно обратиться к последнему работодателю, в пенсионный фонд или государственный архив. Также получить дубликат трудовой книжки можно в многофункциональном центре по месту жительства (МФЦ). В рамках этого обзора мы расскажем, как восстановить трудовую книжку в любой из этих структур и что для этого потребуется.

• Важно

• Если трудовой стаж больше 15 лет, в архиве могут отсутствовать сведения за столь поздний период, вследствие чего в трудовой книжке будут восстановлены не все записи.

Что нужно для восстановления трудовой книжки

Перед тем, как восстановить трудовую книжку необходимо заранее уточнить, какие документы требуются для этой процедуры. В принципе, требования будут минимальными. Список требуемых документов будет одинаковым независимо от того, где именно Вы будете восстанавливать трудовую книжку. Восстановить трудовую книжку бесплатно можно в МФЦ или ПФР.

Для восстановления трудовой книжки потребуются следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС;
• Пустая трудовая книжка;
• Ксерокопия старой трудовой книжки (при наличии);
• Заявление о восстановлении трудовой книжки.

Как видите, список документов минимальный. Главное, заранее купите пустую трудовую книжку, в которую впоследствии будут внесены старые записи. Что касается подачи заявления в установленной форме, то соответствующий бланк Вам предоставят по месту обращения за дубликатом трудовой книжки. Как отмечалось ранее, это может быть пенсионный фонд, МФЦ и ПФР. Также допускается восстановление трудовой книжки через суд, но это слишком сложный вариант, требующий участия юристов, поэтому его мы рассматривать не будем.

Как восстановить трудовую книжку в МФЦ

Многие граждане привыкли обращаться в МФЦ с целью получения той или иной государственной или муниципальной услуги. Многофункциональные центры предоставляют населению довольно большой спектр услуг, среди которых есть и возможность восстановления трудовой книжки. Для многих будет удобен именно этот вариант. Если Вы относитесь к числу таких людей, рекомендуем предварительно произвести запись в МФЦ. Дубликат трудовой книжки в многофункциональном центре выдается бесплатно. Последовательность действий приведена ниже.

Чтобы восстановить трудовую книжку через МФЦ выполните следующие действия:

1. Обратитесь в ближайшее отделение МФЦ;
2. Сообщите сотруднику о своем намерении получить дубликат трудовой книжки;
3. Заполните заявление установленного образца (бланк предоставит сотрудник МФЦ);
4. Дождитесь SMS с уведомлением о готовности документа;
5. Заберите дубликат трудовой книжки в МФЦ.

Многофункциональный центр выступает в качестве посредника и направляет запрос в государственный архив. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве. Что касается срока изготовления дубликата, то он зависит от различных факторов. Приблизительную дату Вам сообщит сотрудник МФЦ. В среднем данная процедура занимает две недели.

Восстановление трудовой книжки через ПФР

Вы можете подать заявление о восстановлении трудовой книжки в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Через 10 дней с момента подачи соответствующего заявления ПФР предоставит Вам справку о трудовом стаже, периодах и местах работы. Запись в пенсионный фонд через интернет позволит избежать очередей. Из документов при себе необходимо иметь только паспорт и СНИЛС. Услуга предоставляется бесплатно. Последовательность действий будет такой же, как и при обращении в МФЦ. Правда, в этом случае результат будет готов быстрее.

Чтобы восстановить трудовую книжку через ПФР выполните следующие действия:

• Обратитесь в территориальное отделение Пенсионного фонда России;
• Сообщите сотруднику о своем намерении получить дубликат трудовой книжки;
• Заполните заявление установленного образца (бланк предоставит сотрудник ПФР);
• Через 10 рабочих дней явитесь в пенсионный фонд за дубликатом трудовой книжки.

Учтите, что пенсионный фонд сможет предоставить Вам справку о трудовом стаже, периодах и местах работы только в том случае, если эти сведения подавались работодателем. Услуга предоставляется бесплатно. Потратиться придется только на новую трудовую книжку.

Восстановление трудовой книжки через государственный архив

Согласно действующему законодательству о делопроизводстве, каждая организация должна иметь свой архив. В нем хранится различная документация, в том числе и сведения о трудовой деятельности сотрудников. Если предприятие ликвидируется, документы по личному составу передаются в государственный архив. Следовательно, если последняя организация, в которой Вы официально работали прекратила свое существование, Вы можете восстановить трудовую книжку через государственный архив. Таковой имеется в каждом городе или районном центре. Узнать точный адрес можно в справочнике или в интернете. Также Вы можете обратиться в ближайшее отделение МФЦ с паспортом, подать заявление установленного образца и они сами передадут Ваш запрос в государственный архив. Как восстановить трудовую книжку через МФЦ мы подробно рассказали выше.

Возможно ли восстановить трудовую книжку через интернет

Современный человек привык получать различные услуги, в том числе и государственные через интернет. Ни для кого не секрет, что сейчас каждый человек может зарегистрироваться на портале госуслуги и получить доступ к множеству государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Вследствие этого многих интересует, как восстановить трудовую книжку через госуслуги. К сожалению, пока такой возможности на портале госуслуг нет. Вы можете узнать трудовой стаж через госуслуги, пенсионные баллы и т.д., но получить дубликат трудовой книжки у вас не получится. На текущий момент восстановить трудовую книжку через интернет нельзя. Хотя, нельзя исключать, что в ближайшем будущем подобная возможность появится.

Метки :

Как восстановить трудовую книжку работника

Восстановление трудовой книжки после утери — это процедура, алгоритм которой выглядит просто: 1) оформить дубликат; 2) внести в него известные сведения. Но обстоятельства утраты или порчи могут быть разными, в зависимости от них меняется и последовательность действий.

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Изначальный документ восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить стаж. Трудовой кодекс в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

• потерять сам работник;
• потерять отдел кадров организации;
• потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
• привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу.
Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

Генеральному директору

ООО «Пример»

И.И.Иванову

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Заявление

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

15 сентября 2020 года

Подпись /В.К.Антропов/

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящимся в организации (приказам, распоряжениям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

«Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней».

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно. Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он может только подтвердить уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.