Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции: сколько хранятся служебные записки в организации?

Содержание

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров
Условия и нюансы хранения служебных записок в организации
Сроки хранения служебных записок в организации
Какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами?
Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?
- Обеспечение условий сохранности
- Сколько нужно хранить бумаги?
Срок хранения служебных записок в организации | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу. ■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов. Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело. Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело. Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.
Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской помещаются группой с указанием сроков хранения: •по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010); •по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, далее – Перечень 2007). При этом первыми в списке будут дела с письмами от вышестоящих организаций, государственных органов, ключевых контрагентов (Пример 2).

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ При определении сроков хранения нужно учитывать, что в Перечне 2010 указано примерно 250 видов переписки со сроками хранения от одного года до «постоянно», и еще примерно 200 – в Перечне 2007. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется.

Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так: 1) составить перечень дел с перепиской организации, для которых нужно установить срок хранения; 2) определить, есть ли среди них те дела, сроки хранения которых должны устанавливаться по Перечню 2007, то есть документы по научно-технической и производственной деятельности; 3) воспользоваться предметными указателями к каждому из типовых перечней: внимательно прочитать разделы «Переписка» в каждом из них. Скорее всего, срок хранения большинства дел с письмами будет равен пяти годам, но могут быть и исключения.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации.

Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Условия и нюансы хранения служебных записок в организации

Так как служебные записки относятся к особо важных локальным документам, хранить их необходимо в соответствующих условиях. Чаще всего данные бланки имеют бумажный вид, соответственно, размещаться документы должны в хорошо проветриваемом помещении, где соблюдается приемлемый уровень влажности.

Во время использования за служебные записки отвечают работники кадровых отделов, помещая их в сейфы, оснащенные замком и сигнализацией. Доступ к служебным запискам должен иметь лишь ответственный сотрудник, который, в случае возникновения нужды, получает легкий доступ к важным распоряжением и постановлениям. Для надежного хранения записок рекомендуется составить отдельную папку, где будут в будущем содержаться данные локальные документы. Папки с записками располагаются в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются определенные порядки и правила.

Правила и сроки хранения кадровых документов
Какие сроки хранения кадровых документов
Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Если же подобная информация сберегается на электронном или физическом носителе, помещается на компьютер ответственного сотрудника или руководителя, или же содержится на флешке, то такие средства хранения необходимо надежно защитить от утери и взлома. Следует помнить, что в служебных записках могут содержаться довольно важные сведения, восстановить которые в случае утери не представляется возможным.

Сроки хранения служебных записок в организации

Основные критерии оценки потенциального срока хранения служебных записок и писем, свидетельствующих о переписке между несколькими лицами, регламентируются законодательными актами и отталкиваются от самого содержания писем. То есть, перед ответом на вопрос «сколько должна храниться служебная записка», необходимо определиться, насколько важная информация в ней отображена.

Сроки хранения первичной документации, играющей основную роль в регламентации трудовой деятельности, существенно отличаются от необходимого времени для хранения вторичной документации. Для основополагающих бланков, в которых учитываются такие распоряжения, как отчеты, доклады, протоколы и так далее, срок хранения должен составлять минимум 5 лет с момента использования документа. При этом руководитель предприятия может продлить данный срок по своему усмотрению, если в данном приеме, по его мнению, имеется необходимость.

Если служебные записки содержат не слишком важную информацию, касающуюся хозяйственных вопросов (кроме случаев, когда планируется приобретение мебели и специализированной техники), такие документы допускается хранить в течение 1 года.

Важно помнить, что, вне зависимости от важности содержательной информации, служебные записки необходимо учитывать и вести подобающим образом.

Какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами?

Отдельно следует остановиться на моменте, когда речь идет о служебных записках, так или иначе, касающихся государственных служащих и чиновников. Такие документы можно хранить на предприятии бессрочно, так как проверяющими службами может осуществиться запрос на предъявление такого бланка в любой момент.

В документации, содержащей подобную информацию, часто идет речь о соблюдении норм законов и государственных порядков, так что подобным моментам необходимо уделять как можно больше внимания.

Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет.

Мы рассказывали ранее о входящей корреспонденции в материале по ссылке.

Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа «входящие – исходящие», нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание). При систематизации переписки не надо забывать о сроках хранения: нельзя относить к одному делу письма со сроком хранения 1 год и 5 и более лет.

Читайте о текущем хранении документов больше информации в статье по ссылке.

Например, переписка с органами власти и управления имеет срок хранения 5 лет ЭПК, поэтому ее целесообразно выделить в отдельное дело. Переписка с поставщиками, заказчиками, клиентами (в рамках договорных отношений) имеет 5-летний срок хранения, ее также можно выделить в отдельный массив. В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д. Вот несколько извлечений из указанного перечня:

№ статьи	Вид документа Переписка	Срок хранения	Примечания
	Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 л. ЭПК
	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий	5 л. ЭПК
	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 г.
	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
	Переписка по вопросам планирования	5 л.
	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
	Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях	5 л. ЭПК
	Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов	5 л.
	Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений	5 л. ЭПК
	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 л.
	Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	1 г.

Статья о исходящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <> В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: 1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России): — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988; 2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; 3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России. Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

Вид документа

Организации

Срок хранения

Основание

Бухгалтерский учет и отчетность

Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
Документы учетной политики
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней

Первичные учетные документы

Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
Путевые листы
Документы по расчетам с персоналом по оплате труда
Инвентаризационные описи
Документы по основным средствам

Договоры и контракты
Налоговый учет и отчетность

Общие вопросы
Налоговые декларации
Налог на добавленную стоимость
Налог на доходы физических лиц
Налог на прибыль организаций
Упрощенная система налогообложения
Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
Акцизы
Налог на добычу полезных ископаемых
Региональный инвестиционный проект

Кадровые документы

Общие вопросы
Документы по учету кадров
Документы по учету рабочего времени
Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
Должностные инструкции

Документы по охране труда
Документы по отдельным вопросам и видам деятельности

Азартные игры
Аудиторская деятельность
Банковское дело
Банкротство
Валютный контроль
Внешнеэкономическая деятельность
Гостиничный бизнес
Деятельность на рынке ценных бумаг
ЖКХ
Инвестиционная деятельность
Интернет
Кадастровая деятельность
Клиринговая деятельность
Космическая деятельность
Лотереи
Медиация
Медицина и фармацевтика

1. Медицинская документация
2. Фармацевтическая деятельность
3. Биомедицинские клеточные продукты

Оборот наркотических средств
Оборот оружия
Образование, наука, культура
Общественное питание
Оказание платежных услуг. Расчеты
Охрана окружающей среды

1. Общие вопросы
2. Использование и охрана недр
3. Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов
4. Охрана атмосферного воздуха
5. Рыболовство

5.1. Общие вопросы
5.2. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
5.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
5.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
5.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
5.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
5.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
5.8. Северный рыбохозяйственный бассейн

6. Животноводство

Оценочная деятельность
Промышленная деятельность

1. Общие вопросы
2. Нефтяная и газовая промышленность
3. Угольная промышленность
4. Машиностроение и металлообработка
5. Пищевая промышленность
6. Иные отрасли промышленности
7. Отходы промышленности. Вторичное сырье

Промышленная и радиационная безопасность

1. Промышленная безопасность
2. Радиационная безопасность

Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем
Реклама
Связь
Сельское хозяйство. Садоводство, огородничество и дачное хозяйство
СМИ
Страхование
Строительство
Таможенное дело
Техническое регулирование
Торговля
Транспорт

1. Общие вопросы
2. Железнодорожный транспорт
3. Водный транспорт
4. Воздушный транспорт
5. Автомобильный и городской транспорт
6. Трубопроводный транспорт

Туризм
Частная детективная и охранная деятельность
Электронный документооборот. Электронная подпись. Идентификация граждан
Энергетика

Открыть полный текст документа

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?

Перейти к подготовке документов

ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.

Обеспечение условий сохранности

Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).

Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.

Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.

Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.

Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.

Сколько нужно хранить бумаги?

Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:

Постоянно.
До минования надобности.
До замены новыми.
До ликвидации организации.
Конкретным количеством лет.

Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:

Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).
Коллективные договоры
Годовая бухгалтерская отчетность.
Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.
Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.
Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).
Локальные нормативные акты организации.

До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:

Законы и иные нормативные акты.
Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.
Исполнительные листы работников.
Образцы подписей материально ответственных лиц.
Журналы учета работников совмещающих профессии.
Другие документы.

Важно!

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).

До замены новыми в организации хранятся:

Профильные Кодексы профессиональной этики.
Базы данных по законодательным актам.
Типовые и примерные номенклатуры дел.
Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.
Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
Бланки форм статистической отчетности.
Типовые нормативы по труду.
Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.
Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.
Списки детей работников организации.

До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.

Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:

75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).
45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.
15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.
10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.
5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.

Важно!

Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.

Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.

Перейти к подготовке документов

Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, — напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

Полезный материал? Поделись ссылкой!

Срок хранения служебных записок в организации | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Служебные записки только с первого взгляда могут показаться не слишком важными внутренними документами, но они достаточно часто, в первую очередь, запрашиваются контролирующими органами. Это обусловлено тем, что кадровые специалисты не слишком грамотно ведут их учет и хранение, и в данной статье будут рассмотрены все нюансы, относящиеся к служебным запискам, дабы у предприятия не возникало проблем во время внеочередных и очередных визитов проверяющих органов и вышестоящих инстанций.

Из представленной статьи вы узнаете:

условия и нюансы хранения служебных записок в организации;
каковы сроки хранения служебных записок в организации;
какие сроки хранения служебных записок и писем с информацией, содержащей переписку с зарубежными организациями;
какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Как хранить документы в кадровой службе

Во время использования за служебные записки отвечают работники кадровых отделов, помещая их в сейфы, оснащенные замком и сигнализацией.

Доступ к служебным запискам должен иметь лишь ответственный сотрудник, который, в случае возникновения нужды, получает легкий доступ к важным распоряжением и постановлениям.

Для надежного хранения записок рекомендуется составить отдельную папку, где будут в будущем содержаться данные локальные документы. Папки с записками располагаются в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются определенные порядки и правила.

Подробнее о хранении кадровых документов читайте здесь:

Опломбируем кадровые документы

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Как оформить личную карточку, если прежняя пришла в негодность

Если служебные записки и письма содержат информацию об осуществлении партнерства с компаниями, расположенными за рубежом, то у таких документов минимальный срок хранения составляет 15 лет. Как и в прочих случаях, данное время может быть увеличено по распоряжению начальника предприятия, и документ, помещенный в архив, может быть использован по истечению даже нескольких десятков лет.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Копии или оригиналы?

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

■ При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени. А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

Оперативное хранение исходящих документов

■ При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Электронная переписка

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо

«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Формирование дел с перепиской: правило «запрос – ответ»

Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года. Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос. Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Дела с перепиской в номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации.

Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

В первом случае все дела с перепиской попадут в раздел «Канцелярия» («Служба делопроизводства» или «Руководство», если документами занимается секретарь директора). При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской.

Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Дела с корреспонденцией можно формировать:

•по контрагентам, например:

– Переписка с ООО «Мелодия»;

– Переписка с АО «Ресурсы России»;

•по тематике писем, например:

– Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.

Можно и комбинировать эти два способа, например:

•Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;

•Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской

помещаются группой с указанием сроков хранения:

•по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);