Прошу вас оказать содействие

Обмен информацией, документами, товарами и услугами — постоянная часть жизни людей и организаций. В обычной жизни мы можем озвучить свою просьбу лично, по телефону или электронной почте.

Рабочие отношения требуют более официального обращения. Для этого организации и физические лица пишут письмо-просьбу.

Не будем долго рассказывать о составляющих письма-просьбы, лучше покажем наглядно в таблице. Тогда составить письмо-просьбу, выбирая нужные фразы, будет несложно.

Образец письма-просьбы на бланке>>

Итак, конструктор письма-просьбы:

Обращение Что произошло Просьба Заключение
Уважаемый Олег Иванович! На основании нашей договоренности Прошу Вас С надеждой на дальнейшее сотрудничество
Уважаемая Елена Викторовна! Сообщаем Вам о повышении арендной платы с 01.01.2019 Просим Вас подтвердить намерение пользоваться нашим помещением в 2019 году Ждем подтверждения до
Уважаемые коллеги! В связи с проверкой нашей организации Прошу предоставить отчеты по направлениям вашей работы до
Уважаемый Сергей Геннадьевич! В соответствии с решением собрания от № Прошу Вас направить один экземпляр протокола собрания в наш адрес Благодарим за оказанное содействие!
Уважаемый господин Толмачев! В связи с проведением совещания Просим направить вашего представителя
Уважаемая Анна Петровна! В связи с временными финансовыми трудностями Просим Вас об отсрочке платежа до Будем признательны за понимание

Конструктор делового письма>>

Пример письма-просьбы

О проведении совещания

Уважаемый Александр Григорьевич!

Компания «Гарант» сообщает Вам о проведении совещания по вопросам повестки дня 12.12.2018 по адресу: г. Воронеж, ул. Лобачева, 128. Просим Вас направить вашего представителя для участия в совещании. Подтверждение об участии в совещании просим направить в наш адрес до 05.12.2018

С надеждой на плодотворное сотрудничество!

Приложение: Повестка дня на 1л. в 1 экз.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Гарант» Климов С. П. Климов

Пример 2

О замене оборудования

Уважаемая Валентина Александровна!

В связи с задержкой поставки оборудования на неопределенный срок, просим Вас оказать содействие в решении вопроса о замене оборудования или приостановке действия договора от 03.09.2018 № 11.

Будем признательны за понимание.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Плюс» Семенов Г. Т. Семенов

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____.

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки

Докладная записка – документ, который составляется работником организации, адресуется руководителю организации (структурного подразделения) и содержит четкое изложение какого-либо вопроса с предложениями и выводами составителя.Докладная записка составляется для информирования руководства о фактах, событиях, ситуациях, требующих принятия управленческого решения.

Служебная записка – документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями. Служебная записка оформляется почти аналогично докладной записке.

Пояснительная записка – документ, который составляется для пояснения содержания отдельных положений документа (проекта приказа или иного нормативного документа, программы, плана, заявки, сметы и др.), который прилагается с обоснованиями целесообразности издания этого документа. В пояснительной записке, при необходимости, приводятся результаты проработок затронутого вопроса и проведенной экспертизы, обоснования и расчеты, а также прогнозы социально-экономических и других последствий выполнения предлагаемых решений.

Объяснительная записка – документ, в котором автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу организации о причинах невыполнения задания, поручения, обязательства или совершения несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для организации.

Справка – документ, который подготавливается для отражения результатов производственно-финансовой деятельности организации, а также для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных событий, фактов и другую необходимую информацию.

Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу. Типовые справки о работе, доходах работника, могут оформляться на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом. Справку подписывает уполномоченное на то лицом организации, и она заверяется печатью.

Правила заполнения докладной и служебной записки

Докладные (служебные) записки составляются на стандартной листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются:

  • название вида документа (докладная или служебная записка);
  • наименование структурного подразделения;
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись.

Докладная (служебная) записка адресуется генеральному директору организации и его заместителям, руководителю подразделения или руководителю вышестоящего органа и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности организации, выполнении заданий по командировке, ревизии, проверке (с выводами и предложениями), пр.

Докладная (служебная) записка составляется как по инициативе работника организации, так и по указанию генерального директора (его заместителя), руководителя структурного подразделения организации. По инициативе работника докладная (служебная) записка составляется для принятия определенного решения должностным лицом, которому она адресована.

Текст докладной (служебной) записки обычно включает в себя описательную и заключительную части. В описательной части отражается суть поднятого вопроса в записке, приводятся ссылки на факты и события, документы, повлекшие необходимость написать докладную (служебную) записку. В заключительной части печатаются выводы, просьбы, предложения. Рекомендуется заканчивать докладные (служебные) записки фразами: «Прошу Вашего решения», «Докладываю в порядке информации» и др. (в зависимости от содержания).

Если в докладной (служебной) записке излагаются мнения, предложения или заключения автора, которые основываются на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например, «Данное предложение согласовано (поддерживается) руководителями дирекций И.О.Фамилия, И.О.Фамилия» или «Заключение подготовлено с учетом мнения…»).

Докладная (служебная) записка подписывается составителем, если она подается руководителю подразделения, а руководителем подразделения, когда она представляется генеральному директору (его заместителям) организации.

Резолюция генерального директора организации по изложенным в докладной (служебной) записке вопросам ставится отделом управления делами на контроль, при этом устанавливается срок выполнения, если он не указан генеральным директором организации.

Визы согласования проставляются на подлиннике записки с оборотной стороны. Отметка об исполнителе печатается на подлиннике записки на последнем листе в левом нижнем углу лицевой стороны.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *