Menu
Больше никакие организации уведомлять не нужно. Пример составления уведомления: Образец уведомления работника Как ознакомить сотрудника? Поскольку принимать решение об увольнении работника вправе только руководитель, то и предоставлять уведомление имеет право только он либо заместитель (либо по их распоряжению). Ознакомить сотрудника с документом можно двумя способами:
- передать лично в руки на рабочем месте;
- отправить заказным письмом с описью вложения и подтверждением получения (если сотрудник отсутствует).
Когда рассматриваемый документ получен, оформляется увольнение. Бывают ситуации, когда работник отказывается подписывать бланк уведомления.
Тогда необходимо выполнить следующие действия:
- Составить акт, где будет зафиксирован отказ.
О каких-либо изменениях в рабочем процессе, трудовом договоре или других организационных процессах в компании руководство обязано сообщить работнику. Сделать это можно путем уведомления. Подобные документы составляются регулярно, поэтому для их учета создают журнал регистрации.
Зачем нужен журнал и как он выглядит?
Для учета и контроля уведомлений, на предприятии заводят специальный регистрационный журнал. Помимо того, что в нем отражена и сгруппирована информация обо всех уведомлениях, ведение журнала выданных уведомлений исключает возможность фальсификации данных путем регистрации уведомлений задним числом.
Унифицированной формы и требований к внешнему виду журнала, установленных законодательно, нет. Не запрещено использовать обычную тетрадь. Но для его сохранности и доказательства достоверности указанных данных, лучше использовать бумажный носитель с твердым переплетом и прошитыми пронумерованными страницами.
Здесь можно скачать бесплатно форму журнала регистрации уведомлений.
Содержательная часть документа включает два раздела:
- Заголовок. Указывается название журнала, наименование компании, количество страниц, дата начала и окончания ведения.
- Таблица. Состоит из следующих столбцов:
- порядковый номер;
- дата создания уведомления;
- регистрационный номер;
- Ф.И.О. специалиста, направившего уведомление, и его должность;
- сведения о сотруднике, которому оно направлено;
- дата вручения;
- отметка об ознакомлении.
Так может выглядеть журнал регистрации:
Каждая организация составляет журнал по своему усмотрению, добавляя, убирая или объединяя столбцы. Также в продаже имеются готовые журналы в удобном книжном формате с уже напечатанной основой.
Таким же образом ведется и журнал по технике безопасности. Подробнее об этом читайте .
Правила ведения и хранения
За сохранность и ведение документа отвечает ответственный специалист отдела кадров или делопроизводитель (если есть). Все записи вносятся по порядку. Ошибочная запись фиксируется, аккуратно перечеркивается и ставится подпись лица, вносившего его.
Разрешается вести электронную версию журнала, но в этом случае не получится подтвердить достоверность данных подписями сотрудников, а также высок риск потери информации.
Рекомендуется заводить новый журнал на каждый рабочий год. Срок хранения документа составляет 5 лет.
Журнал регистрации уведомлений представляет собой книгу с одной большой таблицей. В ней отражены основные сведения об отправленных уведомлениях сотрудникам компании. Наличие записи и подпись получателя в журнале лишний раз доказывает факт донесения до работника необходимой информации.
Такие же журналы многие предприятия ведут для внесения предложений сотрудниками. Так мнение каждого работника не останется незамеченным.
Посмотрите видео о регистрационных журналах:
Работнику могут направляться различные уведомления из кадровой службы. Это могут быть уведомления о расторжении трудового договора, о необходимости получить трудовую книжку, об изменении условий трудового договора, о сокращении должности и другое.
Все выше перечисленные кадровые документы регистрируются в специальном журнале регистрации уведомлений.
В кадровом делопроизводстве регистрация уведомлений применяется, чтобы вести их учет, контролировать их хранение, а также вести справочную работу.
Журнал регистрации уведомлений имеет свои преимущества:
— по последней записи видно общее количество зарегистрированных уведомлений;
— все уведомления компактно сгруппированы в одном журнале;
— из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать уведомление задним числом.
Журнал состоит из двух разделов: заголовочной и табличной части.
В заголовке обычно указываются:
— наименование журнала;
— наименование организации;
— дата начала и окончания ведения журнала.
В табличной части содержатся следующие сведения:
• порядковый или регистрационный номер;
• должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего уведомление;
• дата вручения уведомления работнику;
• фамилия, имя, отчество, должность работника, которому вручено уведомление;
• структурное подразделение, в котором трудится работник;
• тип и краткое содержание уведомления.
Журнал регистрации уведомлений относится к кадровым документам по личному составу и хранится 5 лет согласно «Перечню типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.
С этим шаблоном часто используют:
|
Популярные документы и процедуры:
|