Содержание
В каких отпусках это возможно?
Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его письменного согласия.
Но даже при наличии экстренных обстоятельств, нельзя прерывать отпуск следующих работников:
- которые ещё не достигли своего совершеннолетия;
- трудящихся на вредных или опасных производствах;
- беременных.
Работодатель имеет право прервать только очередной отпуск своего сотрудника.
Ежегодный очередной
Каждый сотрудник имеет право отгулять 28 календарных дней в году.
Но при возникновении некоторых обстоятельств, наниматель может оформить сотруднику отзыв и направить его в командировку.
Не получив письменного согласия этого подчинённого, работодатель не имеет права совершать такие кадровые действия.
Учебный
В ст. 173 сказано, что если работник обучается в ВУЗе или в учебных учреждениях среднего профессионального или специального образования, то он имеет право на учебный отпуск.
Не влияет на порядок предоставления такого отпуска то, как работник поступил на учёбу – самостоятельно или по направлению работодателя.
Учебный отпуск предоставляется на такое количество дней, какое требуется основанием – будь то сессия или защита дипломной работы. Но его максимальная продолжительность оговорена в ст. 173 ТК РФ.
Учебный отпуск – это целевой отпуск, и брать его или не брать – это желание работника.
В ст. 125 ТК РФ говорится о том, что отозвать работодатель может только из очередного отпуска. Поэтому прервать учебный отпуск по инициативе работодателя, даже если сотрудник согласен, нельзя.
Как оформляется командировка на личном автомобиле-2016? Читайте в нашей статье.
Не платят зарплату 2 месяца — куда обращаться? Узнайте .
По беременности и родам
Декретный отпуск предоставляется женщине при достижении определённого срока беременности. Он делится на 2 периода:до и после родов.
Закон запрещает направление беременной женщины в командировку.
Поэтому работодатель не может отозвать женщину из отпуска до её родов.
По уходу за ребенком
Женщину, которая имеет ребёнка в возрасте до 3-ёх лет отправить в командировку сотрудника из отпуска по уходу за ним можно, получив от сотрудницы письменное согласие, и при отсутствии медицинских противопоказаний.
Но сначала женщина должна письменно ознакомиться со своим правом отказаться от служебной поездки.
За свой счёт
Работник может взять отпуск без сохранения своего заработка при наличии уважительных причин.
Согласно ст. 125 ТК РФ, отозвать из такого отпуска работодатель своего работника не может, даже если тот готов прервать отдых и приступить к своим трудовым обязанностям.
Как оформить командировку во время отпуска правильно?
Чтобы не быть оштрафованным по ст. 5. 27 КоАП РФ, работодатель должен правильно оформить отзыв сотрудника из отпуска, правильно оформить саму командировку во время отпуска, а также правильно рассчитать отпускные и суточные.
Документы
Обычно оформление отзыва сотрудника из отпуска начинается с того, что руководитель служебного подразделения подаёт на имя руководителя служебную записку, в которой указывает производственную необходимость отзыва сотрудника.
Пример:
Пример служебной записки на отзыв сотрудника
Затем нужно предложить работнику прервать отпуск.
Закон не обязывает делать это письменно, но лучше, во избежание трудовых споров, оформить предложение в письменном виде.
Пример такого обращения:
Пример уведомления
Если сотрудник согласен, то он должен поставить на предложении свою подпись и написать «согласен». Если же он не желает прерывать свой отпуск, то он ставит свою подпись и пишет «не согласен».
Кроме того, сотрудник может направить работодателю заявление о переносе дней отпуска.
Пример:
Пример согласия сотрудника с переносом дней
Как только работник согласится, работодатель должен издать приказ об отзыве сотрудника.
В приказе нужно обязательно указать:
- причину прерывания отпуска;
- дату, с которой сотрудник отзывается из отпуска, и дату окончания отзыва;
- продолжительность (в днях) командировки;
- что делать с освободившимися днями отпуска.
Пример приказа:
Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.
Когда приказ будет готов и подписан, нужно оформить документы на командировку:
- служебное задание;
- приказ о направлении данного сотрудника в служебную поездку;
- командировочное удостоверение.
Учет в табеле
После издания приказа необходимо нужно внести изменения в уже утверждённый график отпусков.
После этого следует внести изменение в личную карточку данного работника.
Все произошедшие изменения относительно ежегодного отпуска, отражаются в разд. VIII «Отпуск» личной карточки данного работника. Отзыв также следует зафиксировать. А в табеле необходимо поставить К – код командировки.
За этот день сотруднику нужно выплатить средний заработок.
Какие часы считаются ночными при оплате труда? Читайте об этом на нашем сайте.
Как оформить командировку за свой счет? Узнайте .
Как получить алименты с черной зарплаты? Смотрите .
Оплата
Когда сотрудник уходит в отпуск, работодатель должен выплатить ему компенсацию. Сумма отпускных также зависит и от количества дней, которые сотрудник будет «гулять».
Но когда оформляется отзыв, часть отпускных за дни командировки работник должен вернуть обратно работодателю. Так как работник выходит на работу, он имеет право рассчитывать на заработную плату.
Так как он уезжает в командировку, он должен получать средний заработок и суточные.
Размер суточных регулируется самостоятельно работодателем. Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ.
Размер суточных может быть указан в коллективном договоре или в приказе руководителя.
Но не облагаются налогом суточные в следующем размере:
- 700 рублей в день при служебных поездках по России;
- 2 500 рублей в день при загранпоездках.
Суточные должны быть выплачены за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также время в пути до места назначения.
Возврат отпускных
Отпускные сотруднику должны быть выплачены за 3 дня до начала его отдыха. Но, если происходит отзыв из отпуска, то деньги за эти должны быть возвращены работодателю.
Но удерживать из заработной платы сотрудника эти деньги, работодатель не имеет права.
Он может письменно договориться с сотрудником:
- чтобы он вернул деньги в кассу предприятия;
- чтобы оформить эту сумму как аванс под будущую заработную плату;
- произвести удержание отпускных из заработной платы этого сотрудника.
Работник должен дать своё согласие на любое удержание из его зарплаты.
Пример:
Электрик П.Н. Федорцов, работающий в ООО «ДОМ», ушёл в отпуск с 15. 07. 2019 года на 14 календарных дней. В соседнем городе на электростанции произошла авария, и своих «рабочих рук» у них не хватило. Начальник позвонил Федорцову, и попросил прервать отпуск с 20. 07, и срезу же уехать в командировку для ликвидации последствий аварии на электростанции. Инженер согласился на оформление отзыва и последующую командировку. Получается, что он отгулял только 5 дней, так как 20. 07 он уже уехал в командировку.
Для расчёта его отпускных средний заработок составил 1 842, 6 рублей.
Таким образом, на руки он получил 25 796, 4 рублей. (1 842, 6 * 14). У данного сотрудника ещё осталось 9 дней от отпуска, он решил их использовать с 01. 09. 2019 года.
Т. к. работник отгулял только 5 дней отпуска, на руки он должен был получить 9 213 рублей (1 842, 6 * 5). Следовательно, 16 583, 4 рубля (25 796, 4 – 9 213) он должен вернуть в кассу или по-другому договориться с работодателем.
Оформить отъезд сотрудника в командировку при отзыве его из отпуска нужно правильно с кадровой точки зрения.
При нарушении правил оформления кадровых документов работодатель может быть подвергнут административной ответственности.
Вопрос: В связи с неоднозначной позицией Минфина России просим пояснить, нужно ли удержать НДФЛ и исчислить страховые взносы на стоимость обратного билета, если сотрудник возвращается из места командировки после проведения отпуска. Если это необходимо, то имеет ли значение продолжительность отдыха?
Ответ:
= НДФЛ.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсаций, связанных, в частности, с исполнением трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
В соответствии с ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Работодатель должен возместить работнику расходы на проезд (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения о служебных командировках) к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории иностранных государств) и обратно.
Руководствуясь приведенными выше нормами трудового законодательства, аудитор отмечает, что в состав командировочных расходов включается оплата проезда сотрудника именно к месту командировки (и обратно) и в сроки командировки. Если поездка осуществляется в период после проведения отпуска, то его оплата не может быть квалифицирована как командировочные расходы.
Официальные разъяснения контролирующих органов содержат аналогичное мнение. А именно, если дата, указанная в билете, не совпадает с датой окончания командировки, то стоимость билета признается натуральным доходом работника, который облагается НДФЛ (ст. 211 НК РФ). При этом, по мнению Минфина России, экономическая выгода возникает только в том случае, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании. Например, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте проведения командировки. Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата обратной дороги, по мнению финансового ведомства, не приводит к возникновению у него экономической выгоды (см. Письма Минфина России от 30.07.2014 N 03-04-06/37503, 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 2), от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221 (п. 1), от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329 (п. 1), от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 1), от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111).
Однако ранее в большинстве разъяснений контролирующие органы не принимали во внимание срок задержки в месте командировки, поскольку компенсация расходов на проезд в таком случае не связана со служебной командировкой, а производится в интересах работника. Поэтому стоимость проезда, оплаченная работодателем за сотрудника, облагается НДФЛ (Письма Минфина России от 22.09.2009 N 03-04-06-01/244, от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 27.02.2009 N 20-14/3/017619@).
Так же обращаем внимание на судебное решение, в котором суд разъяснил, что при служебной командировке, определенной ст. 166 ТК РФ, обязательным условием является выполнение работы в определенный срок, после окончания которого работник обязан вернуться на свое рабочее место (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 28.02.2012 N Ф03-335/2012 по делу N А59-2422/2011). В рассматриваемом случае работник, не возвращаясь из служебной командировки к постоянному месту работы, воспользовался своим правом на получение отпуска. Однако отпуск не продляет время командировки и, соответственно, не дает права работнику в период отпуска на получение государственных гарантий, предусмотренных при командировке, в частности, на оплату проезда из места проведения отпуска (даже совпадающего с местом командирования) к месту жительства.
На основании изложенного выше, можно сделать вывод, что если период командировки не совпадает с датами в билете, то оплата поездки вне срока командировки квалифицируется натуральным доходом и возникает обязанность по удержанию НДФЛ, так как оплата билета не может быть признана командировочными расходами. При этом, период задержки значения не имеет. В противном случае следует быть готовыми к решению вопроса в спорном порядке.
В Вашем случае сотрудник отбыл в командировку (в г. Санкт-Петербург) 25 января 2015 года, сроком до 28 января 2015г. С 29 января по 1 февраля ему был предоставлен оплачиваемый отпуск. Возврат из г. Санкт-Петербург имел место 30 января, то есть в период нахождения в отпуске.
Таким образом, в Вашем случае, в части оплаты стоимости проезда из г. Санкт-Петербург в г. Кемерово не подлежит отнесению к командировочным расходам, а значит, облагается НДФЛ.
= Страховые взносы.
В соответствии с п.2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ не подлежат обложению, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работника до места командировки и обратно.
Однако, в случае когда работник остался в месте командировки для проведения ежегодного оплачиваемого отпуска, то оплата обратного билета рассматривается как оплата проезда работника из места проведения отпуска к месту работы. Исключение таких сумм из базы для начисления страховых взносов законодательством не предусмотрено. При этом оплата обратного проезда является выплатой, производимой в рамках трудовых отношений. Следовательно, такая выплата облагается страховыми взносами.
Официальных разъяснений и судебной практики по данному вопросу не установлено.
Таким образом, оплата стоимости проезда из г. Санкт-Петербург в г. Кемерово облагается страховыми взносами.
Отпуск в месте командировки
В письме от 11.05.2018 № БС-4-11/8968 ФНС России высказала свою позицию по вопросу обложения страховыми взносами оплаты стоимости проезда из места командирования, если работник остался там для проведения отпуска.
Перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, приведен в ст. 422 НК РФ. В пункте 2 этой нормы сказано, что при оплате организациями расходов на командировки работников не подлежат обложению фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В комментируемом письме специалисты ФНС России разъяснили, что в случае, когда работник после выполнения служебного поручения остается в месте командирования для проведения отпуска, днем окончания командировки следует считать последний день перед отпуском. В такой ситуации оплата обратного билета рассматривается как оплата проезда работника из места проведения отпуска к месту работы. Налоговый кодекс не содержит норм об исключении таких сумм из базы для начисления страховых взносов. Поэтому оплата обратного проезда из места командировки после проведения отпуска является объектом обложения страховыми взносами как выплата, производимая в рамках трудовых отношений.
Отметим, что вывод налоговиков относительно квалификации оплаты проезда в рассматриваемой ситуации соответствует позиции Минфина России. Специалисты финансового ведомства тоже считают, что когда работник остается в месте командирования для проведения отпуска, днем окончания командировки является последний день перед отпуском. И если организация оплачивает обратную дорогу, она компенсирует работнику возвращение его из места отпуска, а не из служебной командировки. В связи с этим такая компенсация не учитывается в расходах по налогу на прибыль (письмо от 30.01.2017 № 03-03-06/1/4364) и облагается НДФЛ (письмо от 13.06.2017 № 03-03-РЗ/36418).
