Командировки в 2018 году

Содержание

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.
Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.
Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.

Как оформить авансовый отчет

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2019–2020 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.
Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.
За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.
Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.
Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.
Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.
Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.

Как заполнить авансовый отчет в рублях

Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.
Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.

На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.
Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.
Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.
Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сведения о сумме текущего аванса;
  • общую сумму полученных и израсходованных денег;
  • сумму остатка либо перерасхода;
  • информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.
Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.
***
Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.

Авансовый отчет по форме АО-1 2017-2018 года: скачайте бесплатные бланки и образцы заполнения в Excel, Word, PDF

Кадровые документы организации

Справочники

  • Подбор кодов ОКВЭД
  • Справочник КБК (кодов бюджетной классификации) на 2017-2018 год
  • Налог на прибыль организаций
  • ОСНО – общая система налогообложения
  • УСН – упрощенная система налогообложения
  • ЕНВД – единый налог на вмененный доход
  • Калькулятор НДС онлайн

Первичные документы

  • Выставить счет онлайн
  • Агентский отчет
  • Счет на оплату
  • Счет-фактура
  • Акт выполненных работ (оказанных услуг)
  • Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т)
  • Товарная накладная ТОРГ-12 2018-2019 года
  • Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3)
  • Акт о приемке выполненных работ (форма КС-2)
  • Бланк товарного чека
  • Объявление на взнос наличными
  • Путевой лист автомобиля
  • АО-1. Авансовый отчет
  • Платежное поручение
  • Универсальный передаточный документ – новая форма УПД 2018 года и образец заполнения
  • Приходный кассовый ордер по форме КО-1 2017-2018 года
  • Расходный кассовый ордер (РКО)
  • Форма акта списания товаров (ТОРГ-16) в 2018-2019 году
  • Счет в валюте
  • Акт сверки взаиморасчетов

Типовые формы договоров

  • Счет-договор
  • Договор денежного займа с процентами
  • Договор займа без процентов
  • Договор займа между юридическими лицами
  • Договор купли-продажи в розничной торговле
  • Договор купли-продажи земельного участка
  • Договор купли-продажи недвижимости
  • Договор купли-продажи товара
  • Договор купли-продажи транспортного средства
  • Договор оказания услуг
  • Договор подряда
  • Договор поставки товаров
  • Договор складского хранения
  • Коллективный договор
  • Предварительный договор аренды нежилого помещения
  • Трудовой договор с работником
  • Договор транспортной экспедиции
  • Прайс-лист онлайн

Финансовые отчеты

  • Отчет о движении денежных средств
  • Отчет о финансовых результатах

Бухгалтерские отчеты

  • Налоговая декларация для индивидуального предпринимателя на УСН
  • Налоговая декларация по форме 6-НДФЛ в 2018-2019 году
  • Сведения о застрахованных лицах
  • Бухгалтерский баланс
  • Декларация на прибыль организации
  • Декларация на добавленную стоимость
  • Единая (упрощенная) налоговая декларация ОСНО
  • Сведения о застрахованных лицах СЗВ-М 2019 — бланки и образцы заполнения

Бланки и формы доверенностей

  • Доверенность на получение товара (товарно-материальных ценностей) – форма М-2/М-2а в 2017-2018 году
  • Доверенность на получение почты – форма в 2017-2018 году
  • Доверенность на получение груза – форма М-2/М-2а в 2017-2018 году
  • Доверенность на получение документов в 2017-2018 году

Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?

Правила оформления авансовых отчетов в 2018 году — какими они будут? Мы расскажем о том, как, кому, когда заполнять авансовые отчеты и какими нормами следует при этом руководствоваться.

Что из себя представляет авансовый отчет?

Как оформить авансовый отчет в 2018 году с учетом последних изменений?

Итоги

Что из себя представляет авансовый отчет?

Авансовым отчетом называют документ, подтверждающий расходование выданных работнику средств, потраченных им на нужды предприятия (или ИП). В нем подотчетник указывает:

  • полученную сумму;
  • цели, на которые она взята;
  • расходы, на которые потрачена;
  • оставшуюся или перерасходованную сумму.

В качестве подтверждения осуществленных трат к отчету прикладывают первичные документы по каждой расходной хозоперации.

Унифицированный вариант форм отчета под названием «АО-1», утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, с 2013 года перестал быть обязательным. А потому вы можете утвердить собственный бланк, главное — предусмотреть в нем все реквизиты, упомянутые в ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Но даже несмотря на такую возможность, многие продолжают работать на бланке АО-1, поскольку он привычен и удобен.

Скачать бланк АО-1 можно .

Как оформить авансовый отчет в 2018 году с учетом последних изменений?

Правила, по которым оформляют авансовые отчеты, приведены:

  • в указании Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (его часто еще называют положением о командировках);
  • законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
  • вышеуказанном постановлении Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 (его нормы сегодня стоит рассматривать в качестве рекомендаций).

Правила, установленные этими нормативно-правовыми актами (НПА), представим в таблице:

Вопросы по заполнению авансового отчета

Ответы

Нормы НПА

Сколько нужно экземпляров отчета?

Один

Абз. 2 указаний к постановлению № 55

В какие сроки оформляется отчет?

3 рабочих дня, отсчитываемых от даты:

  • когда закончился срок, на который выдавались авансовые деньги;
  • когда подотчетник вышел на работу после болезни или отпуска;
  • когда он вернулся из командировки

Абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У

В какой форме составляют отчет?

В бумажной или электронной

П. 1 ст. закона № 402-ФЗ

Чья обязанность оформить отчет — подотчетника или бухгалтера?

Подотчетника

Абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У

Бухгалтера и подотчетника

Абз. 2 указаний к постановлению № 55

Как показать истраченные суммы?

В отчет вносят перечень подтверждающей первички и соответствующие суммы трат. Документы — приложения к авансовому отчету нумеруют в той же последовательности, в которой они занесены в отчет

Абз. 4 указаний к постановлению № 55

Что должен сделать бухгалтер?

  • Проверить, правильно ли заполнен отчет.
  • Указать принятые суммы и счета бухучета, соответствующие принятым расходам

Абз. 5 указаний к постановлению № 55, абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У

Кем утверждается отчет?

Руководителем или уполномоченным работником

Абз. 7 указаний к постановлению № 55

Руководителем

Абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У

Разрешается ли использовать электронную подпись?

Разрешается, но она должна быть у всех подписантов отчета

Ст. 6 закона 63-ФЗ

Посмотреть, как оформляется авансовый отчет, можно .

Что касается новшеств, то непосредственно по заполнению авансового отчета их нет. Однако с 19.08.2017 обновились правила выдачи подотчетных денег и оформления кассовых бланков (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У).

Подробности — в статьях:

  • «Изменения в порядке ведения кассовых операций»;
  • «Новые правила работы с подотчетниками».

Итоги

В 2018 году авансовые отчеты будем оформлять по тем же правилам, что и раньше — никаких законодательных новшеств в этом вопросе не появилось. Однако в середине 2017 года несколько поменялся порядок ведения кассовых операций, что повлияет и на работу с подотчетниками в 2018 году.

Ведение журнала учета командировок остается на усмотрение организации

Сотрудника организации направляют в командировку. Кадровый специалист сомневается, какие документы нужно оформить. Дело в том, что это первая командировка в компании за несколько лет, и многое могло измениться. Один из вопросов, возникших у кадровика, касается журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки. В 2019 году обязателен он для заполнения или нет? Наши специалисты подскажут ответ на этот вопрос.

Обязателен только приказ

Несколько лет назад, направляя сотрудника в командировку, нужно было составлять множество разнообразных документов. В том числе, подготовить служебное задание, командировочное удостоверение и сделать запись в журнал учета работников. Однако с 8 января 2015 года заполнение данных документов перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). В настоящее время использование этих форм остается целиком на усмотрение организации (подробнее об этом см., «Командировка оформляем документы 2019»).

Служебная командировка должна быть оформлена приказом (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2017)»).

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

  • некоторых работников в командировку направлять нельзя (подробнее об этом см., «Для некоторых работников командировки запрещены»);
  • нужно получить согласие работника, имеющего семейные обязанности (подробнее об этом см., «Берем согласие на командировку у женщины с ребенком до 3 лет (образец)»).

Журнал заполняют по желанию

Итак, с 2015 года заполнять журнал учета работников, выбывающих в командировки, необязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н). Однако, если компании удобно продолжать применять данный документ, то это можно делать добровольно.

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, компания должна компенсировать:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы».

Использовать можно как форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н, так и произвольно разработанный компанией бланк.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Исключения

Ссылка на законодательство

Беременные

Исключений нет

статья 259 ТК РФ

Несовершеннолетние

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов «падает» на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например, питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
  • заполнить авансовый отчет;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

У любой компании может рано или поздно возникнуть необходимость направить сотрудника в служебную командировку*.

*В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.

При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор.

На сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.

Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.

Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же — не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ.

И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия.

Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией.

Этому вопросу посвящена 24 глава Трудового кодекса.

В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение:

  • места работы (должности),
  • среднего заработка,

а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями ст.167 ТК РФ.

В статье будут рассмотрены нормы действующего законодательства, регламентирующего порядок оформления и учета хозяйственных операций, связанных с направлением сотрудников в служебные командировки.

ТРЕБОВАНИЯ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА К ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК

В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • расходы на провоз багажа,
  • расходы по оплате услуг связи,
  • расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных.

Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749).

В соответствии с п.6 Постановления №749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке:

  • дата приезда в пункт (пункты) назначения,
  • дата выезда из него (из них),

за исключением следующих случаев:

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.15 Постановления №749).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

В случае, если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

В настоящий момент для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:

1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения данных документов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

3. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения удостоверений составляет 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

4. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения служебных заданий и отчетов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

СРОКИ КОМАНДИРОВКИ

В соответствии с п.4 Постановления №749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом, днем выезда в командировку считается дата отправления:

  • поезда,
  • самолета,
  • автобуса,
  • другого транспортного средства

от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

ОПЛАТА СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКОЙ

В соответствии с п.10 Постановления №749, при направлении сотрудника в командировку, ему выдается денежный аванс на оплату расходов:

  • по проезду,
  • найму жилого помещения,
  • суточных.

При этом, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая (п.11 Постановления №749):

  • выходные и нерабочие праздничные дни,
  • дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути).

Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах.

В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.

Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.

В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны.

Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.

Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

  1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
  2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
  3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п.18 Постановления №749).

Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:

  • возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
  • выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п.26 Постановления №749):

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а так же — произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

  • командировочное удостоверение,
  • о найме жилого помещения,
  • подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
  • об иных расходах, связанных с командировкой;
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным организацией.

Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, связанные с командировками.

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

— чек контрольно-кассовой техники;

— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

— подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

— или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Обратите внимание:Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:»В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»

Оформление командировки в 2018 году — изменения и образец приказа

Законодателем РФ в последнее время было внесено ряд изменений, которые имеют отношения к командировкам сотрудников. С 2017 года все документы составляются с этими корректировками. Их нужно учесть, чтобы не допустить ошибок при оформлении и налогообложении.

Командировка в 2018 году — инструкция для бухгалтера

Работодатель часто практикует командировки в компании. Сотрудник бухгалтерии должен знать, какие документы представляются командированным сотрудником по возвращении и как правильно отразить все затраты. С 2017 года изменился порядок налогообложения. Поэтому прежде чем заполнять что-либо, повторно прочтите закон и основные положения.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году?

Общее правила с 08.01.2015 года гласит, что в оформлении служебного задания и командировочного удостоверения нет необходимости. Но в компании могут быть внутренние нормативные акты, которые активно действуют. В них может быть сказано, что поездка должна быть оформлена только на основании этих документов. Об этом гласит Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 8 и 22. Решение об этом должен принять руководитель. Если оно будет положительное, то при отправке сотрудника в поездку эти документы должны быть составлены работодателем в обязательном порядке. Но многие компании от этого отказались. Поэтому с 2017 года оформление и оплата производится без этих стандартных официальных бумаг.

Командировка на 1 день — оформление

Правила составления документации однодневной служебной поездки во многом схожи с другими видами командировки. Приказ издается в любом случае, даже если поездка однодневная. Используйте следующие формы для оформления:

  • N-T9 — используется в том случае, если сотрудник отправляется один;
  • N-T9a — применяется тогда, когда в нее назначаются несколько сотрудников.

Работодатель или руководитель отделения обязан подписать задание для поездки и его отчет о выполнении. Краткий отчет о проделанной работе оформляется после прибытия работника. Этот документ предварительно согласовывается с директором компании, в которой работает командированный сотрудник.

В командировку на личном автомобиле 2018 — как оформить

Сотрудник имеет право отправиться до точки назначения на своем транспортном средстве. Предварительно согласовывается с работодателем соглашение о дополнительных денежных средствах, которые понадобятся на автомобиль в исключительно служебных целях. Размер компенсации выплачивается в соответствии с соглашением. Варианты оплаты могут быть различными:

  • Сумма компенсации включает в себя дополнительные расходы на горючее;
  • Расходы на топливо оплачиваются дополнительно по предварительно подтвержденным документам.

Как оформить зарубежную командировку в 2018 году?

Трудовой кодекс по сегодняшний день считается основным положением, в соответствии с которым оформляется командировка как внутри страны, так и за границу. Оформление поездки заграницу не включает никаких трудностей. Список официальных бумаг от кадровой службы стандартный. В него входит служебное задание и приказ. Стоит отметить, что служебное задание теперь не обязательный документ. Окончательные сроки подтверждают билеты, а также дополнительные отметки в заграничном паспорте сотрудника на таможне.

Документы для командировки в 2018 году

Документальное оформление командировки в этом году не требует предоставления удостоверения о служебной поездке в обязательном порядке. Компания его может оформить, если в этом есть необходимость. Внутренние нормативные акты организации могут обязывать директора подразделения или кадровую службу это делать. Подобное удостоверение — это документ, который подтверждает срок прибытия сотрудника в поездку. Прописывается не только дата прибытия, но и дата отъезда. Поэтому все зависит исключительно от компании.

Приказ — важный документ, без которого отправить работника вы не имеете право. Служебное задание — это дополнительный документ, которого с 2015 года составлять не обязательно. Все зависит от конкретной организации

Как оформить приказ на командировку?

Основная цель служебной поездки — решить задачу, которая была поставлена руководителем. Приказ на служебную поездку оформляется только на сотрудника, который работает по трудовому договору. Если на него не был оформлен договор, он не должен проходить по представленным выше документам. От решения руководителя зависит, будет ли отправлен сотрудник или нет. До 2016 года на основании приказа оформлялось удостоверение и служебное задание. Однако с первого января оформляется исключительно приказ. Без него самопроизвольная может быть оценена как прогул. Оформление приказа на поездку осуществляется согласно образцу.

Образец приказа

Обязательно ли оформление служебного задания на командировку?

В служебном задании, как правило, отражаются данные, которые указываются в приказе о направлении в поездку. Цель и порученное задание — в кратком варианте. Как было отмечено выше, служебное задание в 2018 году не является обязательным документом при направлении работника. Однако это та официальная бумага, в которой отражается основная цель. Поэтому его целесообразно было бы оформить.

Как оформить командировку в 2019 году: инструкция с образцами документов

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Кого нельзя направить в командировку

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

  • Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
  • Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
  • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

К ним относятся:

  • Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
  • Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
  • Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
  • Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
  • Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

  • Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
  • Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

  • Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
  • Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
  • Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
  • Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Внимание! Закрепить применение данных документов можно, например, в положении о командировках сотрудников.

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера

Шаг 1. Составить приказ на командировку

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

Шаг 2. Выдать деньги подотчет

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.

Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

  • Личные данные о работнике;
  • Наименование компании, в которую он отбывает;
  • Название населенного пункта;
  • Даты отбытия и прибытия;
  • Отметка о получении отчета бухгалтерией.

Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

  • Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
  • Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
  • Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
  • Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
  • Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
  • Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)

Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.

По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.

Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:

  • Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
  • Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
  • Правильность написания авансового отчета.

Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.

Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

  • Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
  • На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
  • Оформить приказ о направлении в командировку.
  • Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

В. П. Кузнецова

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации» № 5/2015

Какая поездка работника считается командировкой? Какие документы необходимо оформить для направления в служебную поездку? В каких случаях и как уведомить работника о праве отказаться от командировки? Нужно ли оформлять служебное задание и командировочное удостоверение?

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Обратите внимание!

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

  • отец, воспитывающий детей без матери;
  • опекун (попечитель) несовершеннолетних;
  • мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работник, имеющий ребенка-инвалида;
  • работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки. Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»

(ООО «Апрель»)

Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью

от 15.04.2015 А. И. Пономаревой

Уважаемая Анна Ивановна!

Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».

Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет.

Директор Иванов В. П. Иванов

Согласна на командировку. С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена.

Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015

Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например: «О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого-то числа)».

3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами – приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291).

К сведению

Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.

До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.

После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.

К сведению

Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.

Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19):

  • в течение 75 лет – если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • в течение пяти лет – если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным. Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет.

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

(ООО «Весна»)

Приказ № 31

о направлении работника в командировку

14 апреля 2015 г. г. Самара

Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г. Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г. с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков.

Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлен. Иванов, 14.04.2015

4. Выдаем аванс. Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Отметим, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).

5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.

Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.

Обратите внимание!

Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.

6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», так и форму табеля, разработанную самостоятельно.

На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.

7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно – основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

К сведению

Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.

Типичные нарушения

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

  • направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
  • не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  • требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
  • не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  • не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП).

Подведем итог

После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось – отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку. Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов – согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., – а также храните документы в установленном порядке.

Фактически это форма КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *