Служебная на командировку

Служебная записка о командировке

Время нахождения сотрудника в поездке определяется проездными документами, которые сотрудник предоставляет работодателю по факту своего возвращения.

Если таковых нет, как, например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта.

Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения.

Служебная записка на командировку как основание для издания приказа

В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании. Правила оформления:

1. В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
2. Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
3. Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
4. В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
5. Кратко озаглавливаем документ.
6. Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
7. Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.

Служебная записка о командировке (образец 2020) для издания приказа

После того как руководитель примет положительное решение о командировке, направляем копии записки во все подразделения, которые перечислены в левом верхнем углу, для принятия необходимых мер (подготовки приказов, заказа билетов при необходимости, начисления денежных средств командируемым и т. д.).

Служебная записка как отчет о командировке

В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:

1. В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
2. Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
3. Краткий заголовок.
4. Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
   В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
5. Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Положение о служебных командировках — образец 2020

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

Описание в положении процесса направления в командировку

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Положение о командировках про оплату суточных

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Итоги

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

• «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2020»;
• «Положение об охране труда работников — образец-2020».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2020 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

• поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
• сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
• с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
• матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
• работники с детьми-инвалидами;
• сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2020 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2020 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2020 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2020 году можно скачать здесь:

Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина от 04.12.2019 № 03-03-07/94225 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция. А вот банковская выписка по карте, которой оплачен билет не требуется (см. письмо Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

В письмах от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906 Минфин отмечает, что при отсутствии посадочного талона со штампом о досмотре расходы может подтвердить справка перевозчика, либо иные документы, в т. ч. косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов.

См. также: «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям законодательства о ККТ) или кассовый чек.

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

• 700 руб. — для командировок по территории России;
• 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец Положения о командировках

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по .

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

Регламент по оформлению, рассмотрению и исполнению служебных записок

Утвержден

приказом ГУ-ВШЭ

от 17.07.07 № 31-07/546

Регламент по оформлению,

рассмотрению и исполнению служебных записок

1. Назначение регламента

1.1. Настоящий Регламент предназначен для определения единого порядка оформления, согласования, рассмотрения и исполнения служебных записок в ГУ-ВШЭ.

Служебная записка как документ создается только с целью принятия решения руководителем и разрешения им сложившейся ситуации. Служебная записка как документ не создается:

— как поручение;

— для согласования других видов документов;

— для снятия поручения с контроля.

Не допускается переписка между структурными подразделениями ГУ-ВШЭ по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке.

Вся работа по регистрации, согласованию, рассмотрению и контролю за исполнением служебных записок осуществляется в системе документационного обеспечения управления (далее СДОУ).

Настоящий регламент не включает в себя инструкции по работе СДОУ (описание действий, которые необходимо произвести для выполнения описанных в регламенте работ, приведены в Руководстве пользователя, расположенного на сайте Дирекции ИТ).

1.2. Требования настоящего Регламента являются обязательными для исполнения всеми работниками ГУ-ВШЭ и распространяются на все служебные записки, инициируемые в ГУ-ВШЭ.

2. Оформление служебной записки

2.1. Все служебные записки, которые создаются сотрудниками в ГУ-ВШЭ, оформляются в соответствии с шаблоном, расположенном на сайте Управления делами.

В служебной записке обязательными реквизитами являются:

— наименование подразделения, оформляющего служебную записку;

— заголовок к тексту с кратким содержанием и целью создания служебной записки;

— адресат (далее — Адресат), его должность, инициалы и фамилия в дательном падеже;

— наличие приложений, если таковые имеются;

— наименование должности автора служебной записки (далее – Автор), ее расшифровка (инициалы и фамилия);

— инициалы, фамилия инициатора (далее — Инициатор) служебной записки и его телефон.

2.2. В целях информирования Автора о ходе рассмотрения служебной записки, Инициатор обязан в листе рассылки указать Автора.

3. Подписание и регистрация служебной записки

3.1. Оформленную служебную записку Инициатор отправляет на подписание Автору.

3.2. Автор служебной записки должен подписать и отправить ее на регистрацию либо вернуть на доработку Инициатору.

3.3. Если Инициатор является одновременно и Автором служебной записки, оформленную служебную записку он отправляет на регистрацию.

3.4. Служебная записка принимается на регистрацию Управлением делами только по СДОУ. В течение 3-х часов Управление делами регистрирует служебную записку, либо отказывает в регистрации и возвращает Инициатору на доработку, если она оформлена не в соответствии с шаблоном, или если отсутствуют перечисленные приложения.

4. Согласование и рассмотрение служебной записки.

4.1. При необходимости служебная записка направляется на согласование. Согласование служебной записки согласующим лицом должно производиться в течение 24 часов.

4.2. Адресат в течение двух рабочих дней с момента поступления рассматривает служебную записку, обязательно пишет резолюцию и при необходимости направляет ее на досогласование.

4.3. Если служебная записка не требует исполнения, текст резолюции может быть «в дело» или содержать ответ Автору.

4.4. Если исполнение служебной записки обязательно, резолюция должна содержать инициалы и фамилию исполнителя(ей) (первым указывается ответственный за исполнение), конкретное действие и срок исполнения.

Резолюция может не содержать срока исполнения, но обязательно должна содержать инициалы, фамилию исполнителя и действие.

5. Исполнение служебной записки

5.1. Решение о постановке на контроль исполнения служебной записки принимает Адресат. Контроль за исполнением служебных записок осуществляется централизованно Управлением делами либо децентрализовано Адресатом. Вид контроля определяет Адресат.

5.2. Адресат или Управление делами при создании поручения об исполнении служебной записки должны указать в листе рассылки Автора и Инициатора с целью информирования их об исполнении служебной записки.

5.3. Поручения по служебным запискам подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения в резолюции – в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения в срок не более 10 рабочих дней с момента написания резолюции на служебной записке.

5.4. Исполнитель получает в СДОУ задачу о поступлении поручения, выполняет его, заполняет в карточке ход исполнения и направляет Адресату.

5.5. Решение о снятии служебной записки с контроля принимает Адресат.

5.6. Управление делами ежемесячно к 10 числу следующего месяца представляет ректору отчеты:

— о неисполненных поручениях по служебным запискам;

— о нерассмотренных руководителями подразделений служебных записках.

6. Оформление и рассмотрение служебной записки работниками, не подключенными к корпоративной сети

6.1. Служебная записка в бумажном виде должна быть оформлена в соответствии с п.2.1. настоящего Регламента.

6.2. Подписанную Автором служебную записку Инициатор передает на регистрацию в Управление делами. Работник Управления делами сканирует полученную служебную записку и инициирует ее в СДОУ.

6.3. Если Адресат не подключен к СДОУ, служебная записка направляется непосредственному руководителю Адресата по СДОУ для рассмотрения.

6.4. После получения результатов рассмотрения и исполнения служебной записки в СДОУ, работник Управления делами в течение 24 часов информирует об этом Автора.

Адресат – это лицо, которому адресована служебная записка.

Автор — это лицо, которое подписывает служебную записку.

Инициатор – это лицо, которое создает документ.

Согласующее лицо – это лицо, которому инициатор, автор отправил служебную записку на согласование.

Исполнитель – это лицо, ответственное за исполнение резолюции в служебной записке.

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Когда она необходима

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Форма и структура

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
2. По центру листа вписывается название.
3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец служебной записки на командировку

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

• 6000 рублей для проживания в гостинице;
• 6000 рублей в качестве суточных;
• 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

• цель поездки;
• дата отбытия и прибытия;
• данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.

Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С.

Об отмене командировки

Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об отмене командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.

Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.

Для отчета

В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

Нюансы составления

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Поездка ИП

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

• расходов на гостиницу – аренда помещения;
• расходов на топливо – затраты на материалы.

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

Командировка директора

Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.

Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.

В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.

Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

Применение служебного или личного авто

Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

1. Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
2. Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.

Командировка в выходной день

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.

Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.

Без каких бумаг можно обойтись при наличии записки

Согласно изменениям в нормативных актах, служебная записка выступает заменой для:

• командировочного удостоверения;
• служебного задания;
• отчета о выполнении задач.

За чьей подписью и согласованием формируется документ

Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.

Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.

Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.

Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.

Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.

Особенности составления служебного задания на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

• письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
• авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

• руководитель фирмы;
• руководитель структурного подразделения;
• сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Образец

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

ФАЙЛЫ
Скачать образец служебного задания на командировку .doc

ООО «Агат»

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

№77-к

от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

Содержание служебного задания:

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.

Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

• используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
• документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

• сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
• если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
• появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Тезисно

• Служебное задание на командировку – документ, в котором есть возможность детально прописать цель служебной поездки, в отличие от приказа на командировку, где она формируется кратко.
• В служебном задании, кроме того, отражается результат исполнения этого поручения. Документ не входит в обязательные, но часто используется в практике учета командировок. Имеется его унифицированная форма, однако фирма имеет право отказаться от нее в пользу собственного бланка либо составлять документ в свободной форме на основании ЛНА. Если документ упоминается в ЛНА, его заполнение обязательно.

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

В подсистему «Документация по оформлению командировок» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) включены следующие унифицированные формы:

докладная записка о командировании;

приказ о командировании;

распоряжение о командировании.

Унифицированная форма докладной записки о командировании

Пример оформления докладной записки о командировании

Отдел сбыта Директору ОАО «Черметобработка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Сапунову В.И.

11.02.2008 № 5-24/43

г. Минск

О командировании

Согласно договору с Обществом с ограниченной ответственностью «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) от 14.06.2007 № 44/112 ОАО «Черметобработка» исполняет обязанности по послепродажному обслуживанию поставляемой на реализацию в г. Москву продукции.

В последний месяц участились случаи выявления дефектов в поставляемой продукции, соответствующие претензии неоднократно направлялись ООО «Онион» в адрес ОАО «Чермет­обработка». Несвоевременное выявление причин возникновения дефектов может привести к расторжению указанного выше договора и последующей потере рынка сбыта выпускаемой ОАО «Черметобработка» продукции.

Прошу командировать ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта М.А.Тарналицкого в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 18.02.2008 по 22.02.2008 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу.

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Черметобработка».

Приложение: 1. Задание на служебную командировку на 2 л. в 1 экз.

2. Расчет финансовых средств по командировке на 1 л. в 1 экз.

Начальник отдела Подпись Т.П.Груздева

Визы

Примечание:

1. Докладная записка является одним из документов — оснований для издания приказа (распоряжения, иного правового акта) о командировании.

Докладная записка — это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка о командировании — одна из разновидностей докладных записок. Докладные записки могут иметь различное функциональное назначение и составляться как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу (о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины).

2. Необходимость составления докладной записки с предложением о командировании нормативно закреплена в Положении о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Положение). Пунктом 7 данного документа установлено, что предложение о направлении в командировку должно быть оформлено в виде письма или докладной (служебной) записки. Учитывая функциональное назначение указанных видов документов, наиболее соответствующим целям и задачам инициативного документа о необходимости командирования является именно докладная записка, форма которой унифицирована и включена в УСОРД.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы направления работников в служебные командировки в пределах Республики Беларусь, не предусматривают обязательного составления докладной записки о командировании. Вместе с тем внесение соответствующего предложения руководителю организации или иному лицу, уполномоченному принимать решение о направлении работников в служебные командировки, следует также оформлять в виде докладной записки.

3. Докладная записка о командировании должна содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки.

4. К докладной записке о командировании должны прилагаться следующие документы:

проект решения о направлении в служебную командировку за границу;

задание на указанную командировку за границу;

расчет финансовых средств по этой командировке;

список членов группы, в составе которой направляется должностное лицо.

Приложение к докладной записке проекта решения о направлении в служебную командировку за границу необходимо лишь в тех случаях, когда соответствующее решение принимается вышестоящим органом.

Наличие приложений к докладной записке отражается в отметке о наличии приложений, оформляемой ниже текста перед подписью.

5. В приведенном выше примере текст докладной записки построен в виде связного текста. УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. Например, в организации может быть разработана типовая форма докладной записки о командировании с применением такой формы представления текста, как анкета.

Приведем пример оформления текста докладной записки, представленного в форме анкеты:

6. При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004, Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

7. Так как докладная записка является документом, послужившим основанием для издания приказа (иного распорядительного документа) по личному составу, для нее установлен срок хранения 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения).

Унифицированная форма приказа о командировании

Пример оформления приказа о командировании

Открытое акционерное общество

«Черметобработка»

ПРИКАЗ

11.02.2008 № 26-к

г. Минск

О командировании Тарналицкого М.А.

КОМАНДИРОВАТЬ:

ТАРНАЛИЦКОГО Максима Александровича, ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта, в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 18.02.2008 по 22.02.2008 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции ОАО «Черметобработка» и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу.

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Черметобработка».

Основание: 1. Докладная записка начальника отдела сбыта Т.П. Груздевой.

2. Задание на служебную командировку.

Директор ОАО Подпись В.И.Сапунов

Визы

С приказом ознакомлен Подпись М.А.Тарналицкий 12.02.2008

Примечание:

1. Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

2. Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации. При издании приказа в государственной организации на верхнем поле бланка должно быть помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь, а реквизиты бланка должны быть оформлены на двух языках.

3. В заголовке приказа указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется командирование одного работника. Если одним приказом оформляется командирование двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

4. Одним приказом может быть оформлено командирование двух и более работников. При командировании двух и более работников текст распорядительной части приказа разбивается на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

Как оформить служебную записку на командировку

Служебная записка — это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку. Может использоваться в двух случаях: 1) когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2) когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях. Составим собственный документ, используя образец служебной записки о командировке.

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2020

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.