Отчеты отдела кадров

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2019 году

МВД

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом МВД России от 10.01.2018 № 11.

Военкомат

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. На его подготовку есть 2 недели. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить в том случае, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (Приложение № 13).

Напомним, Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях утверждены Минобороны России 11.07.2017.

Служба занятости

Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

Ежемесячные отчеты кадровика в 2019 году

Работодатели обязаны ежемесячно до 25 числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Росстат

Организации, в которых числятся более 15 человек, обязаны ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников). Отчет сдают не позднее 15-го числа. Его форма и правила заполнения прописаны в Приказе Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников».

ПФР

Также до 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Про особенности заполнения этого отчета читайте в нашей подборке.

Заполнение СЗВ-М при увольнении сотрудника

Как сдать отчетность в ПФР через Интернет

Как проверить отчетность в ПФР онлайн

Ежегодные отчеты

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в Приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить личные карточки работников для сверки с учетными данными военного комиссариата.

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Отметим, что если работник подал заявление о назначении пенсии, то в этом случае форму СЗВ-СТАЖ нужно представить в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо страхователя ликвидировано, то в этом случае представить форму СЗВ-СТАЖ в ПФР нужно в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса.

Сам отчет утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, здесь же представлен порядок его заполнения.

До 21 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму № 1-Т (условия труда). Его не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 06.08.2018 № 485, а также изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание, если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая при этом дату, когда работа не велась.

Еще один ежегодный отчет — форма № 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований Приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. Не отчитываются микропредприятия, а также организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.

Проверочный лист

Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2019 году.

Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.

Кадровая отчетность в 2019 году: сроки сдачи, таблица

Месяц	Последняя дата сдачи	Наименование отчета
Январь	15 января	Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают: за декабрь прошлого года — организации, где более 15 работников; за весь прошлый год — организации, где менее 15 работников.
		Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
	20 января	Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год — в Росстат.
	25 января	Форма № 7-травматизм за прошлый год — в Росстат.
		Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Февраль	3 февраля	Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (форма № 1-кадры). ВАЖНО! Отчет сдают 1 раз в 3-4 года!
	15 февраля	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
	25 февраля	Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Март	1 марта	Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) по итогам года.
	15 марта	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
	25 марта	Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Апрель	8 апреля	Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — в Росстат за первый квартал.
	15 апреля	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают: за март — организации, где более 15 работников; за первый квартал года — организации, где менее 15 работников.
	25 апреля	Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Май	15 мая	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
	25 мая	Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Июнь	15 июня	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
	25 июня	Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Июль	8 июля	Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за второй квартал.
	15 июля	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают: за июнь — организации, где более 15 работников; за полугодие — организации, где менее 15 работников.
	25 июля	Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Август	15 августа	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) в Росстат за прошлый месяц.
	25 августа	Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.
Сентябрь	В течение месяца	Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста.
	15 сентября	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
	25 сентября	Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Октябрь	8 октября	Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за третий квартал.
	15 октября	Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают: за сентябрь — организации, где более 15 работников; за 9 месяцев — организации, где менее 15 работников.
		Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
	25 октября	Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Ноябрь	1 ноября	Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.
	15 ноября	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц.
	25 ноября	Данные о наличии свободных мест — в службу занятости.
Декабрь	2 декабря	Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, — в военкомат.
		Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.
		Сведения о заработной плате работникам по профессиям и должностям (форма № 57-Т). Отчет сдают 1 раз в два года — по нечетным годам — за октябрь текущего года.
	15 декабря	Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц.
		Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.
	25 декабря	Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости.

Что должен сделать кадровик в конце года?

Есть ли в течение года время, когда кадровики могут хоть немного расслабиться? Вряд ли. И в любом случае это не конец года — горячая пора, когда надо успеть очень многое. И чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя и спокойно уйти на новогодние праздники, надо тщательно все спланировать.

Так что же необходимо сделать кадровику до конца уходящего года (или в самом начале следующего)? Список дел достаточно внушительный…

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Составление графика отпусков — по-прежнему обязанность, а не право работодателя. И относиться к этому нужно со всей ответственностью, ведь при проверке инспектор труда может проконтролировать наличие графика и правильность его составления и в случае наличия ошибок — привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выписать штраф.

Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель должен составлять график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется.

Например, график отпусков на 2017 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря (пятница) 2016 г. И даже если в январе и феврале никто из работников не пойдет в отпуск, работодатель не должен переносить составление графика на более поздний срок.

Некоторые работодатели полагают, что составление графика отпусков — процедура устаревшая и формальная, и проводится она только во исполнение норм законодательства.

Однако этот документ может быть полезен работодателю. График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

• обеспечить бесперебойную работу производства, заранее найдя замену работнику, уходящему в отпуск;
• оформить отпуск заблаговременно и выплатить отпускные в срок не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
• контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, основной и дополнительный (ст. 121 ТК РФ). Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ), планируется общее число дней отпуска.

Большинство работодателей оформляет график по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом. Однако работодатели вправе разрабатывать свои, локальные формы документов.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ КАДРОВУЮ СТАТИСТИЧЕСКУЮ ОТЧЕТНОСТЬ

Согласно ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» (в ред. от 23.07.2013) организации обязаны предоставлять отчеты органам статистики.

Для наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» (в ред. от 25.09.2015) утверждены несколько форм:

1. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № 1-Т).

В этом отчете необходимо отразить наименование вида экономической деятельности, среднесписочную численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты. Срок предоставления отчета — 20 января после отчетного периода.

2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № П-4).

Эти сведения предоставляют юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности:

• средняя численность работников которых превышает 15 человек — ежемесячно, не позднее 15 числа после отчетного периода;
• средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально, не позднее 15-го числа после отчетного периода.

3. Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)).

Предоставляются работодателями не позднее 8-го числа после отчетного квартала. В этой форме упор делается на численность работников, которые:

• работали неполное рабочее время или находились в простое;
• находились в отпуске без сохранения зарплаты по их просьбе;
• были приняты на работу, уволены или планируют уволиться,

а также отражается количество работников и вакансий на конец отчетного месяца.

Несмотря на то, что сроки сдачи отчетности в январе, провести подготовительную работу лучше в конце декабря, ведь первая половина января приходится на новогодние каникулы.

Недавно Приказом Росстата от 05.07.2016 № 325 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы» была утверждена еще одна форма статистической отчетности — 1-Т(проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам» (Приложение № 3).

Она применяется, начиная с отчетности по состоянию на 31.10.2016. Представлять ее нужно только раз в два года 28 ноября юридическим лицам, осуществляющим все виды экономической деятельности (кроме финансовой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных объединений и экстерриториальных организаций).

В этой форме указывается потребность организации в работниках для замещения имеющихся вакантных рабочих мест в распределении по профессиональным группам. К вакантным относятся места, освободившиеся в случае увольнения работников, их отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также вновь созданные рабочие места, на которые планируется принять работников в течение 30 дней после отчетного периода.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ПЛАН И ПРИКАЗ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА НОВЫЙ ГОД

Окончание года — хороший момент, чтобы начать ведение воинского учета, если до этого момента работодатель его не вел.

Если работодатель ведет воинский учет, до конца декабря следует обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план работы.

Документы следует оформлять точно по формам, приведенным в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, иначе военкомат может вернуть их на доработку.

В приказе необходимо указать Ф. И. О. и должность лица, ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме. Перед тем, как предоставлять документы в военкомат, не забудьте обновить справку о бронировании в местных органах власти.

Например, в Москве — это служба обеспечения секретности и мобилизационной подготовки в управе района по месту нахождения организации.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Не стоит забывать о необходимости подготовиться к сдаче документов в архив. Как правило, это надо делать после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок оформления документов в архив, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила; Приказ Минкультуры России № 526).

Согласно Правилам сдаче в архив подлежат документы сроком хранения свыше 10 лет. Они передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Поэтому в январе 2017 г. подлежат сдаче в архив документы, оформленные до 31.12.2015 (из числа хранящихся более 10 лет).

Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016). Необходимо учитывать и изменения, внесенные Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ОБЯЗАТЕЛЬНО: СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ОТЕЛА КАДРОВ НА НОВЫЙ ГОД

Документ, которым необходимо руководствоваться, — это Приказ Минкультуры России № 526.

Стоит проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год. Если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно необходимо утвердить заново.

ФАКУЛЬТАТИВНО: УТВЕРДИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Обязанность работодателя составлять штатное расписание предусмотрена ст. 15 и 57 ТК РФ, поскольку, согласно этим статьям, наименование должности должно быть указано в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации. По мнению Роструда, принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Каких-либо сроков или периодичности для утверждения штатного расписания трудовым законодательством не установлено. Изменения можно вносить в любое время путем издания соответствующего приказа. Но некоторые работодатели все изменения вносят в преддверии нового года, чтобы утвердить новое штатное расписание с 1 января.

Форма штатного расписания № Т-3 также является факультативной, и, как и график отпусков, штатное расписание может составляться по локальной форме, разработанной работодателем.

Штатное расписание может составить любой работник, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ВАЖНО: ПРОВЕРИТЬ, ПЛАНИРУЕТСЯ ЛИ ПРОВЕРКА ГОСОРГАНОВ В СЛЕДУЮЩЕМ ГОДУ

Уточнить, является ли работодатель объектом плановых проверок в 2017 г., — дело очень важное.

Для этого необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры России и набрать ИНН или ОГРН организации. На сайте указаны сведения обо всех проверках госорганов. Отдела персонала касаются, прежде всего, проверки инспекции труда, а также проверки исполнения законодательства о квотировании (их, как правило, проводит служба занятости). Если ваша организация есть в списке проверяемых, стоит обратиться к руководителю со служебной запиской и сообщить об этом. Также с руководителем стоит обсудить план подготовки к проверке (проведение кадрового аудита даст возможность проверить, все ли в порядке в кадровых документах работодателя).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ПОЛЕЗНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНЫЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ

Окончание года — подходяще время для проведения регулярного кадрового аудита. Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают — ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени.

Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году.

Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.

Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу.

Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например:

1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА):

• Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
• Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• Положение о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ).

Хотя должностные инструкции не являются обязательными ЛНА, практика показывает, что применение их полезно для организации труда работников. Потому стоит проверить, на все ли должности они разработаны.

Если работники ездят в командировки, то обязательным является Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ).

2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (при наличии).

Важно проверить:

• содержание трудовых договоров на соответствие законодательству, поскольку за ненадлежащее оформление предусмотрен штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
• все ли трудовые договоры содержат актуальные условия – то есть все ли изменения условий оформлены письменными дополнительными соглашениями;
• есть ли в организации срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ) со сроком до 31.12.2016, и загодя уведомить работников об их прекращении (ст. 79 ТК РФ), иначе они превратятся в договоры на неопределенный срок.

Кроме того, стоит проверить:

• приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу;
• приказы о предоставлении отпусков (различных видов) и заявления к тем из них, которые издаются по заявлениям работников;
• табели учета рабочего времени;
• личные карточки работников;
• трудовые книжки работников;
• документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
• приказы о направлении в командировку (при наличии);
• приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии);
• приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии);
• гражданско-правовые договоры (ГПХ), если они заключаются в организации (к ним будет особенно пристальное внимание).

• документы, касающиеся отдельных категорий работников (иностранцы, «вредники», беременные работницы, работницы, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, инвалиды, молодежь и т. д.).

ФАКУЛЬТАТИВНО, СОГЛАСНО ВНУТРЕННИМ РЕГЛАМЕНТАМ: ПОДГОТОВИТЬ ВНУТРЕННИЕ ОТЧЕТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

Руководителя, как правило, интересует, сколько работников принято на работу, сколько уволено, какая текучесть, какие инструменты подбора кадров наиболее эффективны и т. д. В каждой организации свои формы таких отчетов, своя периодичность. Вероятно, руководитель захочет увидеть такие отчеты и за год. Если составлялись ежемесячные отчеты, то свести информацию воедино не составит труда. В противном случае придется поработать.

Под текучестью персонала на практике чаще всего подразумевается движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или организации конкретным работником. Показатель вычисляется по формуле:

Т = У / Ч,

где Т — текучесть персонала;

У — количество работников, уволившихся за определенный период;

Ч — среднесписочная численность за тот же период.

Например, если за квартал из организации ушло 30 человек при среднесписочной численности в этот период 300 человек, то коэффициент текучести кадров составляет 0,1 (10 %).

Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет. Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать. Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете?

Так, можно указать, сколько:

• кадровых операций (увольнение, прием на работу, оформление отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и т. д.) было сделано;
• ЛНА оформлено или доработано;
• работников подобрано (при наличии функции подбора);
• трудовых конфликтов предотвращено;
• работников обучено и т. д.

Более чем оригинальное понимание чиновниками вакантных мест. — Прим. научного редактора.

Приложения № 17 и 4 соответственно.

Подробнее об оформлении архива организации см.: Жижерина Ю. Ю. Готовим документы к хранению //Кадровые решения. 2016. № 3. С. 64–73; Жижерина Ю. Ю. Организация хранения кадровых документов //Кадровые решения. 2016. № 4. С. 71–77. — Прим. редакции.

Пункт 4.2 Правил.

Статистические отчеты по управлению персоналом

Одной из функциональных обязанностей работников службы управления персоналом является подготовка статистической отчетности по кадрам. Служба кадров должна собирать, анализировать и систематизировать информацию о персонале, формирующуюся в процессе хозяйственной деятельности организации, с целью использования этих данных для всякого рода отчетов, которые необходимо передавать в налоговые, статистические, пенсионные и другие органы. Служба управления персоналом может и не отвечать за заполнение и сдачу всякого рода отчетов и деклараций. Однако именно кадровая служба несет ответственность за корректность и своевременность подачи нужных данных о персонале, потому что только эта служба владеет полной информацией о составе работников организации, имеет доступ к документам об их образовании и зачастую ведет учет рабочего времени в организации и т.д.

Сбор кадровых данных представляет собой рутинный, но крайне важный процесс, ведь персонал — это живые люди, у которых ежедневно происходят всякого рода изменения: они стареют и выходят на пенсию, у них меняется семейное положение, они увольняются в связи с переездом в другой город, проходят повышение квалификации, аттестацию и пр.

Органы государственной статистики установили перечень форм отчетности по кадрам. Нарушение порядка представления статистической информации, а также предоставление недостоверной статистической информации влечет ответственность, установленную ст. 13.19 КоАП РФ, ст. 3 Закона РФ от 13 мая 1992 г. № 2761-1 «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности».

В соответствии с приказом Росстата от 24 сентября 2014 г. № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» с 1 января 2015 г. введены новые формы федерального статистического наблюдения и разработаны указания по их заполнению. Числовые и иные показатели для заполнения утвержденных форм основываются на данных кадровой статистики. Согласно приказу Росстата в органы статистики необходимо сдавать следующую отчетность.

• 1. Годовые отчеты, начиная с отчета за 2014 г., по форме:
  • — № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают юридические лица, кроме субъектов малого предпринимательства, один раз в год до 20 января после отчетного года;
  • — № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда». Сдают юридические лица, осуществляющие деятельность по добыче полезных ископаемых, в обрабатывающих производствах, по производству и распределению электроэнергии, газа и воды, в строительстве, на транспорте и в связи (кроме субъектов малого предпринимательства), до 20 января после отчетного года;
  • — № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации». Сдают государственные органы Российской Федерации (федеральные органы субъектов РФ) до 10 февраля после отчетного периода;
  • — № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих». Сдают органы местного самоуправления, избирательные комиссии муниципальных образований до 10 февраля после отчетного периода.
• 2. Месячные отчеты по форме:
  • — № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) на следующий день после отчетной даты (начиная с отчета на 1 февраля 2015 г.).
  • — № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов деятельности и форм собственности в зависимости от средней численности работников. Если средняя численность занятых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, сведения сдаются не позднее 15 числа после отчетного периода. Если средняя численность работников организации не превышает 15 человек (включая работающих по договорам гражданско- правового характера и совместительству), то сведения сдаются ежеквартально, а разделы 2 и 3 формы — за год (начиная с отчета за январь 2015 г.);
  • — № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), осуществляющие все виды экономической деятельности, на второй день после отчетного периода.
• 3. Квартальные отчеты, начиная с отчета за первый квартал 2015 г., по форме:
  • — № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера), всех видов экономической деятельности и форм собственности не позднее восьмого числа после отчетного квартала;
  • — № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала». Сдают государственные органы, органы местного самоуправления и избирательные комиссии муниципальных образований на 15-й день после отчетного периода.

Согласно вышеприведенному приказу Росстата указанная отчетность представляется в территориальные органы Росстата в субъекте РФ но установленным адресам и срокам.

Производственным планом Росстата на каждый год предусматривается проведение выборочного наблюдения за деятельностью малых и средних предприятий (с планом можно ознакомиться на сайтах территориальных отделений этого ведомства). Приказом Росстата от 4 августа 2014 г. № 547 утверждена форма федерального статистического наблюдения № ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия». Отчеты подаются предпринимателями — юридическими лицами и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальными предпринимателями) ежеквартально 29 числа после отчетного периода. При заполнении показателей формы представителям малого бизнеса следует руководствоваться Указаниями по заполнению формы федерального статистического наблюдения, утвержденными приказом Росстата от 30 декабря 2014 г. № 739. Бланки форм и Указания по ее заполнению размещены на соответствующих сайтах Росстата.

>Какие сведения и отчеты нужно сдавать кадровику

1. Служба занятости населения

Конкретный порядок, сроки и формы представления отчетности устанавливают территориальные органы власти. Какие формы сдавать в территориальное отделение Росстата, можно найти на сайте statreg.gks.ru.

Сведения о вакансиях. Форма утверждена приказом Минтруда России от 26 февраля 2015 г. № 125н. Представляют ежемесячно. В отчет включают сведения о свободных и вакантных рабочих местах. В некоторых регионах действует своя форма отчетности.

Выполнение квот по инвалидам. Форма письменного отчета произвольная. Представляют ежемесячно. В отчет включают информацию о наличии вакантных рабочих мест, о локальных актах, которые содержат сведения о данных рабочих местах, и выполнении квоты по инвалидам.

Уведомление о ликвидации и сокращении численности или штата сотрудников. Форма — произвольная. Уведомление направляют за два месяца до начала ликвидации либо сокращения или за три месяца при массовом увольнении. В документе для каждого высвобождаемого сотрудника указывают должности, профессии, специальности и квалификационные требования к должности и условия оплаты труда.

Уведомления о введении режима неполного рабочего времени и о начале простоя. Форма — произвольная. Уведомление направляют в течение трех рабочих дней с момента, как работодатель введет режим неполного рабочего времени по своей инициативе или остановит производство и объявит простой.