Подпись за руководителя косая черта: какой документ не подписывается директором?

Содержание

А если подписант временно отсутствует?
Если должность руководителя вакантна
Оценочный тест для бухгалтера
Из истории вопроса.
- Как же быть, если она уже есть в документе?
Тот же вопрос в счетах-фактурах.
Особенности подписания документов в организации
- «Финансовая газета», 2010, N 22
Подписываем документ: что, где и как

А если подписант временно отсутствует?

Вот что говорят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица:

Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.

Фрагмент документа
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:

проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в этом случае делать с проектом, но очевидно, что его придется переделать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;
заметим, что запрет на проставление косой черты или дописывания предлога «За» относится не только к федеральным органам исполнительной власти, но и входит во многие отраслевые инструкции по делопроизводству, например, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.

Варианты оформления замещения руководителя

Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.

От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.

При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.

Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.

На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.

С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.

Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.

При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».

Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:

в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
приказ:
- оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
- это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
Приказ нужен в обязательном порядке при любом способе передачи полномочий, в нем конкретизируется их состав. А вот условия оплаты за замещение лучше отражать в отдельном приказе, чтобы не будоражить воображение его читателей. Хотя и состав полномочий, если они передаются дублеру целиком без корректировок, можно не перечислять в приказе, а сделать ссылку на другой документ, где они есть, например, на «Положение о генеральном директоре Общества»;
доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.

При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при оформлении договоров).

Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так актуально, то «топам» лучше подстраховаться.

Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:

выяснить точно, какой способ замещения выбран;
раздобыть копию приказа;
если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.

Тогда вы сможете:

понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
правильно оформить его подпись на документе;
подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.

Так как же оформить подпись?..

Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.

Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:

Пример 3

Подпись исполняющего обязанности

Подпись временно исполняющего обязанности

Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности руководителя – это временное совмещение.

Пример 5

Подпись дублера с «родной» должностью

Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):

Пример 6

Подпись с указанием основания подписания документа данным лицом на внутреннем документе

В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.

Если замещение было осуществлено путем временного перевода, то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим образом:

Пример 7

Подпись при временном переводе на вышестоящую должность

При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи указывается его обычная должность:

Пример 8

Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

Пример 9

Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

Обратите внимание: в Примерах 1–9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.

Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.

…и гриф утверждения?

Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают только действительно неотложные проекты документов.

Можно ли использовать факсимиле?

Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не воспользоваться?

Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да – факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:

Фрагмент документа
Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение – в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.

В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или уполномоченного должностного лица).

Пример 10

Фрагмент гражданско-правового договора, дающий возможность использовать факсимиле

Пример 11

Фрагмент гражданско-правового договора, дающий возможность использовать определенные факсимиле на определенных документах

Если подписант указывается в тексте документа

Будьте внимательны – есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.

Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):

Пример 12

Преамбула и подпись на договоре (если есть возможность изменить подписанта в проекте документа)

Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать аналогичные договоры.

Когда нет возможности перепечатать проект документа

Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и вписывать рядом новые?

Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).

Фрагмент документа
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.

Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа – см. «!» в Примере 13, в данном случае приложение копии доверенности к договору обязательно):

Пример 13

Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)

Если должность руководителя вакантна

Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?

Мнение
Наталья Комова, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.

Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.

Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.

Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова – «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.

Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 Разъяснений 1965 года указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям. Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.

Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об обратном переводе его на прежнюю должность.

Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.

Кожанова Евгения — специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель? Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Договор подписал заместитель

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Работа над ошибками

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.

Оценочный тест для бухгалтера

Написать эксперту! Наталья Пырикова 12 ноября 2014 Эксперт по точечному и массовому подбору персонала, HR-manager. Индивидуальный Предприниматель, Freelance Написать эксперту!

Предлагаю вашему вниманию тест на проф. пригодность для позиции «Бухгалтер». После его выполнения можно легко понять насколько кандидат обладает объемом знаний по специальности. Тест является закрытым и содержит 24 вопроса. Для проверки результатов также прилагаю ключи.

1) Когда составляется первичный документ?
1. Непосредственно перед осуществлением хозяйственной операции.
2. Во время осуществления хозяйственной операции.
3. Во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения.
2) Является ли дата и место составления первичного документа его обязательными реквизитами?
1. Да.
2. Нет.
3. Не для всех документов (указать исключения).
3) Какой первичный документ подтверждает факт сдачи выручки в банк сотрудником компании?
1. Банковская выписка со штампом банка и подписью работника банка.
2. Квитанция на внесение денежных средств с подписью кассира и бухгалтера банка, заверенная штампом банка.
3. Расходный кассовый ордер с подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия.
4) Какой документ не подписывается директором компании?
1. Расходный кассовый ордер.
2. Платежная ведомость.
3. Авансовый отчет.
4. Приходный кассовый ордер.
5) Ответственность за правильность ведения операций с наличными денежными средствами в компании согласно нормативным документам несет:
1. Руководитель предприятия.
2. Кассир.
3. Главный бухгалтер.
6) В каком документе утверждены формы и системы оплаты труда, которые можно применять в компании?
1. Трудовой договор.
2. Коллективный договор.
3. Штатное расписание.
7) Учитываются ли при расчете средней заработной платы для начисления отпускных суммы выплаченных доплат за работу в праздничные дни и премии?
1. Премии учитываются, а доплаты за работу в праздничные дни — нет.
2. Учитываются и премии, и доплаты за работу в праздничные дни.
3. Доплаты за работу в праздничные дни учитываются, а премии — нет.
8) В конце года предприятие выплатило всем своим работникам денежное вознаграждение (13-ю зарплату). Имеет ли право предприятие включать данный вид затрат в состав валовых доходов?
1. Да, поскольку этот вид затрат включается в фонд заработной платы.
2. Да, при условии, что эти затраты предусмотрены в коллективном договоре.
3. Нет, поскольку вознаграждение не включается в фонд заработной платы.
9) Сотрудник предприятия не использовал свой ежегодный отпуск за 2003 год. В апреле 2006 года он написал на имя директора заявление с просьбой выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Должна ли компания удовлетворить такую просьбу?
1. Нет, поскольку компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается лишь при увольнении.
2. Предприятие обязано выплатить денежную компенсацию, если работник не использовал ежегодный отпуск.
3. Не может, поскольку работнику законодательно установлен ежегодный отпуск, и предприятие не имеет права его не дать.
4. Только часть неиспользованного отпуска может быть заменена денежной компенсацией, но при условии, что продолжительность ежегодного и дополнительного отпусков составляет не менее 24 календарных дней.
10) Предприятие «Омега» составило с банком «Гранит» договор на расчетно-кассовое обслуживание. Являются ли данные услуги объектом обложения НДС?
1. Да.
2. Нет.

11) Может ли предприятие по собственному желанию зарегистрировать себя плательщиком НДС, при условии, что размер операций по продаже товаров (работ, услуг), которые облагаются НДС, менее 3 600 необлагаемых минимумов доходов населения?
1. Да.
2. Нет.
12) Какое календарное число является датой возникновения налогового кредита для заказчика строительства, если указанное строительство осуществляется согласно долгосрочному договору?
1. Дата окончания всего строительства или его этапа, определенного в договоре.
2. Дата увеличения валовых затрат заказчика долгосрочного контракта.

13. Прямые затраты — это:
1. Совокупность экономически однородных затрат.
2. Затраты, которые могут быть отнесены непосредственно к конкретному объекту затрат целевым образом.
14) Затраты на охрану труда, технику безопасности на производственном предприятии включаются в состав:
1. Административных затрат.
2. Общепроизводственных затрат.
3. Других операционных затрат.
15) Фактическая производственная себестоимость выпущенной продукции отображается в бухгалтерском учете следующей проводкой:
1. Дт 91 — Кт 23.
2. Дт 90 — Кт 26.
3.Дт 26 — Кт 23.
16) Доходы от реализации готовой продукции отображаются в учете:
1. В момент получения денег за эту продукцию или при ее отгрузке.
2. Только в момент получения денег за эту продукцию.
3. Только в момент отгрузки данной продукции покупателю со списанием ее стоимости с баланса компании
17) Порядок и методику калькуляции себестоимости разрабатывает:
1. Минфин.
2. ГНАУ.
3. Предприятие самостоятельно.
18) Включается ли в валовые затраты безнадежная дебиторская задолженность, которая ранее не была отнесена на валовые затраты, если срок ее возникновения — менее трех лет?
1. Да, включается какая-либо сомнительная дебиторская задолженность.
2. Нет, не включается.
3. Да, включатся, в том случае если принятые меры не дали позитивного результата.
19) Если обязательства (в виде кредиторской задолженности) не подлежат погашению, то в бухгалтерском учете его сумма:
1. Списывается с баланса с одновременным отображением затрат.
2. Списывается с баланса с одновременным отображением доходов.
3. Списывается с баланса, но не влияет на финансовый результат.
20) В каких случаях участник общества с ограниченной ответственностью может передать третей стороне свою часть уставного фонда?
1. При согласии других сторон участников общества.
2. Если учредитель не выполняет своих обязанностей перед обществом.
3. При согласии других участников общества и полном внесении должных средств участником.
21) Предприятием был приобретен 29 июня 2006 года объект основных средств и введен в эксплуатацию 7 июля 2006 года. Когда начинается начисление амортизации по такому объекту в бухгалтерском и налоговом учете?
1.В бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1 августа 2006 года, а в налоговом — с 1 октября 2006 года
2.В бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1 июля 2006 года, а в налоговом — с 1 августа 2006 года
22) Как проверить данные строки 035 «Отчет о финансовых результатах» графы 3?
1.Данные строки 010 минус данные строк 015, 020, 025, 030 «Отчета о 2.финансовых результатах»
3.Данные строки 010 минус данные строк 020, 025, 030 «Отчета о финансовых результатах»
4.Данные строки 010 минус данные строк 015, 020, 025, 030 «Отчета о финансовых результатах»
23) Какая операция предшествует составлению годовой финансовой отчетности?
1. Выплата дивидендов акционерам из прибыли, полученной за отчетный период.
2. Выплата задолженности по заработной плате.
3. Проведение инвентаризации.
24) В какой из форм финансовой отчетности отображается дебиторская задолженность покупателей за реализованные товары (работы, услуги)?
1.В балансе.
2.В отчете о финансовых результатах.
3.В отчете о собственном капитале.

№ вопроса и правильный ответ:

1(3) 2(1) 3(2) 4(4) 5(1) 6(2) 7(2) 8(2) 9(4) 10(2) 11(1) 12(2) 13(2) 14(2) 15(3) 16(3) 17(3) 18(3) 19(2) 20(3) 21(1) 22(1) 23(3) 24(1)
Количество правильных ответов более 80% свидетельствует о том, что кандидат обладает достаточным объемом знаний по специальности.
При количестве правильных ответов в пределах 50–80% кандидат, скорее всего, является «узким специалистом», на предыдущем месте, вероятно, вел одно направление работы; ему потребуется дополнительное обучение.
Менее 50% правильных ответов — свидетельство недостаточного уровня знаний; следует провести дополнительное тестирование.

>Документооборот: косая черта перед подписью.

Из истории вопроса.

Такая традиция с косой чертой перед подписью существует уже давно и находится, как бы, вне рамок правового регулирования. В 1988 году Главархивом СССР по этому вопросу было определено, что если должное лицо отсутствует, а требуется его подпись на документ, то эти обязательства может на себя взять заместитель. При этом должна быть указана фактическая должность лица, которое ставит подпись. Должна в обязательном порядке присутствовать расшифровка Фамилии, Имени и Отчества подписывающего этот документ. Исправления возможно вносить чернилами или машинописным набором текста с расшифровкой или уточнением занимаемой должности: «и.о., зам». Исключены варианты с использованием предлога «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности подписывающего (приказ от 25.05.88 № 33).

Кроме того, сегодня действует определенный стандарт оформления документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Как же быть, если она уже есть в документе?

Тот же вопрос в счетах-фактурах.

И еще один из наиболее затрагиваемых вопросов по оформлению документов – это подпись руководителя на счете-фактуре (п.6 ст.169 НК РФ).

Как же быть, если к Вам поступает счет-фактура, в которой упомянутым в самом начале способом стоит подпись руководителя с косой чертой перед подписью? В отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики России считают, такая косая черта не сможет быть препятствием и приведет к отказу в выдаче НДС.

Так же необходимо проверить на соответствие требованиям налогового законодательства остальных условий, которые относятся к оформлению подписи. П.6 статьи 186 Налогового Кодекса Российской Федерации говорится, что подписывать счет-фактуру имеет право любое уполномоченное лицо. Поэтому вообще не имеет смысла ставить подпись с использованием пресловутой косой чертой. Достаточно полномочия передать приказом по организации или с помощью доверенности от имени организации.

Стандартами реквизитов самого бланка предусмотрено, что подпись на нем может ставить руководитель. Однако, Минифин разъяснил, что в случае, если подпись ставит не руководитель, то указывать его должность не обязательно. Достаточно того факта, что был приказ по организации и в нем зафиксирована передача данных полномочий. Но расшифровка подписи в этом случае, как Вы понимаете, необходима (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Но и если будет указана должность подписывающего, так же не будет считаться ошибкой для документа (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

Особенности подписания документов в организации

«Финансовая газета», 2010, N 22

В организации существуют два основных должностных лица, имеющих право подписи всех документов общества, которые получают свои права на основании федерального законодательства: генеральный директор и главный бухгалтер.

Статус генерального директора определен ГК РФ и Федеральными законами от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ред. от 27.12.2009) и от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ред. от 27.12.2009). Генеральный директор представляет интересы организации и без доверенности действует от ее имени на основании устава, — это лицо, которое отвечает за текущую деятельность организации, следит за соответствием ее деятельности требованиям закона. Именно генеральный директор выдает доверенности другим лицам, представляющим организацию и подписывающим документы от имени организации.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации.

Генеральный директор отвечает за всю деятельность компании, главный бухгалтер — за правильное отражение этой деятельности в финансовых документах общества. Оба подписанта подтверждают своей подписью различные документы и исполняют разные управленческие роли. Их подписи можно условно разделить на следующие категории в зависимости от последствий, которые несут подписываемые документы:

1) правоустанавливающая (обязывающая) подпись — подпись, в результате которой возникают или изменяются обязательства организации перед третьими лицами и государством (гражданско-правовые договоры, акты приема услуг (работ), правила внутреннего трудового распорядка, приказы и распоряжения, налоговые расчеты и декларации);

2) подпись, подтверждающая законность, — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа закону и (или) локальным актам компании (налоговая отчетность, бухгалтерская отчетность, авансовый отчет);

3) информационная подпись — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа фактам хозяйственной деятельности организации (зарплатные ведомости, справка 2-НДФЛ, счета-фактуры).

Генеральный директор как основное лицо компании обладает подписями всех трех категорий: он и фиксирует законность документа, и возлагает на компанию обязанности, и подписывает документы, отражающие факты хозяйственной деятельности.

Главный бухгалтер подписывает документы, варьирующиеся по 2-й и 3-й категориям: он удостоверяет законность и соответствие документов фактам финансово-хозяйственной деятельности. Никаких прав и обязанностей подпись главного бухгалтера на компанию возложить не может, если только он не получил такое полномочие от генерального директора по доверенности.

Все остальные подписанты компании получают права выступать от имени компании только лишь при предоставлении таких полномочий генеральным директором.

Предоставление права подписи в организации осуществляется путем делегирования полномочий на основании доверенности и приказа.

В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие одним лицом другому лицу представительства интересов перед третьими лицами. В организации единственным лицом, имеющим право выдавать доверенность, является генеральный директор. С помощью доверенности генеральный директор может передать часть своих полномочий как сотруднику компании, так и лицу, который сотрудником не является. При этом передача полномочий лицам, которые не являются сотрудниками организации, является скорее исключением, чем правилом.

Доверенность, несомненно, является более удобным инструментом для делегирования полномочий, нежели приказ. В доверенности можно четко прописать все полномочия, указав для идентификации лишь паспортные данные поверенного. Как правило, доверенность используется в случаях, когда управленческие роли в организации исполняют юридические лица (управляющая компания, специализированная организация). К приказу, применяемому только в отношении сотрудников, необходимо дополнительно прилагать приказ о приеме на работу этого сотрудника с указанием должности, а в некоторых случаях — еще и должностную инструкцию сотрудника. На практике, если подписант взаимодействует с государственными органами и третьими лицами, нередко используют два способа делегирования одновременно: подписи передаются на основании приказа о предоставлении полномочий и одновременно выдается доверенность, где эти полномочия перечисляются.

Следует учитывать, что в некоторых случаях одной доверенности недостаточно, если законом прямо предусмотрено, что право на подписание документов утверждается генеральным директором (например, ст. 9 Закона N 129-ФЗ устанавливает, что первичные документы подписываются лицами, утвержденными руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером). Утверждение — это распорядительный акт, который выражается в исполнительно-распорядительном документе организации, приказе. Приказ распространяет свое действие только на сотрудников организации, имеющих полномочия в силу должности или распоряжений генерального директора.

Делегирование подписей каждой категории имеет разные последствия, однако необходимо понимать основное правило при делегировании полномочий: ответственным лицом за все действия, возникшие на основании подписанных документов, будет доверитель — генеральный директор, если только подписывающее лицо не является в силу закона должностным лицом. Под должностными лицами КоАП РФ понимает руководителей организации, а также работников организации, выполняющих организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции (ст. 2.4). Соответственно, при привлечении компании к административной ответственности отвечать будет прежде всего генеральный директор, а затем уже иные должностные лица, которые отвечают перед законом в силу должности и полномочий (главный бухгалтер, инспектор по кадрам).

Следует также обратить внимание на то, что субъектами, исполняющими управленческие роли, могут быть как физические, так и юридические лица. Исполнительным органом вместо генерального директора может быть назначена управляющая компания, и главным лицом, имеющим право подписи, в этом случае будет выступать генеральный директор управляющей компании.

Ведение бухгалтерского учета может осуществляться специализированной организацией. В этом случае подписантом документов, подтверждающих законность хозяйственных операций, будет являться генеральный директор специализированной организации. В случае если управленческие функции осуществляют юридические лица, процесс делегирования полномочий усложняется, персональная ответственность будет возлагаться на сотрудников управляющей компании и специализированной организации, а в некоторых случаях — на сотрудников управляемого общества.

Рассмотрим возможность и последствия делегирования полномочий в зависимости от категории подписи.

Правоустанавливающая (обязывающая) подпись используется в нескольких областях правоотношений: гражданско-правовой (договоры, акты, накладные), трудовой (трудовые договоры, кадровые документы) и налоговой (налоговая отчетность).

Если документы возникают в связи с гражданско-правовыми отношениями, то подпись может делегироваться генеральным директором любым лицам. Например, для подписания договора генеральный директор может уполномочить любое лицо путем выдачи ему доверенности. Ответственность, которая возникает при подписании «обязывающих» документов в гражданско-правовой сфере, касается компании, а не исполнительного органа, который либо сам подписывает, либо выдает доверенность. Если уполномоченное лицо подписало документы, возлагающие на компанию обязательства, от имени компании, то это означает, что компания вступила в правоотношения и будет эти обязательства выполнять.

В налоговых правоотношениях основным субъектом является организация. Поэтому при подписании налоговой отчетности отвечать за исполнение обязательства (уплату налога) будет организация-налогоплательщик, а не подписант, хотя на него может быть возложена административная и даже уголовная ответственность.

При возникновении трудовых правоотношений между компанией и работником подписант может нести административную ответственность. Например, при подписании трудового договора, пункты которого противоречат ТК РФ, ответственность за нарушение законодательства понесут должностные лица компании (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подпись, подтверждающая законность, всегда касается публичных правоотношений, отношений компании с государством, а также подписанта с государством. В случае выявления в документах сведений, противоречащих закону, компания может быть привлечена к административной и налоговой ответственности, а ее руководитель — к административной и уголовной ответственности. Например, подписание таможенной декларации, содержащей недостоверные сведения о товаре, грозит компании штрафом от 100 000 до 300 000 руб., а также штрафом для должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб. (п. 3 ст. 16.2 КоАП РФ).

Следует очень осторожно относиться к передаче подписи, подтверждающей законность документа, уполномоченным лицам. Как правило, делегирование такой подписи происходит на основании приказа и доверенности, где перечисляются полномочия. Например, при отсутствии генерального директора издается приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подписание бухгалтерской отчетности, а затем сотруднику выдается доверенность на право подписи бухгалтерской отчетности.

Необходимо также отметить, что для генерального директора все последствия подписания таких документов будут носить персональный характер наравне с другими должностными лицами.

Информационная подпись — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа фактам хозяйственной деятельности организации, существования гражданских, трудовых, имущественных и иных правоотношений (справка 2-НДФЛ, выписка из трудовой книжки, подтверждение верности копии, справка о стоимости имущества). Делегирование информационной подписи разгружает генерального директора, поскольку объем информационных документов в компании может быть очень большим и, как правило, делегирование происходит в отношении сотрудников. Последствия подписания таких документов самые незначительные для подписанта: в худшем случае документы с его подписью не примут к рассмотрению. Однако никакой ответственности за содержание документа на подписанта не возлагается.

Данные категории не всегда определяются однозначно. Существуют подписи, которые можно причислить к разным категориям (например, подпись на налоговой отчетности). Со стороны генерального директора подпись фиксирует обязательство компании перед государством по уплате налога в бюджет, а также законность исчисления налога.

Подпись на счете-фактуре также имеет двойное содержание. Счет-фактура — документ, который обособлен в налоговом учете, он не является первичным документом, т.е. не подтверждает факт хозяйственной операции, его предназначение — возложить обязанность на покупателя уплатить НДС продавцу. Поэтому подпись на счете-фактуре обязывает, но не саму организацию, а покупателя, и в то же время подпись на нем является информационной, поскольку отражает факт хозяйственной деятельности (расчетов по НДС). Осуществление и оформление данного вида расчетов имеет важное значение для обеих сторон, продавца и покупателя, так как контролируется государством на основании НК РФ.

Особого внимания требует рассмотрение отдельных документов, которые подписываются от имени организации.

Бухгалтерская отчетность подписывается генеральным директором и главным бухгалтером.

Генеральный директор наравне с главным бухгалтером своей подписью подтверждает соответствие отражения хозяйственных операций закону и достоверность информации о состоянии имущества и обязательств. Делегирование подписи генерального директора для подписания бухгалтерской отчетности возможно только на основании приказа сотрудникам компании (заместителям), которые имеют данное полномочие в силу должности, с одновременной выдачей доверенности на подписание бухгалтерской отчетности. При этом, если бухгалтерскую отчетность подпишет не генеральный директор, а другой сотрудник, именно генеральный директор будет нести ответственность за ее законность совместно с подписавшим ее сотрудником. Передача права подписи, подтверждающей законность, не освобождает генерального директора от ответственности.

Следует обратить внимание на то, что бухгалтерскую отчетность от имени руководителя не может подписать любое лицо только на основании доверенности (лицо, не работающее в компании). Поэтому даже при заключении договора о бухгалтерском обслуживании со специализированной организацией руководитель и сотрудники специализированной организации не могут подписаться вместо генерального директора, они могут поставить свою подпись только вместо главного бухгалтера.

Налоговая отчетность может подписываться генеральным директором и главным бухгалтером либо уполномоченным представителем. Подпись генерального директора налагает на организацию обязательство уплатить налоги, удостоверяет правильность исчисления налогов, подтверждает факт совершения хозяйственных операций в отчетном периоде. Подпись главного бухгалтера удостоверяет правильность исчисления налога и соответствие хозяйственной операции закону. Если отчетность подписывается уполномоченным представителем, действующим на основании доверенности, то одновременно подписью налагается обязательство уплатить налог, а также подтверждается соблюдение налогового законодательства. Однако уполномоченный представитель не несет никакой ответственности за законность и правильность расчета налога. В п. 7 Постановления Президиума ВАС РФ от 28.02.2001 N 5 разъяснено, что субъектом налогового правоотношения является сам налогоплательщик независимо от того, участвует ли он лично в этом правоотношении либо через законного или уполномоченного представителя. Поэтому при решении вопроса о привлечении налогоплательщика к ответственности за то или иное нарушение законодательства о налогах и сборах действия (бездействие) его представителя расцениваются как действия (бездействие) самого налогоплательщика (организации) (Письмо Минфина России от 20.10.2005 N 03-02-07/1-274, Письма УФНС России по г. Москве от 25.05.2007 N 20-12/049059 и от 23.09.2005 N 28-10/67686).

Гражданско-правовые договоры подписываются генеральным директором на основании закона или уполномоченным представителем на основании доверенности. Подписант, проставляя свою подпись, приобретает для компании права и возлагает на нее обязанности и не несет гражданской ответственности на основании подписанных договоров. ГК РФ лишь в одном случае определяет, когда такая ответственность может наступить: когда подписант по доверенности не имел полномочия действовать от имени компании либо вышел за пределы полномочий, такая сделка признается совершенной в интересах поверенного, если только компания не одобрит сделку (ст. 183 ГК РФ).

Следует всегда помнить, что подпись в организации (юридическом лице) — не просто виза на документе, это объем ответственности подписанта. Юридическое лицо действует через своих представителей, приобретает права, возлагает на себя обязанности, ведет хозяйственную деятельность и несет ответственность. Роль каждого подписывающего лица должна четко пониматься как организацией в лице генерального директора, так и самим участником — подписывающим лицом. В процессе деятельности компании переплетаются разные области права, при этом ответственность подписывающего лица возможна вплоть до уголовной. Поэтому следует особое внимание уделять оценке подписываемых документов, возможности делегирования полномочий, а также оценивать последствия такого делегирования. При этом не следует забывать, что делегирование полномочий не избавляет генерального директора от персональной ответственности, он отвечает за всю деятельность организации в силу своей должности. Лишь в определенных случаях одновременно с ним возможно привлечение к ответственности иных должностных лиц организации.

Подписываем документ: что, где и как

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 мая 2015 г.

Содержание журнала № 11 за 2015 г.На вопросы отвечала Н.В. Цыбина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Каждый факт хозяйственной жизни организации сопровождается документом: накладной, письмом, приказом или платежкой… Но не всегда понятно, кто ставит подпись в таких документах. Ответим на несколько вопросов по этой теме.

Главбух ушла в декрет? Передайте ЭЦП замещающему сотруднику

З.А. Климова, г. Пермь

Главный бухгалтер ушла в декретный отпуск. Вместо нее «Клиент-Банк» сейчас ведет ее заместитель. Может ли он использовать электронно-цифровую подпись главного? Нужно ли переделывать ЭЦП на нового человека или можно «передать» ЭЦП, оформив какой-нибудь документ?

: Замещающий сотрудник может пользоваться ЭЦП главного бухгалтера. Для этого необходимоп. 1 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ):

<или>включить пункт о «передаче» ЭЦП в приказ о передаче заместителю полномочий на время декретного отпуска главного бухгалтера;
<или>издать отдельный приказ о «передаче» ЭЦП заместителю главного бухгалтера.

При этом ответственность при использовании ЭЦП главбуха будет нести уже заместитель.

Директор может передоверить право подписывать доверенности на получение ТМЦ другому лицу

О. Анишина, г. Суздаль

Наш директор собирается в отпуск. Все документы по приобретению и реализации товара (счета-фактуры, накладные, доверенности на получение ТМЦ) за него будут подписывать другие сотрудники. Достаточно ли указать на это в приказе?

: Счета-фактуры подписываются руководителем либо уполномоченными на то приказом или доверенностью лицамип. 6 ст. 169 НК РФ. Так что если за директора счета-фактуры подписывать будет другой сотрудник, то право подписи можно передать доверенностью или приказомп. 6 ст. 169 НК РФ.

В типовой накладной как при продаже, так и при покупке ТМЦ подпись руководителя не нужна — в ней расписываются материально-ответственные лица. Но если ваш директор все же подписывал эту первичку, то перед отпуском ему достаточно издать приказ о назначении лиц, ответственных за отгрузку и прием товарап. 6 ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 14 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Доверенность от организации может быть выписана только ее руководителем или другим лицом, уполномоченным учредительными документами действовать от лица организации без доверенности, то есть лицами, сведения о которых внесены в ЕГРЮЛ организацииабз. 3 п. 1 ст. 53 ГК РФ; ст. 27 НК РФ. Поэтому удобнее всего, если директор заранее подпишет необходимые доверенности на получение ТМЦ на период своего отсутствияУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Или он может передоверить это право кому-то, выписав доверенность на право подписания доверенностей на получение ТМЦп. 3 ст. 29 НК РФ; пп. 1, 3, 7 ст. 187 ГК РФ.

Главбух может утверждать авансовый отчет

М.И. Солнцева, г. Сочи

Может ли главный бухгалтер подписать авансовый отчет вместо руководителя?

: Да, может.

В авансовом отчете руководитель ставит свою подпись под словами «Утверждаю отчет в сумме…», тем самым подтверждая, что расходы по авансовому отчету — как говорится, на благо организации. Так что если директор решил доверить эту миссию главбуху, то нужно оформить:

<или>приказ о делегировании полномочий на утверждение авансовых отчетов;
<или>доверенностьп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Договоры, подписанные квалифицированной ЭЦП, имеют юридическую силу

Добронравова Мария

Надо ли договоры, заключенные на Портале поставщиков, распечатывать и заверять печатью организации и подписями руководителей? Или достаточно того, что они заверены ЭЦП?

: Ставить «живые» подписи и печать на договоре, заключенном на Портале поставщиков, необязательно. Такие электронные договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной цифровой подписьюпп. 1, 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ. Договор, подписанный квалифицированной ЭЦП, признается равнозначным договору на бумажном носителе, подписанному «живой» подписью и заверенному печатью.

Однако если между вами и вашим контрагентом был заключен договор с условием, что вы обменяетесь бумажными версиями договора и заверите их печатями и подписями, то это условие вам необходимо будет соблюстип. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Не все юрлица могут возложить обязанности главбуха на руководителя

В.В. Кирилюк, генеральный директор фирмы

Главный бухгалтер уволился, и его функции исполняет штатный бухгалтер, но без права подписи. Брать нового главбуха организация не планирует. Можно ли, имея в штатном расписании единицу главного бухгалтера, возложить руководство бухгалтерией на генерального директора? И как это правильно сделать?

: Да, это возможно, но только если ваша организация относится к малому или среднему бизнесу и не входит в перечень из ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в него включены, например, организации, отчетность которых подлежит обязательному аудиту)ч. 2, 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ.

У вас есть два варианта, как возложить руководство бухгалтерией на директора.

ВАРИАНТ 1. Совмещение должностей. Для этого с гендиректором заключается допсоглашение к трудовому договору с указанием выполняемых обязанностей и размера доплаты за совмещениестатьи 60, 60.2, 151 ТК РФ. И издается приказ в свободной форме с формулировкой «…принимаю исполнение обязанностей по должности главного бухгалтера на себя…»ст. 60.2 ТК РФ.

ВАРИАНТ 2. Внутреннее совместительство. В этом случае составляется отдельный трудовой договор с гендиректором c указанием продолжительности рабочего времени и порядка расчета денежного вознаграждения за совместительствоч. 1 ст. 60.1, ч. 1 ст. 282 ТК РФ. После чего издается приказ на внутреннее совместительство по стандартной форме № Т-1 (или по самостоятельно разработанной форме)Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Если предприниматель «один за всех», то в графе «Главный бухгалтер» ТОРГ-12 он расписывается сам

Владислав, предприниматель

Я индивидуальный предприниматель, учет веду сам, без бухгалтера. Должен ли я расписываться в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной?

: Если вы сами ведете учет, то в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной ТОРГ-12 должна стоять ваша подписьМетодические рекомендации, утв. Письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5; ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Главбух доверенности не подписывает

Наташа Ерошина, г. Балаково, Саратовская обл.

В нашей организации сотрудникам были выданы доверенности на подписание первичных документов сроком на 1 год. В момент выписки и заверения доверенностей произошла смена главного бухгалтера. Должен ли новый бухгалтер завизировать эти доверенности?

: Нет. Доверенность выдается руководителем организации или другим лицом, уполномоченным на то учредительными документамиабз. 3 п. 1 ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ. А значит, подпись главного бухгалтера на таких доверенностях ставить не нужно.

Факсимиле на финансовых документах не ставим

Н.О. Трофимова, г. Челябинск

У генерального директора есть факсимиле. На каких документах можно ставить факсимиле на законных основаниях — доверенностях, кассовой книге, счетах-фактурах, платежках, ведомостях, письмах, договорах, декларациях?

: Факсимильную печать нельзя ставить на следующих документах:

доверенностяхп. 4 ст. 185.1 ГК РФ;
банковских документах (платежках, ордерах на сдачу наличных)п. 2.3 Положения ЦБ от 19.06.2012 № 383-П;
расчетных, платежных и расчетно-платежных ведомостяхПостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
кадровых документах (приказах, трудовых книжках, трудовых договорах)ст. 67 ТК РФ; п. 2.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225;
декларацияхабз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126;
кассовой книге и РКОп. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У;
счетах-фактурахПостановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11; п. 6 ст. 169 НК РФ; Письмо Минфина от 01.06.2010 № 03-07-09/33;
договорах, подлежащих госрегистрации (например, договоре купли-продажи недвижимости)п. 2 ст. 434, ст. 550, п. 1 ст. 551, п. 2 ст. 160 ГК РФ; п. 1 ст. 17, п. 5 ст. 18 Закона от 21.07.97 № 122-ФЗ; Постановление ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009.

То есть получается, что факсимиле можно использовать при обмене документами (письмами, актами, счетами на оплату, спецификациями и пр.) между вами и вашим бизнес-партнером в рамках заключенного с ним договорап. 2 ст. 160 ГК РФ. Но только в том случае, если с этим контрагентом вы подписали «живой» подписьюПостановление 17 ААС от 14.03.2011 № 17АП-1327/2011-ГК:

<или>договор, предусматривающий возможность применения клише-печати;
<или>соглашение об использовании факсимиле.

Указание в документах «и. о. руководителя» недопустимо

А.П. Чернецкий, г. Дубна, Московская обл.

Наш директор собрался в отпуск. Чтобы его обязанности во время отпуска исполнял другой сотрудник, директор подписал приказ о выполнении дополнительной работы в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Нужно ли временно исполняющему обязанности руководителя сотруднику при подписании кадровых и первичных документов указывать «и. о. директора»?

: Нет, так делать нельзя.

Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов организации установлены ГОСТомГОСТ Р 6.30-2003 ; ОК 011-93. И хотя он и носит рекомендательный характер, его можно применять при оформлении документов. В нем указано, что при заполнении реквизита «Подпись» в документах нужно указывать, в частности, наименование должности лица, подписавшего документп. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 . В вашем случае должность директора остается за отдыхающим в отпуске руководителем, а его обязанности исполняет другой сотрудник организациип. 60.2 ТК РФ. При этом основная должность замещающего сотрудника не меняется. И именно ее он должен указать при заполнении реквизитов «Наименование должности» в кадровых, первичных и прочих управленческих документах организации.

Например, на время отпуска директора ООО «Символ» его полномочия были переданы замещающему его главному инженеру О.Р. Иванову. Во всех управленческих документах строка, в которой предусмотрена подпись руководителя, будет выглядеть так:

Главный инженер ООО «Символ» должность

подпись

Иванов О.Р. ф. и. о

И не забудьте вот что. По общему правилу именно руководитель организации является ее законным представителем, то есть может без доверенности представлять интересы организации в налоговых, трудовых и гражданско-правовых правоотношенияхп. 1 ст. 27 НК РФ; ст. 33 ТК РФ; п. 1 ст. 53 ГК РФ. Чтобы на время его отпуска передать эти полномочия (или их часть) другому работнику, надо оформить на замещающего работника доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами (госорганами, компаниями и физическими лицами)пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ; п. 1 ст. 182 ГК РФ.

Косая черта перед подписью