Содержание
- Когда и куда сдается 6-НДФЛ
- Когда сдавать 6-НДФЛ
- Куда сдается 6-НДФЛ организациями
- Куда сдают 6-НДФЛ ИП
- Куда сдавать 6 НДФЛ по обособленному подразделению при закрытии и открытии
- Обособленные подразделения в 6 НДФЛ
- Правила сдачи отчетности
- Действия при открытии обособленного подразделения
- Действия при закрытии обособленного подразделения
- Какую форму имеет данный отчет
- Кому необходимо отчитываться
- Сроки сдачи отчетности
- Куда надо сдавать отчет
- 6-НДФЛ — кто сдает и когда
- Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
- Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
- 6-НДФЛ: сроки сдачи
- Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
- Сдача 6-НДФЛ в 2020 году (нюансы)
- Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
- Итоги
Когда и куда сдается 6-НДФЛ
Актуально на: 9 августа 2016 г.
Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, (форма 6-НДФЛ) (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) сдается налоговыми агентами с 2016 года. О том, когда и куда представлять отчет 6-НДФЛ, расскажем в нашей консультации.
Когда сдавать 6-НДФЛ
Расчет по форме 6-НДФЛ c 2016 года сдается нарастающим итогом за 1-ый квартал, полугодие и 9 месяцев не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, а за год — не позднее 1 апреля следующего года (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ):
Отчетный период | Срок представления формы 6-НДФЛ |
---|---|
1-ый квартал | 30 апреля |
полугодие | 31 июля |
9 месяцев | 31 октября |
год | 1 апреля |
При этом если последний день срока представления Расчета приходится на выходной или нерабочий праздничный день, день сдачи отодвигается на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Чтобы не пропустить сроки сдачи Расчета и других форм налоговой и бухгалтерской отчетности, можно воспользоваться нашим Календарем бухгалтера.
Куда сдается 6-НДФЛ организациями
Расчет представляется организацией в налоговую инспекцию по месту своего учета (абз. 1 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Если у организации есть обособленное подразделение, то в отношении работников этого подразделения, а также физлиц по договорам ГПХ, заключенным с этим подразделением, форма 6-НДФЛ подается организацией по месту учета этого обособленного подразделения (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Организация, отнесенная к категории крупнейших налогоплательщиков и имеющая обособленные подразделения, сама решает в какую инспекцию представлять сведения по обособленным подразделениям – по месту их учета или по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика (абз. 5 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Куда сдают 6-НДФЛ ИП
По общему правилу индивидуальные предприниматели сдают форму 6-НДФЛ также по месту своего учета.
Однако если ИП применяют ЕНВД или ПСН, Расчет в отношении работников, занятых во вмененной или патентной деятельности, должен быть представлен по месту постановки на учет в качестве плательщика ЕНВД или ПСН соответственно (абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Куда сдавать 6 НДФЛ по обособленному подразделению при закрытии и открытии
6 НДФЛ по обособленным подразделениям сдается по тем же правилам, что и по центральной фирме. При оформлении и подготовке бланка учитывайте нюансы, о которых я расскажу ниже. Также я дам разъяснения, как сдается расчет при создании нового подразделения, его реорганизации и закрытия, увольнении, переводе штата из одной «обособки» в другую или в главную компании.
Обособленные подразделения в 6 НДФЛ
6 НДФЛ – это обязательная периодическая отчетность, представление которой предусмотрено налоговым законодательством от организаций и предпринимателей.
От обособленных подразделений требуется сдавать расчет подоходного налога в ситуациях:
-
зарплатных платежей сотрудникам, трудоустроенным на территории ОП по трудовым договорам;
-
платежей лицам, нанятым по договорам ГПХ от имени центрального офиса предприятия.
Причем достаточно единоразовой выплаты одному наемному лицу – вы обязаны отчитаться о ней.
Важно! Если за отчетный и налоговый периоды не было платежей в пользу сотрудников, то документ не подается. Нулевая форма 6 НДФЛ не практикуется.
Почему вменение касается этих обособленных подразделений: когда вы платите работнику зарплату, вы автоматически становитесь налоговым агентом, а следовательно, на вас ложится бремя исчисления, удержания и перечисления в госказну подоходного налога с платежей персоналу.
Справочно! Обязанности госагента утверждены ст.226 НК РФ, а порядок и требования подачи формы 6 НДФЛ прописаны приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
Каждое ОП представляет форму независимо от:
-
численности персонала, попадающего в отчет;
-
количества ОП центральной компании.
Важно! По общему правилу обособленное предприятие сдает 6 НДФЛ в ИФНС по своему участку, но из него есть исключения.
Несколько ОП находятся внутри одного муниципального образования
С 2020 года действует упрощенный порядок для обособленных подразделений, находящихся в одном муниципалитете, – они могут сдавать 6 НДФЛ в одну ИФНС: по месту учета одного из ОП или основной компании, если она также расположена территориально в этом муниципальном образовании. Возможность сохраняется для фирм с одним ОП. Новые правила вступили в силу благодаря письму ФНС № БС-4-11/23247 от 15.11.2019.
Справочно! Крупнейшие налогоплательщики вправе направлять 6 НДФЛ по территории одного из ОП или головной организации, учтенной как крупнейший налогоплательщик.
Чтобы воспользоваться правом на централизованный подход к сдаче отчета, необходимо подать в налоговую специальное уведомление. В нем вы выбираете ответственное ОП. В 2020-ом году можно сдать форму до конца января. А со следующего года срок для подачи уведомления – первый рабочий день после новогодних праздников.
На заметку! Уведомление сдается в одну ИФНС – выбранную для общего учета, остальные инспекции будут оповещены автоматизированно.
Сдача отчетности, если работники не увольняются, а переводятся в головной офис
Интересна ситуация, когда в вашем ОП работают сотрудники, а затем вы перевели их в основную компанию. Кто должен сдать 6 НДФЛ – обособленное подразделение или центральный офис?
Рассмотрим 4 примера, по которым дала разъяснения ФНС в письме № ГД-4-11/2828 от 14.02.2018.
Пример 1: Сотрудники столовой проработали ½ марта в ОП, а вторую часть – в головном офисе. Что происходит в бухгалтерии: зарплату за этот месяц делят между собой «обособка» и «голова» пропорционально отработанному времени, т. е. каждый начисляет и платит 50% с вытекающим отсюда начислением и удержанием НДФЛ. В итоге 6 НДФЛ подают и ОП, и основной офис. Если они расположены в одном муниципалитете, то вправе сдать отчеты в одну ИФНС. Даже если ОП на спецрежиме, например, на ЕНВД, с зарплаты персонала снимается подоходный налог и сдается документация.
Пример 2: Грузчики склада с 1 апреля переведены в головной офис торговой фирмы. ГО доплатил им часть заработка за март – больничные, отпускные. Кто учитывает этот доход в 6 НДФЛ: головной офис, показав их в месяце фактической передачи физлицам.
Пример 3: Продавщица работала в апреле в ОП и написала заявление о предоставлении отпуска с 1 мая. С 1 мая она переведена в головной офис, но отпускные ей выплатили в ОП. Кто включает этот доход в форму 6 НДФЛ: тот, кто фактически начислил и выплатил их, т. е. обособленное подразделение.
Пример 4: Бухгалтер работал в «обособке» весь I квартал. С 1 апреля он ушел в отпуск, а по возвращении 15 апреля уже перешел в центральный офис. Согласно приказу с 1 апреля проведена индексация зарплат. Кто учтет дополнительный доход в 6 НДФЛ: тот, кто фактически уплатит прибавку.
На заметку! Исходя из пояснений ФНС России можно вывести общее правило: в 6 НДФЛ включает доход и налог то подразделение компании, которая по факту уплатила лицу дополнительные платежи.
Оформление титульного листа, шифр места представления
Обособленные подразделения заполняют 6 НДФЛ точно так же, как основные офисы предприятия с разницей в нескольких реквизитах, например, ОКТМО. Требования и последовательность оформления бланка установлены приказом ФНС № ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015.
Если за период вы заплатили доход менее чем 10 работникам, то вправе сдавать 6 НДФЛ на бумажном носителе. Если у вас учтенного штата более 10 человек – ИФНС примет от вас только электронный формат, который можно сдать на флешке либо направить по ТКС.
Обратите внимание! Бланк 6 НДФЛ подается по окончании каждого квартала.
Бланк состоит из титульного листа и 2 разделов. Что важно при заполнении титульной страницы:
-
Заполните ИНН и КПП. Запишите КПП подразделения.
-
Номер корректировки – если это первый отчет за данный период, то ставится стандартные «000». Если сдаете «уточенку», то порядковый номер уточненного отчета.
-
Период – либо один из отчетных периодов, либо год. Какие коды сюда подходят: 21, 31, 33 и 34.
-
Впишите год, за который представляются данные.
-
Код инспекции – можно посмотреть на сайте ФНС.
-
Код места представления, т. е. какой плательщик сдает бланк. Распространенные коды – 214 (по месту учета), 212 (по учету ОП), 220 (по учету крупнейших плательщиков). У ИП свои коды – 120 (адрес жительства), 320 (адрес предпринимательской деятельности).
-
Название – полное либо сокращенное.
-
ОКТМО – код подразделения.
-
Номер телефона для связи.
Если пользоваться программным обеспечением типа 1С, то информация вносится автоматизированно.
Правила сдачи отчетности
Куда сдавать 6 НДФЛ по обособленному подразделению – в ИФНС по месту учета либо в выбранную по новым правилам инспекцию для всех ОП по одному коду ОКТМО.
Варианты подачи:
-
непосредственно в инспекцию – доверенным лицом по учредительным документам либо по нотариально удостоверенной доверенности иными сотрудниками;
-
по ТКС – необходимо электронная подпись.
Важно! Чтобы направлять файлы в ИФНС по онлайн-связи вам потребуется зарегистрировать усиленную квалифицированную цифровую подпись и заключить договор с оператором из реестра операторов ЭЦП.
Отчет сдается 4 раза за один год.
Таблица 1. Сроки подачи 6 НДФЛ обособленными подразделениями.
Период |
Крайний срок представления |
I квартал |
До конца апреля |
6 месяцев (он же за II квартал) |
До конца июля |
9 месяцев (он же за III квартал) |
До конца октября |
Год (он же за IV квартал) |
До 1 марта нового года |
В случае попадания на любую из указанных дат выходных и праздников, срок смещается до первого рабочего дня.
Обратите внимание! За просрочку сроков представления налоговой отчетности в НК РФ предусмотрены штрафные санкции.
Действия при открытии обособленного подразделения
Созданное ОП становится на налоговый учет по своему ОКТМО. С момента выплаты первой зарплаты и иных доходов работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор, требуется направить 6 НДФЛ по обособленному подразделению.
Если за период не было выплат в пользу персонала, то за него отчет не сдается. Например, в связи с приостановлением работ, техническими проблемами ОП закрылась на весь II квартал. Значит, за полугодие бланк не сдается. Далее фирма функционировала в штатном режиме. В годовом отчете будут суммы за первый квартал, 9 и 12 месяцев.
Куда сдавать при открытии
Куда сдавать 6 НДФЛ обособленному подразделению: в инспекцию по месту учета либо в ИФНС одного муниципалитета с другим ОП или головным офисом (если своевременно подано уведомление).
Срок для подачи 6 НДФЛ при открытии ОП такой же, как для основной фирмы – в течение месяца после истечения очередного квартала и в течение 2 месяцев после завершения года.
Пример заполнения 6 НДФЛ пр открытии ОП
Так выглядит расчет 6 НДФЛ открывшегося ОП на УСН:
Отчет заполняется таким образом независимо от спецрежима.
Учитывайте, что в отчет для ИФНС включается уплата доходов по факту, если сотрудники работают и в подразделении, и в главном офисе.
Действия при закрытии обособленного подразделения
6 НДФЛ при закрытии обособленного подразделения также подается в инспекцию. При этом важно, что случилось с персоналом ликвидированного ОП:
-
их перевели в другой офис – тогда за них будет отчитываться новое подразделение;
-
они были уволены – требуется сдать заключительный расчет по ОКТМО закрываемого ОП.
Закрыли ОП, куда сдавать 6 НДФЛ
После принятия решения о ликвидации и начала процедуры готовьте к сдаче в ИФНС все требуемые отчеты, в т.ч. 6 НДФЛ.
Срок представления при закрытии обособленного подразделения:
-
если закрылось в I квартале – до 30 апреля;
-
во II квартале – до 31 июля:
-
в III квартале – до 31 октября;
-
в IV квартале – до 1 марта.
Обратите внимание! При этом подаваемый отчет будет заключительным, периодом в таком бланке является срок от начала года и до дня ликвидации.
Расчет за ликвидированные ОП
Если не успели сдать отчетность до ликвидации ОП, то 6 НДФЛ по закрытому обособленному подразделению направляйте в инспекцию, в которой учтена головная фирма со следующими особенностями:
-
в бланке запишите КПП и ИНН основного офиса, а ОКТМО – закрывшегося ОП;
-
код реорганизации – 9 (означает ликвидацию);
-
ИНН и КПП реорганизованной организации – реквизиты ликвидированного подразделения.
Сдавать бланк требуется не позже установленных для подачи расчета сроков.
Пример заполнения 6 НДФЛ по ОП при закрытии
Так выглядит заполненный бланк с КПП ликвидированного обособленного подразделения:
Обязанность представления 6 НДФЛ от обособленного, подразделения установлена НК РФ и письмами ФНС России. С 2020-го года юрлица, имеющие ОП в одном муниципалитете, могут направить в инспекцию уведомлению и передавать все отчеты в эту ИФНС. В случае закрытия подразделения необходимо представить заключительный 6 НДФЛ по ОКТМО ликвидируемого филиала, а если не успели – по месту головного офиса.
Каждое предприятие, имеющее в своём штате наемных работников, выступает в роли налогового агента по подоходному налогу. В 2019 году они обязаны отчитываться по форме 6 НДФЛ. Кому это необходимо?
Какую форму имеет данный отчет
У отчетности по НДФЛ есть несколько принципиальных отличий от отчетов по всем другим налогам. Это:
- Совмещение разной информации – суммарной и календарной;
- в первом разделе сведения показываются нарастающим итогом с начала календарного года, а во втором разделе с поквартальной градацией.
Ориентируясь на это, можно предположить, что отчетность 6 НДФЛ – это декларация, но при более тщательном изучении – это справка. Однако, это ни то, ни другое. Согласно п. 1 ст. 80 НК РФ, это расчет налогового агента.
Кому необходимо отчитываться
Кто сдает 6 НДФЛ? Отчитываться перед ФНС по такой форме должны все субъекты экономической деятельности, имеющие официально трудоустроенных работников, то есть, выступающих в качестве налоговых агентов по НДФЛ.
Кто должен сдавать? К таковым относятся:
- Юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые зарегистрированы в России и здесь же осуществляют свою деятельность;
- подразделения иностранных предприятий, имеющие официальных статус обособленных, согласно законодательству РФ;
- обособки российских компаний.
На заметку! Периодичность сдачи – каждый квартал, сведения подаются нарастающим итогом.
Сроки сдачи отчетности
Отчетность необходимо предоставлять ежеквартально, в строго установленные сроки. За несоблюдение этих сроков и периода сдачи налогоплательщику грозит налоговая ответственность в виде штрафа.
До какого числа сдача? Предоставляется расчет 6 НДФЛ:
Куда надо сдавать отчет
В России иметь наемных работников могут как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. В зависимости от этого зависит и место сдачи отчетности.
Куда сдавать 6 НДФЛ? По общему правилу, действующему для всех субъектов экономической деятельности, сдавать налоговую отчетность, в том числе и по форме 6 НДФЛ, необходимо по месту постановки на налоговый учет.
Но есть и исключения из этого правила. Куда сдается данный отчёт? В таблице ниже представлены эти нюансы:
Место получения дохода наемными работниками | Место сдачи отчетности |
Головная организация | Предоставлять в ИФНС по месту ее учета |
Обособленное подразделение | По месту нахождения обособки |
Одновременно и в головном офисе, и в обособленном подразделении | По месту постановки на налоговый учет головной организации и в налоговую по месту нахождения обособленного подразделения |
Обособка, находящаяся вместе с головной организацией в одном муниципальном образовании, но относящееся к разным ФНС | ИФНС в налоговую по месту постановки на налоговый учет в качестве налогоплательщика |
Обособка крупного налогоплательщика | Есть выбор. Можно сдавать:
|
ИП, применяющее ЕНВД или ПСН | По месту учёта осуществления деятельности, облагаемой ЕНВД или ПСН. |
Также есть некоторые тонкости при совмещении предпринимателем 2-ух режимов – вмененного и упрощенного.
На заметку! Для дачи любого налогового отчета действует правило – сдавать отчет нужно по месту основного учета. Но так как происходит законное совмещение режимов, таких мест может быть несколько. Потому подготовить нужно несколько отчетов (как минимум 2).
Это:
- Первый отчет, который компания подает о исчисленном и уплаченном подоходном налоге по тем работникам, которые заняты в видах деятельности, переведенных на УСН, предоставляется по месту регистрации ИП, то есть, по месту жительства гражданина, зарегистрированного в качестве предпринимателя;
- второй отчет по сотрудникам, работающим в сфере применения вмененного режима налогообложения. Необходимо сдать данный отчет по месту осуществления деятельности.
Кроме того, нужно учесть тот факт, что расчет по форме 6 НДФЛ должен быть правильно заполнен. Для этого необходимо соблюсти правила:
- 1 ячейка – 1 цифра;
- для бумажного носителя надо использовать только черный или синий цвет чернил. Не допускается использование корректоров, а также наличие помарок, ошибок и зачеркиваний;
- заполнять форму 6 НДФЛ в электронном варианте можно лишь с использованием шрифта Courier New высотой 16–18 пунктов;
- юридическое лицо должно поставить печать.
Ежеквартальная сдача отчетности по форме 6 НДФЛ является обязанностью каждого налогового агента. За манкирование этой обязанностью на налогового агента накладывается штраф.
6-НДФЛ — кто сдает и когда
Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
6-НДФЛ: сроки сдачи
Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
Сдача 6-НДФЛ в 2020 году (нюансы)
Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
Итоги
Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
Форма 6-НДФЛ вошла в список обязательной отчетности по НДФЛ с 2016 года. Аналогов до этого она не имела. Ключевые особенности 6-НДФЛ таковы:
- 6-НДФЛ совмещает суммовую и календарную информацию;
- 6-НДФЛ обладает спецификой — сочетает систему наращивания данных от периода к периоду (первый раздел) с квартальной градацией информации (второй раздел).
На первый взгляд 6-НДФЛ напоминает декларацию (по структуре, форме и др.), а также схож со справкой 2-НДФЛ (по виду налога и назначению). Однако не является ни тем, ни другим.
Для 6-НДФЛ предусмотрено особое название — расчет налогового агента. Такой вид отчетности описан п. 1 ст. 80 НК РФ и подтверждается приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, в котором 6-НДФЛ именуется расчетом.
Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
Отчетность 6-НДФЛ должны составлять налоговые агенты — об этом говорится в первой строке Порядка оформления 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС № ММВ-7-11/450@.
Например, является ли адвокат налоговым агентом и должен ли он сдавать 6-НДФЛ? Должен, если он учредил адвокатский кабинет и выплачивает физлицам доходы (п. 1 ст. 226 НК РФ).
К налоговым агентам относятся:
- отечественные фирмы и ИП;
- обособленные подразделения иностранных фирм в нашей стране.
Для всех указанных коммерсантов действует общий алгоритм: «заплатил физлицу — оформи 6-НДФЛ».
Столкнулись со сложностями при заполнении отчета? На нашем форуме можно проконсультироваться по любой ситуации, вызывающей у вас сомнения. Так, знатоки объясняют, как следует отразить в отчете 6-НДФЛ излишне удержанную сумму подоходного налога.
Об обязанностях и ответственности налоговых агентов по НДФЛ читайте в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».
Существует еще одна категория налоговых агентов по НДФЛ, отдельно не обозначенных в п. 1 ст. 226 НК РФ, но упоминаемых в п. 2 ст. 230 НК РФ — это обособленные подразделения (ОП) отечественных фирм.
В отношении 6-НДФЛ каждое такое ОП фактически признается самостоятельным налоговым агентом — все имеющие подразделения фирмы, обязаны представлять расчет отдельно по каждому ОП. На титульном листе таких 6-НДФЛ указывается ОКТМО и КПП соответствующего ОП, а в остальном алгоритм формирования подобен аналогичному расчету центрального подразделения.
Куда сдавать 6-НДФЛ по ОП, узнайте из статьи «Порядок сдачи формы 6-НДФЛ по обособленным подразделениям».
6-НДФЛ: сроки сдачи
Сроки сдачи 6-НДФЛ приведены в ст. 230 НК РФ:
- периодичность отчетности 6-НДФЛ — 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и год;
- «пограничные» отчетные сроки 6-НДФЛ — на составление и отправку отчета отведен 1 месяц для внутригодовых 6-НДФЛ и 2 месяца для итогового 6-НДФЛ.
При совпадении крайней отчетной даты по 6-НДФЛ с нерабочим днем действует специальное правило: отчитаться можно в первый после выходных или праздников рабочий день.
Внимание! Крайний срок для представления годового расчета сокращен на 1 месяц. Отчитаться за 2019 год нужно не позднее 02.03.2020. Подробности см. . Также изменился и порядок сдачи 6-НДФЛ. На бумаге смогут отчитаться налоговые агенты с численностью сотрудников 10 человек и менее. Подробнее мы рассказывали .
Для 6-НДФЛ правомерность применения данного правила подтверждена письмом ФНС России от 21.12. 2015 № БС-4-11/22387.
Подробнее про сроки сдачи отчета 6-НДФЛ читайте в этой статье.
Чего ожидать от налоговиков, если 6-НДФЛ сдан не вовремя? Об этом расскажет статья «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».
Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
Совмещение предпринимателем ОСНО или УСН с ЕНВД или другим спецрежимом — это повод разобраться, как сдавать 6-НДФЛ.
За основу берется общий подход: 6-НДФЛ сдается по месту учета в инспекции. Но необходимо учесть один нюанс: при совмещении режимов мест учета может быть несколько (п. 7 ст. 226 НК РФ), поэтому коммерсанту необходимо сдать как минимум 2 отчета:
- первый 6-НДФЛ с данными о доходах, выплаченных работникам, занятым в переведенной на УСН деятельности — в ту инспекцию, где коммерсант зарегистрирован в качестве ИП (по месту его жительства);
- второй отчет отправляется в инспекцию, на территории которой осуществляется деятельность ИП, переведенная на ЕНВД. В нем нужно отразить выплаченные доходы по работникам, связанным с «вмененными» видами деятельности.
Подробнее этот вопрос рассмотрен .
Сдача 6-НДФЛ в 2020 году (нюансы)
При заполнении 6-НДФЛ в 2020 году требуется учесть присущие только данному расчету особенности, которые можно классифицировать:
- на технические;
- учетные;
- логические;
- организационные.
К техническим особенностям заполнения 6-НДФЛ можно отнести:
- схему заполнения ячеек (1 ячейка — 1 цифра, направление заполнения — слева направо, незаполненные поля прочеркиваются, при отсутствии показателя проставляется «0»);
- метод формирования отчета: для бумажного варианта — цвет чернил заполнения отчета только синий, черный и фиолетовый, запрет на использование корректирующих средств для исправления ошибок и др.; для электронной формы — применение шрифта Courier New высотой 16–18 пунктов при заполнении отчета и др.
Среди основных учетных особенностей 6-НДФЛ можно назвать:
- формирование показателей раздела 1 нарастающим итогом с начала года, раздела 2 — только за последние 3 месяца отчетного периода;
- обезличенность данных отчета — приводятся только обобщенные показатели без привязки к конкретному получателю дохода;
Логические особенности 6-НДФЛ заключаются в необходимости соблюдения специальных принципов отражения данных:
- в разделе 1 не может быть отрицательных сумм: если стр. 030 (вычеты) превышает стр. 020 (доходы), вычеты принимаются равными доходам и др.;
- в разделе 2 показатели заполняются по принципу: число блоков строк 100–140 равно числу дат выплаты доходов;
- показатель стр. 120 (срок перечисления налога) — параметр, не имеющий отношения к фактической дате перечисления НДФЛ и являющийся законодательно установленным крайним сроком уплаты НДФЛ для конкретного вида дохода.
Правильно заполнить расчет вам поможет наш чек-лист. Скачать его можно в материале «Чек-лист по заполнению 6-НДФЛ за 2019 год».
Основной организационной особенностью является обязательное применение регистров по НДФЛ в качестве первоисточника данных для заполнения 6-НДФЛ.
Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ ищите .
Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
Возможность не сдавать 6-НДФЛ появляется только в одном случае — если в отчетном периоде отсутствовали выплаты в пользу физлиц.
Такая ситуация возможна, если:
- коммерсант находится на предварительном этапе становления бизнеса (этап решения организационных аспектов, набора штата — при этом никакие выплаты физлицам не производятся);
- финансовое состояние коммерсанта не позволяет производить какие-либо выплаты из-за недостатка или отсутствия денежных ресурсов;
- в иных аналогичных ситуациях.
В этом случае о несдаче 6-НДФЛ налоговую целесообразно проинформировать письмом, образец которого вы можете найти .
При этом если в 1-м квартале доходы выплачивались, а затем до конца года выплаты отсутствовали, 6-НДФЛ за все отчетные периоды требуется обязательно представить, поскольку расчет требуется составлять нарастающим итогом от начала года.
В такой ситуации:
- в разделе 1 расчетов за все последующие отчетные периоды повторятся показатели 1-го квартала;
- в раздел 2 за указанные периоды информация не заносится ввиду ее отсутствия — при заполнении этого раздела принимаются во внимание выплаты последнего в отчетном периоде квартала.
Облегчить составление 6-НДФЛ можно следующими путями:
- использовать специальные программные продукты;
- минимизировать риск появления ошибок (контролировать проверяемые параметры расчета, в том числе используя применяемые налоговиками контрольные соотношения) — это позволит избежать подачи корректировок и иных пояснений;
- иные способы (усиление контроля достоверности данных на этапе сбора первичной информации, системное повышение квалификации специалистов компании, позволяющее свободно ориентироваться в нюансах налогового законодательства и др.).
Механизм снижения риска ошибок в 6-НДФЛ рассматривается в статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».
Как проходит камеральная проверка отчета 6-НДФЛ, читайте .
Итоги
Основные виды отчетности работодателя — это 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. На вопросы о 6-НДФЛ: кто сдает и когда, мы ответили выше. А про РСВ мы подробно рассказываем в этой рубрике.