Командировка за границу

Суточные при командировках в 2019 году: размеры выплат по России, СНГ, за границу

При осуществлении хозяйственной деятельности организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных руководством заданий. Когда работники находятся в служебных поездках, согласно законодательству, за ними сохраняется место работы, а работодатель производит начисление зарплаты исходя из среднего заработка. Также командируемым полагаются суточные при командировках в 2019 году, которые определяются так же как и в предыдущие годы.

Изменения по суточным в 2018-2019 году

На протяжении нескольких лет законодатели пытаются исключить из состава командировочных расходов понятие суточных, под которыми понимаются суммы выделяемые в определенном размере сотруднику в командировке на каждый день для покрытия дополнительных расходов в командировке.

В настоящее время порядок расчет, нормирование суточных в командировке, а также процесс нормирования действуют так же как и в предыдущие годы.

В 2018 году в регионах появился новый сбор — курортный сбор, который уплачивается лицами, приезжающими в данные регионы и находящимися на их территории более 24 часов.

Сегодня на курортный сбор перешли следующие субъекты федерации – Республика Крым, Краснодарский, Алтайский и Ставропольский края. В среднем его размер по регионам будет определять в сумме 50 рублей на каждого человека за каждый день пребывания.

Внимание: поэтому при направлении работников в эти регионы, необходимо в командировочные расходы закладывать суммы, предназначенные для уплаты данного обязательного платежа.

Например, если отправить в служебную поездку работника на семь дней, нужно включить в расходы суммы в среднем 350 рублей на курортный сбор.

Размер суточных при командировках в 2019 году

Суточные при командировках в 2018 году и 2019 году нормируется как самим хозяйствующим субъектом, так и со стороны государства в виде фиксации нормы суточных в НК РФ.

Каждое предприятие утверждает размер суточных из расчета каждый день в своих нормативных актах, например, в Положение по командировках. Они необходимы для правильного включения расходов по командировки в базу по налогу на прибыль.

Внимание: нормирование суточных законодательными актами принимается с целью осуществления правильного исчисления НДФЛ и социальных взносов.

Если утвержденные нормы предприятия больше действующих размеров, закрепленных в законодательстве, то с превышения их компания как налоговый агент должна исчислять НДФЛ по каждому работнику, направленному в командировку.

Данные правила действуют, когда определяется размер суточных при загранкомандировках в 2019 году.

По России

Оформление командировки сотрудников регулируется, прежде всего, нормами локального характера, закрепленными в актах самого предприятия.

Размер суточных определяется каждым субъектом самостоятельно исходя из существующих финансовых возможностей организации, а также целей командировок которые нужно достичь при направлении в служебную поездку работников.

Установленный размер компания должна зафиксировать во внутренних нормативах фирмы, например, в положении о командировках. В НК РФ определены суточные за 1 день командировки в 2019 году в сумме 700 рублей.

Многие предприятия, чтобы избежать дополнительных расчетов и уплаты дополнительных платежей предпочитают устанавливать размер суточных в этой же сумме.

Ограничение подобных расходов используется, также когда работника предстоит командировка на один день. Ведь суточные при таких командировках не выплачиваются.

Внимание: для целей исчисления налога на прибыль придерживаться норм, зафиксированных в НК РФ не считается обязательным. Если суточные на каждый день закреплены предприятием, то они в расходы включаются в полной сумме.

В страны СНГ

Отправление сотрудника в служебную поездку в страны СНГ считается частным случаем заграничной поездки. Поэтому хозяйствующему субъекту следует руководствоваться нормами, которые разработаны у него для поездок в иностранные государства.

Они также должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. НК РФ нормирует их в сумме 2500 рублей за каждый день командировки.

У служебных поездок в страны СНГ существует одна важная особенность — при пересечении границ с этими государствами согласно Таможенному законодательству штампы в загранпаспорте не проставляются.

Внимание: для подтверждения количества дней командировки в этих случаях используются проездные билеты.

Учитывать также следует следующее правило:

• день прибытия в страну назначения — нормируется по размеру суточных для загранпоездок.
• День возвращения в собственную страну – нормируется по размеру суточных, действующих на территории России.

За границу

Суточные при командировках в 2019 году за границу также устанавливаются внутренними нормативами организации. Кроме этого, действует Постановление №812, к котором устанавливаются размеры суточных исходя из страны нахождения работника.

Однако этот документ обязателен к исполнению только компаниями бюджетного сектора. Все остальные могут его использовать по желанию, либо на его основе разработать собственные нормативы.

Внимание: учтите, что для целей расчета налогов установлен лимит суточных в размере 2500 рублей. На сумму, превышающую этот предел, необходимо будет начислить налог НДФЛ, а также отчисления в соцфонды кроме травматизма.

Платятся ли суточные при однодневной командировке

В законе не установлено, поездку какой продолжительности можно считать командировкой. Поэтому, если работник едет в поездку только на один день, то ее можно считать служебной командировкой и выдавать за нее суточные.

Их размер должен быть закреплен во внутренних нормативах организации. При этом допускается определить размер суточных в зависимости от длительности поездки.

Важно: если сумма суточных за день будет превышать 700 рублей при поездках внутри России и 2500 рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы за исключением травматизма.

Порядок выплаты суточных

Размер, какой составляют суточные при командировках в 2019 году определяется на основании общего числа дней, которые работник проведет в поездке. Это количество обычно закрепляется при издании приказа на командировку.

Вся необходимая сумма суточных должна быть выдана работнику из кассы наличными деньгами либо перечислена на его банковскую карту не позднее, чем за 1 день до отправления сотрудника в поездку.

Суточные в 2019 году по России должны выплачиваться только в российских рублях, их нужно выдать:

1. По каждому дню, в течение которого сотрудник выполняет задание руководства на месте командировки. В эти дни также включаются выходные и праздники. Не имеет значения, весь день работник был занят либо несколько часов — суточные должны быть выплачены в полной мере.
2. По каждому дню, в течение которого сотрудник добирался на место командировки, либо возвращался оттуда. Сюда же включаются дни вынужденного простоя.

Если работник отправляется в иностранную поездку, то сначала необходимо разделить дни, когда он находился на территории России, и когда — в иностранном государстве. За первые дни ему должны быть выплачены суточные в рублях, а за вторые — в валюте страны, в которую он поехал.

Важно: также необходимо учитывать следующее правило — день, когда работник уезжает за границу должен считаться дней нахождения за границей, а день возвращения — днем в России.

Компания имеет право не выдавать работнику суточные при командировках в 2018 году в валюте, а выдать на руки эквивалент в рублях.

В такой ситуации работник самостоятельно при пересечении границы должен произвести обмен рублей на местную валюту. В подтверждение указанной операции работнику выдается чек, в которой указан размер приобретенной валюты и обменный курс на день совершения операции.

Если руководством фирмы принимается решение произвести продление срока командировки, то суточные за новые дни необходимо рассчитать и перечислить работнику на его банковскую карту, отправить переводом и т. д.

Внимание: по закону работник не должен использовать свои личные денежные средства в качестве суточных, даже если администрация производит их компенсацию.

Если во время командировки работник заболел, он все равно получает суточные за указанные дни в полном размере, даже если по причине болезни он не смог выполнить поставленных перед ним задач.

Налогообложение

Нормы на размер суточных закреплены в НК:

• Если работник осуществляет поездку внутри страны — 700 руб;
• Если работник отправляется в другое государство — 2500 руб.

Если работник получает суточные в пределах данных норм, то они не должны отражаться ни в каких налоговых декларациях, а также производить начисление налогов и взносов.

Но если по решению руководства суточные выплачены в большем размере, то на сумму превышения необходимо начислить налог НДФЛ.

Данный шаг необходимо выполнить в завершающий день того месяца, когда сотрудник сдал на рассмотрение свой авансовый отчет. Сумма рассчитанного налога подлежит удержанию из его зарплаты.

Размер удержанного налога подлежит отражению в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Кроме этого, на них требуется начислить взносы в соцфонды, за исключением отчислений на травматизм.

Производить определение сумм взносов необходимо в конце месяца, когда работник подал на рассмотрение свой авансовый отчет. Расчет производится путем включения размера превышения суточных в общую базу по расчету отчислений.

Внимание: при расчете налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу. Их учет производится в тот же день, когда сотрудником был сдан заполненный авансовый отчет.

Документы для подтверждения расходов

После того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, ему необходимо оформить и сдать отчет по командировке. К данному документы прикрепляются чеки и иные бланки, при помощи которых можно подтвердить правомерность расходования подотчетных сумм.

К ним можно отнести:

• Документы, подтверждающие найм жилого помещения для проживания в период поездки. К ним можно отнести квитанции, договор о найме частного жилья, счет из гостиницы. В каждом документе должно быть указано число дней, которые прожил работник в данном месте, а также стоимость за один день.
• Документы, при помощи которых можно подтвердить проезд к месту служебной командировки и возвращение назад в компанию. Сюда включаются проездные билеты, талоны, чеки на получение постельного белья и т. д.
• Документы для подтверждения использования услуг такси — квитанции, билеты, чеки и т. д.
• Служебная записка от работника, к которой он приложил чеки с АЗС — в случае, если в течение поездки использовался свой транспорт;
• Служебная записка, рассказывающая об отсутствии подтверждающих документов по причине утери либо других обстоятельств;
• Документы, подтверждающие иные разовые расходы (чеки из камеры хранения, на оплату сотовых телефонов и т. д.)

Внимание: непосредственно суточные при командировках в 2019 году и направления их расходования никаким образом подтверждать нет необходимости. Метки: Командировка

Командировка и налоги: какими налогами облагаются суточные и другие выплаты

Налогообложение командировок

По действующим нормам ТК РФ, работодатель обязан компенсировать работнику расходы на:

• проезд до места выполнения рабочего задания;
• оплату жилья на время нахождения в другом городе;
• покрытие расходов, которые возникают из-за проживания вне дома (это и есть суточные);
• оплату других оговоренных с работодателя услуг и товаров.

Согласно правилам Налогового кодекса РФ, налогами не облагаются компенсационные выплаты, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей – сюда входят и расходы при командировках (расходы на жилье, проезд, суточные в пределах норм и т.п.).

Эти расходы нужно подтверждать документально, если же подтверждающих документов нет, то НДФЛ не облагаются лишь расходы в рамках определенных лимитов. В текущий момент эти лимиты составляют 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей в день для заграничных поездок.

Командировка и налоги – интересная тема, рассмотрим ее с практической точи зрения ниже.

Какими налогами облагаются суточные

Налог на суточные можно назвать «частичным». Налог не нужно будет платить лишь если выплачиваемые суточные находятся в пределах оговоренных нормами лимитов (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Нормы расчета налога на прибыль при выплате суточных сегодня таковы: в случае, если работник отправляется в деловую поездку по России, лимит необлагаемых налогом суточных составляет 700 рублей в день. Если командировка заграничная – 2500 рублей в день.

А суточные сверх нормы?

По правилам, размер суточных, который компания закрепляет в нормативных документах, может быть любым. Если суточные сверх нормы, налогообложение может быть таким:

Например, можно установить сумму 5000 рублей в день. Выплаченные суточные сверх нормы при поездке по России приведут к необходимости уплаты НДФЛ с суммы 4300 рублей (5000 руб. — 700 руб. = 4300 руб.)

Налоги на суточные при загранкомандировках

Если необходима командировка за границу, налоги также нужно платить. При заграничных деловых поездках лимиты не облагаемых налогом суточных выше. Поэтому в примере с суточными в размере 5000 рублей, в случае командировки за границу, налог нужно будет оплатить лишь с 2500 рублей (5000 руб. — 2500 руб. = 2500 руб.)

Командировка и подоходный налог на прибыль

Расходы на командировку и налог на прибыль связаны между собой. Работодатель может учитывать командировочные расходы при определении базы по налогу на прибыль. Например, полностью можно учесть суточные. Единственная трудность здесь может быть при заграничной командировке, когда суточные выдаются заранее в иностранной валюте.

В данном случае понадобится перевести сумму в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи суточных работнику.

Загранкомандировка (заграничная командировка)

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

• в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

• в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

• в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

• в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

• за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

• за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

• для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

• для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году вызывает много вопросов у бухгалтеров. О том, как это сделать правильно и избежать ошибок, расскажем в данной статье.

Нормативы суточных выплат

Особенности расчета суточных при загранпоездках

Дни начала и окончания командировки

Пример расчета суточных при командировке за рубеж

Образец заполнения бухсправки по загрансуточным

Итоги

Нормативы суточных выплат

Организация вправе сама определить размер суточных при командировке за границу (ст. 168 ТК РФ). Такие суммы нужно зафиксировать в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе.

О составлении внутреннего документа, регламентирующего правила, связанные скомандировками, подробнее читайте в нашем материале.

Однако для налоговых целей придется применять нормативы — верхние лимиты размеры суточных выплат. В этих границах суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). При служебных поездках за рубеж установлено такое ограничение в размере 2500 руб. Если, например, предприятие установило размер суточных 5000 руб., то с оставшихся 2500 руб. необходимо будет удержать и перечислить НДФЛ и взносы.

Особенности расчета суточных при загранпоездках

Стандартная формула расчета суточных выплат выглядит так:

Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных

Но на практике есть особенности. Так, если в 2018 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.

Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.

Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.

• Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
• Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте .

Дни начала и окончания командировки

Особое внимание при расчете суточных по загранпоездкам следует уделить числу дней командировки. В 2018 году это зависит от фактически проведенных работником дней за пределами России.

Согласно пп. 17 и 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, день пересечения границы при отправке в командировку считается по зарубежному тарифу, а день прибытия — по тарифу внутри страны.

Пример расчета суточных по командировке за рубеж

Рассмотрим пример, когда организация устанавливает и выплачивает суточные по загранкомандировкам в рублях.

В марте 2018 года компания отправила троих сотрудников в загранкомандировку в Италию. Сидоров С. С. находился в поездке с 6 по 13 марта. Он выполнял трудовые обязанности только в рабочие дни, а в выходные и праздничные дни — с 8 по 11 марта 2018 года — на работу не выходил.

Внимание! дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Об этом прямо сказано в п. 11 Положения о командировках (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поэтому, несмотря на то, что, находясь командировке, сотрудник в выходной или праздничный день отдыхал, за этот день ему равно выплачиваются суточные.

Два других сотрудника (Петров П. П. и Иванов И. И.) были отправлены в служебную поездку с 26 по 30 марта.

В соответствии с локальными актами на предприятии утверждены нормативы по выплате суточных в загранпоездках в размере 2500 руб. для Сидорова и Петрова и 3000 руб. — для Иванова. Лимит суточных по России для всех составляет 1000 руб.

Расчет суммы суточных для поездки в Италию составит:

• Для Сидорова: 6 марта — день пересечения границы, 7 марта — рабочий день, 8–11 марта — выходные и праздничные дни, 12 марта — рабочий, 13 марта — день пересечения границы в РФ. Таким образом, размер выплаты составит:

2 500 руб. × 7 дней + 1000 руб. × 1 день = 18 500 руб.

• Для Петрова: все дни рабочие, с 26 по 29 марта по тарифу 2500 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

2 500 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 8 500 руб.

• для Иванова: с 26 по 29 марта по тарифу 3000 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

3 000 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 10 000 руб.

Превышение лимитов, с которых нужно будет заплатить налоги, составит: по Сидорову и Петрову — 300 руб. по каждому (превышение по РФ: 1000 – 700 руб.), а по Иванову 1 800 руб. (превышение нормы по зарубежной поездке: 1 500 руб.(3 000 – 2 500) × 3 дня + превышение по РФ 300 руб.).

Образец заполнения бухсправки по загрансуточным

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции. В ней проверяющий увидит, как рассчитана сумма превышения, облагаемая НДФЛ и взносами.

Для вашего удобства приведем образец заполнения такой справки:

Скачать образец

Итоги

Несмотря на кажущуюся сложность расчета суточных по заграничным служебным поездкам, обычно бухгалтеры быстро «набивают руку» и практически не допускают ошибок. Главное — правильно зафиксировать необходимые нормы выплат, корректно рассчитывать суммы к выдаче и аккуратно вести документацию. В этом случае налоговикам будет не к чему придраться.

Оформляем командировку за границу

Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 28 марта 2017 г.

Направляя работника в служебную командировку (далее — командировка) за границу, наниматель обязан должным образом ее оформить. Рассмотрим порядок оформления основных документов при командировании за границу.

Закрепляем порядок и определяем ответственное лицо

Разрабатывать локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА), регулирующий порядок направления работников в командировки, в соответствии с законодательством не требуется.

Вместе с тем, если командировки в организации случаются часто и в них направляется много лиц, целесообразно закрепить такой порядок, а также утвердить формы соответствующих документов. Для этого можно подготовить отдельный ЛНПА, например положение о служебных командировках работников, или закрепить упомянутый порядок в ином документе организации.

Законодательство не обязывает нанимателя определять лицо, ответственное за порядок командирования. Вместе с тем сделать это целесообразно.

На практике оформлением командировок обычно занимается секретариат, кадровая служба или бухгалтерия.

Для того чтобы направить работника в командировку за границу, наниматель должен подготовить определенные документы.

Задание на командировку

При направлении в командировку за границу нанимателем в обязательном порядке оформляется задание на служебную командировку за границу (далее — задание) <1>.

Задание обычно составляется командируемым работником, его непосредственным руководителем и при необходимости иными работниками, в компетенцию которых входят рассматриваемые в ходе командировки вопросы.

Задание составляется в письменном виде, и в нем указываются следующие сведения <2>:

— государство и цель командировки;

— время нахождения за границей;

— план встреч и переговоров;

— перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

— предмет договора (контракта, соглашения) — в случае заключения договора (контракта, соглашения);

— иные сведения, необходимые для выполнения командировки.

На заметку

Задание должно иметь конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок <3>. То есть в нем не допускается указывать формулировки следующего содержания: «Для укрепления партнерских отношений», «В целях налаживания сотрудничества» и т.п.

Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель <4>.

Согласие работника

До оформления приказа (распоряжения) (далее — приказ) о командировании за границу в отдельных случаях требуется получить согласие работника поехать в командировку.

Получить согласие нужно в следующих случаях:

— если командировка будет длиться более 30 календарных дней <5>;

— если в командировку направляют женщину, опекуна (попечителя), имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отца, воспитывающего таких детей без матери. При этом в указанном случае согласие должно быть письменное <6>;

— если в командировку направляют инвалида <7>.

Оформление согласия в письменном виде предусмотрено только для одного случая из вышеперечисленных. Вместе с тем, для того чтобы нанимателю избежать в дальнейшем возможных конфликтных ситуаций, целесообразно оформлять его в письменном виде для всех указанных случаев.

Согласие может быть оформлено в виде отдельного заявления работника или отметки о согласии в предложении нанимателя поехать в командировку за границу.

Приказ о командировании

Направление работника в командировку оформляется приказом нанимателя <8>. Основанием для издания данного приказа может служить план служебных командировок, докладная записка с предложением о направлении работника в командировку, приглашение организации, в которую командируется работник, и др.

В приказе о командировании обычно указывается следующая информация:

— фамилия, имя и отчество (при наличии) командируемого работника;

— наименование его должности (профессии);

— наименование структурного подразделения, в котором трудится работник;

— место, срок и цель командировки;

— условия командирования за границу согласно приглашению (при его наличии), например расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.<9> Наниматель должен зарегистрировать такое приглашение и перевести его с иностранного языка на белорусский или русский язык <10>. Регистрацию приглашения можно поручить выполнять работнику, ответственному за порядок командирования в организации, или иному работнику;

— др.

На заметку

В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации <11> содержится форма приказа о командировании. Однако строго придерживаться ее необязательно, т.к. она носит рекомендательный характер <12>

Приказы о командировании относятся к приказам по личному составу <13>.

Регистрационным индексом приказа о командировании является порядковый регистрационный номер, дополненный <14>:

литерой «к» — для документов 75-летнего срока хранения;

литерой «л» — для документов 3-летнего срока хранения.

Сроки хранения таких приказов зависят от продолжительности командировки, а именно <15>:

— при командировке за границу сроком до одного месяца — 3 года;

— при длительных (более месяца) командировках за границу — 75 лет.

При этом приказы, которые хранятся 3 года, регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов с 75-летним сроком хранения <16>.

На заметку

При большом количестве приказов о командировании допускается регистрировать их отдельно от приказов по личному составу с тем же сроком хранения <17>

Наниматель должен ознакомить работника с приказом о командировании под подпись.

На заметку

Приказ о командировании является основанием для расчета и выплаты денег работнику <18>

Командировочное удостоверение

Законодательством не установлено обязанности нанимателя выдавать командировочное удостоверение работнику при направлении его в командировку за границу. Вместе с тем оно может выдаваться по решению нанимателя (если иное не установлено законодательными актами) <19>.

Необходимость оформления и выдачи данного документа работнику наниматель может установить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.

В этом случае за основу можно взять форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в командировки в пределах Беларуси<20>.

Обычно в командировочном удостоверении указываются следующие сведения:

— фамилия, имя и отчество командируемого работника (при наличии);

— должность (профессия) работника и наименование структурного подразделения, в котором он работает;

— срок командировки (количество дней);

— место назначения и цель командировки;

— отметки о выбытии и прибытии.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Подписанный документ выдается командируемому работнику на руки.

На заметку

Если командировочное удостоверение в организации не оформляется, факт пребывания работника в командировке подтверждается приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).

Отчет

По возвращении из командировки работник в 10-дневный срок со дня прибытия обязан представить письменный отчет об итогах командировки <21>.

На заметку

Отчет об итогах командировки нужно отличать от авансового отчета, в котором указываются сведения о расходовании полученного аванса.

Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления <22>. Это можно закрепить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.

Основой для составления отчета обычно служит задание.

Обычно в отчете указываются следующие сведения:

— фамилия, имя, отчество (при наличии);

— должность работника;

— страна (место) пребывания;

— количество дней пребывания;

— основание командирования;

— конкретные сведения о проделанной в командировке работе;

— выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.

Загранкомандировки: оформление, суточные, расходы

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2018 г.

Содержание журнала № 6 за 2018 г. Л.А. Елина,
ведущий эксперт Как направить работника в командировку за границу? Как пересчитывать в рубли валютные расходы, оплаченные как командированным работником, так и самой фирмой? Какие налоги и взносы надо платить со сверхнормативных суточных? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Оформление зарубежной командировки

Надо ли выписывать работнику, направленному в зарубежную командировку, удостоверение или какой-то другой документ? И какие будут последствия, если работнику будет дано лишь устное распоряжение?

— Работник направляется в командировку на основании письменного (а не устного) решения работодателя, в котором должны быть определенып. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение):

•срок командировки;

•ее цель (служебное поручение);

•место командировки.

Обычно такое решение оформляют приказом руководителя о направлении работника в командировку, составленным по унифицированной форме № Т-9 или по самостоятельно разработанной форме.

Справка

Все документы, составленные на иностранных языках, должны быть построчно переведены на русский языкп. 9 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; Письмо Минфина от 16.02.2009 № 03-03-05/23. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и работником организацииПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202.

Если не будет приказа или иного подобного документа, то проверяющие могут счесть ваши расходы на выплату суточных документально не подтвержденными.

А вот командировочное удостоверение выписывать не обязательноподп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. Хотя если вы оформите его и в нем будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него, хуже не будет. Это послужит дополнительным подтверждением реальности командировки.

Оплата услуг гостиницы со счета фирмы

Организация авансом оплатила с долларового счета проживание работника в гостинице в Корее. По курсу на какую дату пересчитать в рубли в налоговом и бухгалтерском учете стоимость такого проживания: на дату выезда работника из гостиницы, на дату его возвращения из командировки или на дату утверждения авансового отчета о командировке?

— Ни одна из приведенных вами дат не должна браться для пересчета в рубли долларовой стоимости услуг гостиницы.

Налоговый учет. По общему правилу командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работникаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли на дату их признания в налоговом учетеп. 10 ст. 272 НК РФ. Причем независимо от того, как они оплачены:

•или непосредственно командированным работником;

Однако если валютные расходы были оплачены авансом, то они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату перечисления такого авансап. 10 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 10.07.2015 № 03-03-06/39749, от 07.09.2012 № 03-05-05-01/53. Разумеется, в части, приходящейся на такой аванс (если он, к примеру, был не 100%). Но полученную рублевую сумму вы все равно сможете учесть в качестве косвенных расходов только после того, как работник представит авансовый отчет и руководитель утвердит его.

Бухгалтерский учет. Здесь ситуация аналогичная. Пересчет в рубли командировочных затрат, оплаченных полностью авансом, надо делать по курсу, установленному ЦБ РФ на дату такой предоплатыпп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006. При этом командировочные затраты будут признаны расходами на дату утверждения авансового отчетаприложение к ПБУ 3/2006.

Справка

Если организация оплатила услуги гостиницы после того, как работник выехал из нее, но до утверждения авансового отчета, их стоимость для целей бухгалтерского и налогового учета пересчитывается в рублип. 9 ПБУ 3/2006; п. 10 ст. 272 НК РФ:

•сначала — по курсу Центробанка, установленному на дату оказания услуг, то есть на дату выезда работника из гостиницы;

•затем — на дату прекращения обязательств по оплате, то есть на дату списания денег с валютного счета организации.

В дальнейшем пересчет не требуется, ведь обязательства больше нет.

А вот в расходах рублевую сумму затрат на проживание командированного работника можно признать только после утверждения его авансового отчета по командировке. Причем как в налоговом, так и в бухгалтерском учетеподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; приложение к ПБУ 3/2006.

В аналогичном порядке признается в расходах и стоимость иных услуг, связанных с нахождением работника в командировке, когда они оплачиваются организацией со своего валютного счета после их оказания, но до утверждения авансового отчета. К примеру, затраты на услуги мобильной связи.

Составление авансового отчета

Работник направлен в Бельгию. Ему выдан аванс на наличные траты. Кроме того, часть расходов (на проезд, на проживание) оплачена с расчетного счета организации. Должен ли работник включать в свой авансовый отчет суммы расходов, которые оплатила наша организация безналично?

— Нет, не должен. Авансовые отчеты работники представляют только о расходовании денег, полученных ими под отчет перед началом командировкип. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Услуги, оплаченные работодателем с расчетного счета, в авансовый отчет не включаются, даже если они связаны с командировкой конкретного работника. И это вовсе не помеха для признания таких расходов в налоговом учетеПисьмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58.

Так что в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник должен составить авансовый отчет, в котором будут фигурировать только полученные и израсходованные им суммып. 26 Положения.

Выплата валютных суточных в рублях

В нашем положении о командировках установлено, что сумма суточных за каждый день нахождения за рубежом составляет 35 евро. Однако выплачиваем мы суточные в рублях — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса работнику. Надо ли нам для целей налогообложения делать пересчет на иную дату?

— Нет, никаких пересчетов вам делать не нужно. Ведь фактически вы выплачиваете суточные в российских рублях.

Следовательно, не требуется пересчет расходов ни для целей бухучета, ни для целей налогообложения прибылиПБУ 3/2006; п. 10 ст. 272 НК РФ.

Также не нужен какой-либо пересчет рублевых затрат и для целей обложения сверхнормативных суточных НДФЛПисьма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 и страховыми взносами.

Неподтвержденные расходы на заграничное жилье

Работник был направлен в командировку в Белоруссию. Там он останавливался у друзей. Документов об оплате проживания нет.
В авансовом отчете работник указал сумму за каждый день проживания — 1000 руб. Приложил пояснительную записку с распечатками из Интернета о стоимости гостиничных номеров в том же городе (она более 2000 руб. в день). Директор такой авансовый отчет утвердил.
Облагаются ли страховыми взносами и НДФЛ суммы, не подтвержденные документами?

— Сумма возмещения подобных расходов полностью облагается страховыми взносами (как взносами на ВНиМ, ОПС, ОМС, так и взносами «на травматизм»)п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

А для целей НДФЛ сумма возмещения расходов на проживание, не подтвержденных оправдательными документами, не облагается в пределахп. 3 ст. 217 НК РФ:

•700 руб. в день — для командировок по РФ;

•2500 руб. в день — для командировок за границу.

Выплаченные вашему работнику суммы не превышают лимит, утвержденный Налоговым кодексом (1000 руб/д. 2500 руб/д.). Поэтому облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает.

Рублевый пересчет валютных расходов

Работнику был выдан рублевый аванс. В поездке он поменял часть этих денег на евро. Справка об обмене сохранилась. Этой валюты не хватило. Хотя у работника оставались рубли, он не стал докупать валюту, а истратил свои евро.
По какому курсу пересчитывать валютные расходы для уплаты налога на прибыль?

Для работника загранкомандировка — это еще и возможность посмотреть новые города, а для бухгалтера — приобрести опыт пересчета валютных расходов в рубли

— Часть расходов, которая укладывается в сумму, указанную в справке о покупке валюты, вам надо пересчитать в рубли по реальному курсу конвертацииПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 17.07.2015 № 03-03-06/41128.

Другая часть валютных расходов, на которую нет справки о покупке валюты, пересчитывается в рубли по курсу Центробанка, действовавшему:

•на дату утверждения авансового отчета — в части расходов, не покрываемых суммой полученного авансаподп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

Нашим положением о командировках установлены суточные для зарубежных командировок в сумме 3000 руб. в день как за дни нахождения в РФ, так и за дни нахождения за рубежом. Находясь в командировке, работник:
•1 февраля ехал по России из нашего города до Москвы;
•2 февраля он пересек границу на поезде;
•до 7 февраля был за границей, границу с РФ пересек утром 8 февраля;
•9 февраля вернулся в наш город.
Как определить сверхнормативные суточные для целей расчета налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов?

— Для целей налогообложения прибыли в расходах можно учесть суточные за каждый день командировки в размере, установленном вашим локальным нормативным актомп. 11 Положения; Письмо Минфина от 16.06.2016 № 03-04-06/35135.

Суточные не облагаются страховыми взносами «на травматизм» в размере, установленном локальным нормативным актом организациип. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. Так что начислять эти взносы в вашей ситуации не придется.

А вот для целей расчета базы по страховым взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, так же как и НДФЛ, действуют иные правила. Суточные не облагаются НДФЛ и такими страховыми взносами только в следующих размерахп. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230:

•700 руб. в день — при командировках по России;

•2500 руб. в день — при заграничных командировках.

За день выезда из России за границу берется зарубежная норма суточных, в то время как за день въезда в РФ надо брать российскую нормуп. 18 Положения.

Следовательно, общая сумма сверхнормативных суточных составит 9900 руб.:

•за 1, 8 и 9 февраля — 6900 руб. ((3000 руб. – 700 руб.) х 3 дн.);

•за 2—7 февраля — 3000 руб. ((3000 руб. – 2500 руб.) х 6 дн.).

Справка

Страховые взносы по сверхнормативным суточным признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, и отражаются в налоговом учете на дату начисления этих взносовподп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

Как оформить командировку за пределы РФ

Мы уже рассказывали, как правильно оформить командировку сотрудника по России. Командировки за границу требуют аналогичных документов, но имеют специфику в финансах.

Дополнительные расходы

Объем расходов в зарубежных командировках внушительнее, чем в поездках по России. Помимо расходов на проезд, найм жилья, компания дополнительно возмещает сотруднику затраты на (п. 23 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• оформление загранпаспорта, визы
• оплату обязательных консульских сборов
• сборы за право въезда/транзита автомобиля, если сотрудник едет в командировку на личном авто
• оформление обязательной медстраховки
• другие обязательные платежи, например, сборы в гостинице

Чтобы покрыть эти затраты, сотруднику можно выдать аванс. Потом эти суммы нужно включить в авансовый отчет работника по итогам командировки — для целей учета.

Расчет суточных

Для расчета суточных важны даты пересечения границ (чтобы понимать, в каком размере их начислить). При выезде из России день пересечения границы РФ считается нахождением за рубежом. Наоборот, при возвращении день пересечения границы РФ оплачивается в рублях как командировка по России (п. 17 и 18 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Подтвердить длительность командировки помогут:

• отметки о пересечении границы в паспорте сотрудника при поездках в страны с визовым режимом
• проездные документы (билеты) при поездках в страны СНГ с безвизовым режимом: Азербайджан, Узбекистан и проч.
• приказ о командировке, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, гостиничные счета, отметки в миграционной карте при поездках в другие безвизовые страны или командировке сразу по нескольким странам.

Пример

ООО “Компания” направляет менеджера в командировку в Германию и Испанию. Длительность поездки — 5 дней.

В положении о командировках ООО “Компания” установлены лимиты суточных на командировки по зарубежным странам и РФ:

• Германия — 60 евро
• Испания — 70 евро

• Россия — 600 рублей.

1 августа в сотрудник вылетел из Москвы в Германию в 20.00. Время прилета 23.15 по мск (22.15 по местному времени). Границу сотрудник пересек 1 августа. Суточные за 1 августа нужно выплатить в размере 60 евро.

В 3 августа в 17.00 менеджер вылетел из Германии и прилетел в Испанию вечером того же дня. Суточные за 3 августа будут выплачиваться по “испанским” нормам — 70 евро.

5 августа сотрудник вылетел из Испании и приземлился в Москве. Суточные за этот день будут считаться как за командировки по России — 600 рублей.

Итого:

• 1 и 2 августа — суточные по германской норме 60 евро. Всего 120 евро за два дня.
• 3 и 4 августа — суточные по нормам, принятым для Испании — 70 евро. Всего 140 евро за два дня.

• 5 августа — суточные по России 600 руб.

На усмотрение компании деньги можно выдать в рублях или иностранной валюте (пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Отчетные документы

Для бухгалтерского и налогового учета подтверждающие документы (договоры найма, оплата трансфера, гостиничные чеки, квитанции об обмене валюты и проч.) на иностранном языке следует построчно перевести на русский.