Рапорт о невыполнении должностных обязанностей

Дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей

Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

• опоздание без уважительной причины;
• преждевременный уход с работы;
• прогул;
• появление в нетрезвом виде;
• некорректное выполнение своих обязанностей;
• бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
• некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

• генерального директора;
• его заместителя;
• начальника филиала;
• бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности. То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя. На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
2. Составляется текст записки.
3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

В общем варианте за основу можно взять такой бланк:

Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

1. Письменное замечание.
2. Составление выговора.
3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

Поделиться ссылкой:

Рапорт о невыполнении должностных обязанностей

Кто и когда пишет служебную записку о невыполнении обязанностей?

Инициатором и автором докладной о дисциплинарном взыскании и невыполнении обязанностей может быть любой сотрудник компании, однако юридическую силу такой документ приобретает только после согласования и утверждения в установленном порядке.

Порядок направления документа руководителю и другим работникам, его форма, регистрация, сроки рассмотрения могут быть установлены локальным нормативно-правовым актом. В большинстве случаев для передачи записки в работу необходима согласующая виза уполномоченного на то ответственного лица компании. Ими могут выступать непосредственные руководители сотрудника, работники отдела кадров, юридического отдела.

Согласно статье 119 ТК РФ, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не может быть применено позднее шести месяцев после него, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения.

Докладная записка пишется начальником на своего подчиненного при невыполнении последним должностных обязанностей. Изначально любой сотрудник должен ознакомиться с данными требованиями и затем уже подписать трудовой договор в знак своего согласия с ними.

Служебная или по-другому докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — это элемент внутренней деловой переписки компании, который представляет собой информационный документ.

Вступив на должность, работник обязан выполнять указания начальства, если они не выходят за рамки ранее оговоренных должностных обязанностей. В противном случае руководитель имеет право составить служебную записку о невыполнении обязанностей на имя вышестоящего начальства.

Деловое письмо, указывающее на невыполнение служебных обязанностей, передает просьбу о наложении дисциплинарного взыскания.

Если резолюция вышестоящего руководства положительна, сотрудник получает наказание, которое назначается в целях предотвращения возможности повторных ситуаций подобного характера.

Но в некоторых случаях провинившийся сотрудник понимает и признает свою неправоту, вследствие чего исправляется и старается не допускать подобных неприятностей в дальнейшем.

А иногда даже пытается реабилитироваться в глазах компании и приложить больше усилий к выполнению своей работы.

В указанных выше ситуациях решение непосредственного начальника провинившегося сотрудника может поменяться, и тогда он составляет служебную записку, в которой просит снять дисциплинарное взыскание раньше срока.

Она пишется в произвольной форме на имя основного руководителя компании, накладывавшего ранее взыскание на провинившегося.

Документ составляет непосредственный начальник сотрудника, который может отслеживать его деятельность.

Письмо оформляется либо вручную, либо на компьютере и содержит следующие данные:

1. имя и должность руководителя, название организации;
2. имя и должность составителя служебной записки;
3. название официальной бумаги;



4. ссылка, по которой можно отследить приказ о назначении дисциплинарного взыскания, дата написания приказа;
5. факты, подтверждающие успехи сотрудника на рабочем месте и причины для отмены наказания;
6. итоговая просьба прервать взыскание раньше срока;
7. дата составления записки и подпись.

Виды докладных записок

В зависимости от получателя документа:

• внутренняя – не выходит за пределы одного отдела юридического лица;
• внешняя – относится к переписке между организациями, и оформляются на фирменном либо гербовом бланке и подписывается руководителем организации.

По содержанию:

• отчётная – фиксирует завершение мероприятий;
• информационная – составляется периодически и освещает проводимые действия, работы;
• инициативная – побуждает к совершению действий.

К последнему виду и относится докладная записка о невыполнении служебных обязанностей.

Невыполнение должностных обязанностей, подразумевает под собой то, что работнику о них известно.

Поэтому в должностной инструкции, трудовом договоре, иных локальных актах, с должностными обязанностями работника, стоит подпись сотрудника об ознакомлении.

Иначе, при возникновении инцидентов, связанных с ненадлежащим выполнением, работник избежит наказания.

Факт нарушения работником должностных обязанностей документально фиксируется. А составленные документы в отношении его, направляются для решения вопроса руководству.

Докладные записки о невыполнении должностных обязанностей могут быть о конфликте на производстве или о постоянном периодическом невыполнении данных работнику обязанностей, нарушении дисциплины в рабочее время. Такие события приводят к неприятным последствиям.

Сюда же относится нецензурные выражения в адрес коллег или клиентов, которые не дают людям комфортно и спокойно работать в трудовом коллективе.

Такой же как пренебрежение должностными обязанностями распространенный повод для докладной записки — опоздания на работу.

Начальнику могут доложить, если работник не выполняет поручения старшего по рангу.

Если событие привело к потерям, например, денежным или материальным — это повод написать докладную записку. Такие события чаще всего упоминаются в служебных записках.

Если у Вас есть вопросы,
получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Виды, специфические особенности и образцы

Дисциплинарные взыскания могут накладываться на сотрудника по нескольким причинам. Соответственно, для каждого случая служебная записка будет иметь свои нюансы написания.

Рассмотрим данные особенности для основных нарушений, совершаемых сотрудниками во время работы в той или иной компании.

Докладные о дисциплинарных взысканиях можно условно подразделить по содержанию на следующие виды:

1. Сообщение о факте нарушения работником должностной инструкции, правил.
2. Уведомление о необходимости установления такого факта.
3. Инициирующая процесс привлечения к дисциплинарному взысканию.

Самыми распространенными видами служебных записок в деятельности юридического лица являются:

• о неисполнении должностных обязанностей;
• об опоздании на работу;
• о невыходе на работу (прогул);
• о нарушении трудовой дисциплины.

Важно указать в документе следующие данные:

1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

Утверждая корпоративную форму, не забудьте учесть их при создании структуры. Правильная служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей находится в конце статьи.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Директору ООО «Краска»

И. А. Васильеву

Отдел сбыта

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О невыполнении должностных обязанностей Тиуновым Д. С.

Довожу до Вашего сведения, что менеджер Дмитрий Сергеевич Тиунов не исполнил обязанности, предусмотренные должностной инструкцией – не провёл коммерческие переговоры с ООО «Мебель», назначенные на 31 августа 2015 года.В связи с неисполнением должностных обязанностей Дмитрием Сергеевичем Тиуновым, прошу привлечь его к дисциплинарной ответственности и назначить наказание – выговор.

Начальник отдела сбыта (подпись) И. А. Терентьев

Шаблон либо образец докладной записки не утверждён на федеральном уровне. Требования к её оформлению и содержанию, обязательные на всей территории страны законодателем не определены.

ГОСТ Р 6.30 2003, ГОСТ Р 7.0.8 2013 в сфере делопроизводства имеют методическую и рекомендательную направленность.

При написании докладной записки составитель руководствуется собственным опытом и знаниями либо действующей в организации инструкцией по делопроизводству.

Применительно к правилам делопроизводства, установленным в организации докладная записка печатается либо пишется от руки на бумажном носителе, или составляется в электронном виде.

Составителем в докладной записке в свободной форме детально излагаются происшествия, связанные с невыполнением сотрудником служебных обязанностей, анализ причин сложившейся ситуации, высказываются предложения и выводы для принятия руководством управленческих решений.

Требования к оформлению:

• Для докладной записки используется бланк бумаги А4, размеры которого составляют 29,7 на 21 см либо А5 масштабом 14,8 на 21 см.
• Поле текста записки ограничено следующими параметрами: граница левого поля находится в 2 см от края бумаги, правого – 1 см, величина верхнего поля равен 2 см; нижнего –2 см.
• Нумерация записки производится в случае наличия в документе нескольких листов арабскими цифрами, при этом на первой странице номер не ставят, хотя и при подсчёте учитывают.
• Как правило, при написании записки, для лучшего восприятия текста записки применяется шрифт Times New Roman величиной 12–14 пт.
• Так как докладная записка относится к внутренним документам, то угловой, продольный штамп организации не используют.

Итак, основные элементы оформления докладной записки, то есть реквизиты:

1. адресат. Местонахождение реквизита — правый верхний угол первого листа возле правой границы документа. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя записки в дательном падеже;
2. наименование отдела, подготовившего записку – оформляется через 3 межстрочных интервала ниже адресата, в левой верхней части листа до середины текста в одну или несколько строк. Наименование пишется в именительном падеже без указания названия фирмы. Если разделения на отделы и структурные подразделения в организации нет, то этот реквизит отсутствует;
3. наименование документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал ниже наименования отдела либо 5 – после адресата, около левой границы текста;
4. регистрационный номер, дата регистрации (в организациях, где производится учёт делопроизводством внутренних документов). Реквизит находится на 1 межстрочный интервал ниже названия документа около левой границы текстового поля и печатается в одну строку. Печатается в числовом формате. Дата регистрации совпадает с датой создания;
5. заголовок к тексту. Этот элемент оформления находится двумя межстрочными интервалами ниже регистрационного номера либо одного – после названия документа, рядом с левым полем. В заголовке кратко излагается суть докладной записки, и начинается словами: «О…», «Об…». Максимальное количество знаков названия текста – сто сорок, а длины строки – двадцать восемь;
6. текст. Этот элемент пишется двумя межстрочными интервалами ниже заголовка. Отступ первой строки абзаца составляет 1,25 см относительно левой границы, выравнивают «по ширине» текста. В структуру входит 2–3 абзацев:
   Первый абзац посвящён описанию происшедшего, мотивов, послуживших написанию записки, называется нарушитель, и сущность проступка.
   Во второй – производится оценка возникшей ситуации, высказывается мнение о причинах её появления. Эта часть в докладной записке необязательна.
   В третьем абзаце содержатся предложения, выводы и суждение автора записки о необходимости действий, привлечении к дисциплинарной и иной ответственности. Эта часть носит рекомендательный характер, требований не выдвигается. Записка пишется в официальном деловом стиле, не употребляя слова-паразиты, лаконично, чётко и излагается составителем от первого лица единственного числа (довожу…, предлагаю…);
7. подпись. Этот элемент заключает в себе указание должности автора записки, личную подпись, расшифровку, состоящую из инициалов и фамилии. Каждая часть подписи занимает треть ширины текстового поля. Расписывается в записке составитель;
8. дата составления документа. Указывается в числовом формате. Пишется при отсутствии даты регистрации.

Пишет докладную записку о невыполнении служебных обязанностей непосредственный начальник виновного работника либо руководитель кадровой службы организации.

Непосредственный начальник либо руководитель кадровой службы у виновного работника истребует объяснение.

При необходимости оформляются акты, иные документы, подтверждающие невыполнение должностных обязанностей. При отказе работником в предоставлении письменных объяснений составляется соответствующий акт. В акте об отказе в даче объяснения расписываются присутствующие лица и автор. Оформленную документацию передают для рассмотрения руководителю.

В частных организациях, по обыкновению, несоблюдение обязанностей сотрудниками письменно не оформляется. Все вопросы разрешаются устно.

Однако, при обращении работника в суд за восстановлением нарушенных прав письменная фиксация факта нарушения, в том числе и докладная записка, — весомое вещественное доказательство в пользу её автора.

После того как служебная записка о невыполнении служебных обязанностей оформлена, решение об издании приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принято, может возникнуть необходимость его досрочной отмены. В соответствии со статьей 194 ТК РФ, если в течение года со дня объявления работник не будет подвергнут дисциплинарному взысканию, то оно считается снятым.

Отсутствие непогашенных дисциплинарных взысканий в Положениях об оплате труда бюджетных и некоммерческих организаций и учреждений, как правило, является обязательным условием для начисления различных стимулирующих выплат, премии по результатам работы за год, представлению к наградам, переводу на вышестоящую должность.

Докладная о снятии дисциплинарного взыскания оформляется в свободной форме, ответственным лицом компании и согласовывается с руководителем. В случае положительного решения руководства, оформляется соответствующий приказ о досрочном снятии взыскания.

Что указать в служебной записке

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• название структурного подразделения;
• адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица);
• название вида документа;
• дата;
• индекс или исходящий номер;
• место издания;
• заголовок (краткое содержание, например, об опоздании, о прогуле, о невыполнении обязанностей по охране труда);
• текстовая часть;
• приложения если есть;
• подпись, визы.

Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка — это служебный документ, который составляется, когда нужно донести до руководителя важную информацию: например, о том, что кто-то из работников бездельничает, нарушает дисциплину или позволяет себе некорректное поведение. Чтобы работника привлекли к ответственности, записка должна быть оформлена по определенным правилам. Рассмотрим подробно, как она пишется и какие нюансы надо помнить при ее подаче.

Виды служебных записок

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата. Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной».

Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.

Классификация возможна по нескольким признакам:

• в зависимости от содержания:
  • информационными, доносящими определенные данные до начальства;
  • отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
  • инициативными — с предложениями работника;
• в зависимости от адресата служебная записка может быть внутренней (направляемой к руководству самой компании) и внешней (то есть адресатом является вышестоящая организация);
• в служебках могут быть изложены различные факты, например, об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.

Особенности составления докладной записки

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.

Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.

Обычно пишется в случаях:

• наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
• проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
• при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
• при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
• создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
• нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
• неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
• происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
• достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ, перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ, работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

Как пишется докладная записка на сотрудника

Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

• по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
• справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
• в середине — название документа;
• информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
• в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о нарушении должностных обязанностей

Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

15.02.2019 г.

Образец 2: нарушение дисциплины

При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей.

Докладная: образец при нарушении дисциплины

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о нарушении трудовой дисциплины

Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавцом отдела детских товаров Ивановым Григорием Дмитриевичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Иванов Г.Д. не озвучил, оправдательных документов не предоставил.

Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

15.02.2019 г.

Образец 3: о некорректном поведении

Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, должны быть приняты соответствующие меры реагирования.

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич было позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Иванов Г.Д. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Г.И. Сениной, что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Иванов Д.Г. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, о чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.

Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

15.02.2019 г.

Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.

Действия руководителя

Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.

Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником). Взыскание действует в течение года. До истечения этого срока оно может быть снято решением руководства. Причем инициатива снятия может исходить как от самого работника, так и от его непосредственного руководителя, а также представительного органа или самого руководителя организации.

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

• о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
• о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

1. Оформление записки.
2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

• шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
• в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
• дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

Порядок написания

1. Шапка документа.
2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

Подпись

01.06.2017г.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя. Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин находится на своем рабочем месте с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Выводы

Докладная записка — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

Если у вас такая же ситуация, смотрите как правильно уволиться с работы по собственному желанию без отработки и в каких случаях вам не могут в этом отказать.

Можете прочитать о процедуре увольнения сотрудника за прогул согласно законодательству РФ.

Как в документах правильно писать https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-pravilno-pisat-vrio.html временно исполняющий обязанности директора.

Видео — в чем разница между докладными и служебными записками:

Цель записки — донести до адресата просьбу применить меры ответственности к нарушителю. В ней должны быть указаны факты, отражающие ненадлежащее поведение сотрудника и/или невыполнение им прямых служебных обязанностей.

В данной статье мы рассмотрим основные нюансы оформления данного типа служебной записки.

Докладная записка пишется начальником на своего подчиненного при невыполнении последним должностных обязанностей. Изначально любой сотрудник должен ознакомиться с данными требованиями и затем уже подписать трудовой договор в знак своего согласия с ними.

Служебная или по-другому докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — это элемент внутренней деловой переписки компании, который представляет собой информационный документ.

Вступив на должность, работник обязан выполнять указания начальства, если они не выходят за рамки ранее оговоренных должностных обязанностей. В противном случае руководитель имеет право составить служебную записку о невыполнении обязанностей на имя вышестоящего начальства.

Дисциплинарные взыскания могут накладываться на сотрудника по нескольким причинам. Соответственно, для каждого случая служебная записка будет иметь свои нюансы написания.

Рассмотрим данные особенности для основных нарушений, совершаемых сотрудниками во время работы в той или иной компании.

О неисполнении должностных обязанностей

Как было описано выше, данный элемент внутренней деловой переписки составляется в том случае, когда сотрудник не выполняет прямого указания своего начальника. При том, что данное ему распоряжение входит в область его ответственности.

В шапке документа указывается адресат и его должность в компании. Затем следует заголовок, в котором потребуется записать не только словосочетание «Служебная записка», но и добавить второй заголовок – «О невыполнении сотрудником (ФИО и должность) должностных обязанностей».

Читайте о том, в каких случаях необходимо писать объяснительную записку .

Далее идет основная часть документа, где следует описать все факты, указывающие на нарушение. Если текст достаточно большой, лучше разделить его на абзацы. В конце вносятся предложения по мерам наказания, которые следует применить к провинившемуся сотруднику.

На документе следует поставить актуальную дату написания и подпись с расшифровкой.

Скачать образец записки о невыполнении обязанностей по ссылке.

Об опоздании на работу

Опоздание на работу — явление, с которым приходилось сталкиваться каждому руководителю любой компании. Руководитель опоздавшего работника решает, достаточно ли нарушителю устного предупреждения, или лучшим решением будет составление служебной записки об опоздании на работу.

Составитель документа излагает в основном тексте проблему и просит применить дисциплинарные взыскания за опоздание.

Но если причина опоздания работника достаточно уважительная, и тому есть официальное подтверждение, его начальник может учесть данное обстоятельство, указать его в служебной записке и предложить минимизировать или вовсе не назначать взыскания за нарушение.

Скачать образец служебной записки об опоздании.

О невыходе на работу

Отсутствие на рабочем месте является одним из грубых нарушений дисциплины. В этом случае начальнику сотрудника, прогуливающего работу, потребуется составить акт об отсутствии работника на рабочем месте, а также составить докладную записку вышестоящему руководству.

В дополнение к указанным документам прилагается объяснительная от сотрудника, отсутствовавшего на работе.

В основном тексте официального письма потребуется указать дату прогула, период отсутствия, как нарушение повлияло на производственный процесс. В конце вносятся предложения по дисциплинарным взысканиям для провинившегося сотрудника.

Образец докладной о прогуле: скачать тут.

О нарушении трудовой дисциплины

Данным понятием можно назвать нарушение внутреннего распорядка и правил организации, законодательных норм. Это может быть как несоблюдение, так и частичное несоблюдение указанных пунктов, причем как умышленно, так и неумышленно.

Однако, следует помнить, что если нарушение не зависело от воли самого сотрудника, а было вызвано сторонними факторами, о нарушении трудовой дисциплины говорить нельзя.

Наиболее яркими примерами нарушений трудовой дисциплины могут служить:

• нахождение на работе в состоянии токсического, наркотического или алкогольного опьянения;
• нарушение правил безопасности, в результате которого произошел несчастный случай на производстве, авария и т. д., либо была велика вероятность возникновения таких ситуаций;
• хищение, порча или уничтожение имущества на рабочем месте вне зависимости от размера;
• разглашение коммерческой или государственной тайны, персональных данных сотрудников и иной информации, разглашение которой запрещено условиями договора;
• прочие нарушения, определенные законом.

Служебная записка составляется по основной схеме. В ней потребуется указать, какое нарушение совершил работник и предоставить доказательства, при их наличии. А также указать предпочтительные меры наказания для сотрудника.

По данной ссылке вы можете скачать пример записки о нарушении дисциплины.

Как написать докладную о снятии дисциплинарного взыскания?

Деловое письмо, указывающее на невыполнение служебных обязанностей, передает просьбу о наложении дисциплинарного взыскания.

Если резолюция вышестоящего руководства положительна, сотрудник получает наказание, которое назначается в целях предотвращения возможности повторных ситуаций подобного характера.

Но в некоторых случаях провинившийся сотрудник понимает и признает свою неправоту, вследствие чего исправляется и старается не допускать подобных неприятностей в дальнейшем.

А иногда даже пытается реабилитироваться в глазах компании и приложить больше усилий к выполнению своей работы.

Если же вас не устраивает ваше рабочее место, прочитайте статью о том, как уволиться по собственному желанию на испытательном сроке.

В указанных выше ситуациях решение непосредственного начальника провинившегося сотрудника может поменяться, и тогда он составляет служебную записку, в которой просит снять дисциплинарное взыскание раньше срока.

Она пишется в произвольной форме на имя основного руководителя компании, накладывавшего ранее взыскание на провинившегося.

Документ составляет непосредственный начальник сотрудника, который может отслеживать его деятельность.

Письмо оформляется либо вручную, либо на компьютере и содержит следующие данные:

1. имя и должность руководителя, название организации;
2. имя и должность составителя служебной записки;
3. название официальной бумаги;
4. ссылка, по которой можно отследить приказ о назначении дисциплинарного взыскания, дата написания приказа;
5. факты, подтверждающие успехи сотрудника на рабочем месте и причины для отмены наказания;
6. итоговая просьба прервать взыскание раньше срока;
7. дата составления записки и подпись.

Пример служебной записки о снятии дисциплинарных взысканий с работника: скачать образец.

Без нарушений дисциплины со стороны сотрудников не обходится ни один коллектив. Поэтому работникам, находящимся на руководящих постах разных уровней, будет полезно знать правила написания соответствующих служебных записок в своей компании.

Например, в одной организации допускается составление документа полностью в свободной форме, а в другой уже имеется собственный готовый шаблон, используемый для внутренней деловой переписки. Информация об утвержденной структуре документов должна быть отображена во внутренних актах организации.

Чтобы полностью разобраться в данной теме, посмотрите видео о дисциплинарных взысканиях в случае невыполнения обязанностей работником:

Служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей

Работодатель вправе требовать от сотрудника исполнения им трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). В свою очередь, работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором (ст. 21 ТК РФ). В случае, нарушения работником должностных обязанностей, прописанных в трудовом договоре, к нему может быть применено дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ).

Основанием для применения санкций является служебная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец, которой мы приведем в конце данной статьи.

Ответственность за невыполнение работником своих обязанностей

Если сотрудник не выполняет или недобросовестно выполняет свои обязанности, к нему могут быть применены следующие виды взысканий (ст. 192 ТК РФ):

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Правда, уволить работника за однократное нарушение своих обязанностей рискованно. Такое увольнение работник достаточно легко сможет оспорить в суде (ст. 394 ТК РФ). И тогда вам придется восстановить сотрудника на работе, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда, а также возместить судебные издержки.

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей

Служебная записка о невыполнении обязанностей, как правило, составляется на своего подчиненного его непосредственным начальником.

Целью такой записки является необходимость поставить в известность руководителя организации о невыполнении сотрудником своих обязанностей, чтобы руководитель применил меры к нарушителю.

Законодательством не установлена форма служебной записки о невыполнении должностных обязанностей, поэтому она составляется в произвольном виде.

Важно отметить, что Трудовым кодексом установлен четкий порядок применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). В частности, по общему правилу, дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Поэтому если работник не исполняет свои служебные обязанности и работодатель хочет наказать его за это, со служебной запиской лучше не затягивать.

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец

Служебную записку (образец) о невыполнении обязанностей приведем на примере служебной записки о невыполнении обязанностей бухгалтера.

Когда к сотруднику нельзя применить дисциплинарное взыскание в случае невыполнения им должностных обязанностей

Отказ сотрудника выполнять работу, не предусмотренную должностными инструкциями, а также работу, связанную с нарушением норм законодательства и техники безопасности, не является неисполнением служебных обязанностей. Соответственно, за такой отказ к работнику нельзя применить дисциплинарное взыскание, а оформление служебной записки в этом случае бессмысленно.