Служебные расследования на предприятии

Когда проводится

При мелких нарушениях его обычно не проводят – достаточно беседы с нарушителем. Его проведение затевают, если нарушение серьёзное, и сотрудник или вовсе отказывается признавать его, либо признаёт не все важные обстоятельства, отчего становится необходимым их прояснение.

Виды нарушений, при которых надо проводить расследование, устанавливаются самими работодателями. Обычно в списке присутствуют нарушения трудового распорядка, должностной инструкции, техники безопасности, неисполнение трудовой функции, нанесение ущерба компании.

Все эти нарушения можно разделить также на две основные категории: дисциплинарные проступки и причинение ущерба. Рассмотрим их подробнее.

Дисциплинарный проступок

Обычно по их поводу расследование не проводится, однако если проступок должен повлечь за собой наказание – например, увольнение, при этом сам сотрудник не признаёт, что его совершил, то расследование будет необходимо. К такого рода проступкам относится в первую очередь прогул. Может расследоваться также уклонение от прохождения медицинского обследования, прохождения обучения и тому подобные.

Причинение ущерба

Если действия сотрудника нанесли серьёзный ущерб компании, также необходимо провести расследование по данному случаю, чтобы установить размер ущерба и определить виновен ли работник, и если именно он допустил или причинил ущерб, то какое наказание должен понести. Ущерб может быть как прямым, так и, к примеру, причинённым вследствие утечки коммерческой тайны, потому и необходимо задействовать комиссию, чтобы точно установить все сопутствующие обстоятельства.

Иногда действия провинившегося могут оказаться более тяжкими, подпадающими даже под статьи Уголовного кодекса, например, хищение. В таком случае работодатель не должен продолжать расследование самостоятельно, предписывается вместо этого обратиться в правоохранительные органы. Никаких полномочий вести следствие самостоятельно в подобных случаях компания не имеет, даже если у неё есть собственная служба безопасности.

Организация расследования

Как применяются дисциплинарные взыскания, устанавливает статья 193 Трудового кодекса. Именно на неё надо опираться, когда необходимо организовать расследование.

Сначала рассмотрим общую структуру принятия решений. Она будет различаться при дисциплинарном проступке и нанесении ущерба. Начнём с дисциплинарного проступка: после того, как он обнаружен, работодатель должен предоставить работнику возможность объясниться письменно. На то, чтобы оформить объяснение, работнику отводится двое суток. Если он отказывается, необходимо будет оформить акт об отказе.

Затем работодатель решает, какие санкции применять, основываясь на объяснениях работника, докладах его руководителя, других документах. Опираясь на них, он издаёт приказ о наложении определённого взыскания.

Непосредственно служебное расследование здесь будет означать сбор документов, указывающих на:

• факт совершения проступка;
• степень вины работника в нём;
• обстоятельства совершения, влияющие на определение меры наказания.

При причинении ущерба сотрудником алгоритм действий будет следующим:

• приказом работодателя создаётся комиссия, включающая в себя минимум троих работников предприятия;
• она выявляет детали нарушения;
• определяется, какое наказание должен понести провинившийся.

Именно это и будет называться служебным расследованием в данном случае. С его помощью выявляется, по каким причинам нанесён ущерб, а также его размеры, определяется, какова степень вины работника, по отношению к которому проводится разбирательство. Далее мы будет рассматривать именно этот вариант, то есть полноценное расследование с комиссией.

В обоих рассмотренных выше случаях на работодателя возлагается выяснение всех обстоятельств перед определением наказания. Необходимо, чтобы они подтверждались документами, ведь наказанный сотрудник может обратиться в суд, и надо будет подтверждать свою позицию. И если наказание не будет чётко обосновано, а вина работника доказана, то суд примет решение именно в его пользу.

Порядок проведения

Рассмотрим этапы, предшествующие началу расследования, а также этапы его проведения:

1. Выявляется факт совершения проступка – сделать это может любой сотрудник компании, при этом как день обнаружения будет принят тот, в который данный сотрудник рассказал о нарушении руководителю, которому подчинён провинившийся сотрудник.
2. Нарушение фиксируется в докладной записке на имя начальника.
3. После рассмотрения записки начальник принимает решение о начале расследования (либо передаёт документ более высокопоставленному должностному лицу, если не имеет соответствующих полномочий).

На этом предшествующие расследованию этапы заканчиваются, и начинается непосредственно процесс:

1. Приказом формируется комиссия – отметим, что непосредственный руководитель проверяемого в её состав не включается. Также, как и тот руководитель, который будет принимать итоговое решение.
2. Комиссия проводит расследование – в его ходе необходимо выяснить, в чём состояло нарушение, кто его совершил, какими были причины и обстоятельства, размер причинённого ущерба. Для этого у провинившегося лица берётся объяснительная, а если оно не установлено, то у всех возможных виновников, затем собираются документы для прояснения обстоятельств.
3. Составляется итоговый акт, подробно описывающий ход проверки и её заключение. В цели комиссии нередко включается и разработка мер для предотвращения подобного ущерба в будущем. Члены комиссии удостоверяют акт своими подписями, руководитель ставит на него печать.

Рассмотрим некоторые важные нюансы – форму служебной записки, оформление акта от дачи показаний, состав комиссии.

Служебная записка

Именно она становится основанием для проведения расследования, а с момента её принятия и фиксации в журнале документооборота будет отсчитываться время его начала.

Составляет записку работник компании, она подаётся на имя либо непосредственного начальника, либо руководителя всей компании. В ней указывается, какое именно нарушение отмечено, а также все его важные обстоятельства. Если ущерб был выявлен инвентаризацией, то к записке прилагается её акт.

Помимо служебной записки, в роли основания для проверки могут выступить и иные документы: обращения от потребителей со сведениями о проступке, претензии контрагента, заявление от самого работника.

Состав и полномочия комиссии

Осуществляет расследование в отношении работника служба безопасности, если в компании она есть; при её отсутствии – кадровый отдел. В комиссию входят сотрудники разных отделов – обычно это служба безопасности и кадровый, а также представитель профсоюза. Чаще всего состав ограничивается именно тремя членами, но иногда в комиссию может входить и большее число людей.

Комиссия имеет право потребовать объяснения от каждого работника, который мог быть причастен к проступку. Это, впрочем, не означает, что работники обязаны их давать. Также она может запрашивать любые документы и привлекать к делу сторонних специалистов. К примеру, такая необходимость возникает, если требуется определить, был ли работник пьян во время смены. Допустимо и обращение за юридической, аудиторской, инженерной помощью.

Создание комиссии возможно, даже если компания не понесла ущерб, но действия работника могли к нему привести. Иногда она может быть постоянной, но чаще является временной.

Объяснительная записка и акт об отказе

После получения работником уведомления о необходимости предоставить письменное объяснение, ему даётся двое суток на оформление и предоставление. Если время вышло, а документ так и не был оформлен, это считается отказом в содействии проверке, о чём должен быть составлен письменный акт.

Законодательство не устанавливает форму для этого документа, как и для объяснения сотрудника, потому оформление свободное. Важно в первую очередь наличие подписей членов комиссии. Объяснительная или акт об отказе от неё обязательно подшиваются в дело.

Оформление результатов

Документом, который должен подытожить результаты, является акт служебного расследования – его образец мы прилагаем к статье, здесь же коротко рассмотрим содержание.

Состоит этот документ из трёх частей:

• вводная;
• описательная;
• резолютивная.

Во вводной излагается, о каком нарушении идёт речь, указывается дата совершения, состав комиссии, период, в течение которого велось расследование. Описательная углубляется в доказательства, на основании которых комиссия пришла к определённым выводам. Наконец, в резолютивной подводится итог – комиссия делает выводы относительно вины работника.

Затем следуют приложения, то есть документы, такие как служебные записки, объяснительные, акты инвентаризации, если речь о недостаче, заключения экспертов и тому подобные. Необходимо, чтобы каждый член комиссии подписал акт, а руководитель поставил печать. Затем делу присваивается номер, указывается дата, когда оно было составлено – она же и дата завершения расследования.

Если у одного из членов комиссии мнение отличается от изложенного в документе, он всё равно должен поставить подпись, но может изложить свою позицию отдельно и приложить это изложение к другим материалам.

После этого руководителю даётся три дня на принятие решения, которое должно быть оформлено в виде приказа. Руководитель обязан ориентироваться на предписания комиссии, вместе с тем обычно сам может выбрать нужный вариант взыскания из допустимых по законодательству.

Работника необходимо ознакомить с приказом – на это отводится 3 рабочих дня после его издания. Если работник отказывается знакомиться с документом, составляется акт об отказе.

Понятие служебного расследования на предприятии

Термин «служебное расследование» или «служебная проверка» в Трудовом кодексе РФ не приводится (в нем используется только «проверка», без дополнительных определений). Данный термин используется:

• в законах, регулирующих определенную сферу деятельности (например, «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ, далее — закон № 79);
• ведомственных нормативных актах, определяющих порядок служебных расследований в подчиненных ведомству организациях и органах (например, порядок проведения служебной проверки, утв. приказом МВД России от 26.03.2013 № 161, далее — порядок № 161);
• локальных актах, обязательных для работников конкретной организации (например, положение о порядке служебного расследования случаев несохранных перевозок грузов, являющееся приложением 2 к распоряжению ОАО «РЖД» от 27.09.2016 № 1962р).

Служебное расследование на предприятии отвлекает работников, участвующих в нем, от прямых обязанностей, в связи с чем проводится обычно в случае необходимости (при наличии материального ущерба работодателю, подозрения в совершении работником серьезного дисциплинарного проступка).

Служебное расследование в организации: когда оно нужно и уместно

Обязательного проведения служебного расследования в организации требует такое нарушение, как причинение работником прямого действительного ущерба, для целей применения к работнику материальной ответственности (ст. 238, ч. 1 ст. 247 ТК РФ).

Однако на практике предметом служебного расследования могут стать и другие проступки. Так, целесообразно провести его в случаях, когда:

• нарушителю грозит увольнение (высокий риск судебного спора влечет необходимость тщательного изучения обстоятельств в ходе оформления дисциплинарного взыскания);
• работодателю явно видны последствия проступка, но неочевиден виновник (например, в случаях разглашения служебной тайны).

Специальные нормативные акты тоже устанавливают в своей сфере регулирования обстоятельства, при которых проводить расследование обязательно. Например, служебная проверка требуется для:

• государственной гражданской службы — перед любым применением дисциплинарного взыскания или по заявлению гражданского служащего (п. 14, ч. 1 ст. 14, ч. 2 ст. 58 закона № 79);
• службы в органах внутренних дел — по заявлению сотрудника, в случае дисциплинарного проступка, при подозрении, что сотрудник органов внутренних дел нарушает ограничения или запреты для такой службы, хотя бы приобрел гражданство другого государства (ст. 52 закона «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации…» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

ВАЖНО! Если работодатель предусмотрит проведение служебной проверки в ряде случаев локальным актом, такой акт обязывает его к проведению проверки и дает работнику-нарушителю шанс на оспаривание взыскания, если проверка не состоялась.

Порядок организации и ведения служебного расследования

Первым шагом в организации служебного расследования является назначение ответственных за него лиц, т. е. формирование комиссии. Правила ее формирования вводятся только отраслевыми актами (например, упоминавшимся законом № 79, ч. 4 ст. 59 которого требует, чтобы в проверке участвовали кадровое и юридическое подразделения, выборный профсоюзный орган).

Исходя из практики проведения служебных расследований и анализа таких отраслевых актов, можно сформулировать рекомендации по подбору членов комиссии:

• в нее не должны входить лица, заинтересованные в исходе проверки в силу личных связей с проверяемым работником, направления именно ими сообщения руководству о дисциплинарном нарушении и т. п.;
• необходимо участие специалистов как в профессиональной деятельности работника, так и в сфере права, делопроизводства, для случаев причинения ущерба работодателю — в области бухгалтерского учета.

Как долго можно проводить служебную проверку, читайте в статье Каков срок проведения служебного расследования?

Действия комиссии и результаты ее работы

Собственно деятельность комиссии напрямую не регулируется, однако должна соответствовать целям расследования. Для применения материальной ответственности к работнику это будет установление размера ущерба и причин его возникновения. Отраслевые же акты могут устанавливать и регламент проведения проверок, регулируя включение в проверку определенных мероприятий, ее сроки (см. упоминавшийся выше порядок № 161).

В рамках своих полномочий комиссия:

• берет объяснения у работника, его коллег, непосредственного руководителя;
• составляет акты об отказах в даче объяснений, отсутствии работников на рабочем месте;
• исследует имеющиеся документы — как внутренние, так и полученные извне (судебные акты и акты административных органов, письма контрагентов и др.).

Результатом служебного расследования обычно становится заключение или акт комиссии, в котором последняя излагает свои выводы о предмете расследования:

• какое нарушение было совершено;
• к какой ответственности рекомендуется привлечь виновного работника.

Как правильно составить акт по результатам служебной проверки – в статье Образец акта служебного расследования на предприятии.

Отстранение от работы на время служебного расследования

Общие нормы трудового законодательства (ст. 76 ТК РФ) не содержат такое основание отстранения от работы, как проведение в отношении работника служебного расследования. В то же время перечень оснований в ст. 76 носит открытый, отчасти отсылочный характер.

Например, возможно временное отстранение от работы проверяемого:

• сотрудника органов внутренних дел — по предложению члена комиссии, проводящей служебную проверку (п. 28.3 порядка № 161);
• работника следственного комитета — на период вплоть до вынесения дисциплинарного взыскания (ч. 9 ст. 28 закона «О Следственном комитете Российской Федерации» от 28.12.2010 № 403-ФЗ).

Однако при отсутствии специальной нормы закона, дозволяющей такое отстранение и распространимой на данного работника, отстранение от работы на время служебного расследования является неправомерным (см. решение Нагатинского районного суда г. Москвы от 07.09.2012 № 140).

***

Итак, собственно порядок служебной проверки/расследования сводится к созданию компетентной комиссии, ее деятельности по выяснению обстоятельств и виновника нарушения, а затем составлению заключения. Отстранение от работы на время служебной проверки разрешается только специальными нормативными актами. Отстранить работника по своей инициативе в отсутствие такой специальной нормы работодатель не может.

Что выясняет комиссия

При проведении проверки выясняются следующие обстоятельства:

• суть нарушения;
• размер причиненного ущерба;
• причины и условия, повлекшие проступок;
• лицо, совершившее проступок;
• степень вины;
• смягчающие и отягчающие обстоятельства;
• меры по привлечению к ответственности виновных лиц;
• профилактические мероприятия по предотвращению подобных нарушений.

Когда круг потенциально виновных лиц определен, а в некоторых случаях он может быть достаточно широк, комиссия собирает письменные объяснения. При этом объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.

Объяснительная записка составляется работником на основании уведомления, которое оформляет комиссия. В уведомлении описывается происшествие, может быть приведен список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться.

ВАЖНО! Работник вправе отказаться от дачи пояснений. В этом случае необходимо зафиксировать этот факт в акте об отказе дать объяснения. Составляют его члены комиссии.

Объяснительная записка составляется в произвольной форме от руки на имя руководителя, указывается дата и ставится подпись. Если работник признает свою вину, он имеет право в объяснительной записке указать наличие смягчающих обстоятельств.

Кроме объяснительной записки, комиссия собирает иные документы, способные пролить свет на обстоятельства происшествия: докладные и служебные записки очевидцев инцидента, акты инвентаризации, заключения аудиторов и независимых экспертов, акты замеров показаний контрольно-измерительного оборудования.

Результаты служебного расследования

По окончании расследования комиссия составляет итоговый документ — акт, который подписывают все члены комиссии. Образец акта служебного расследования на предприятии вы найдете ниже.

С актом необходимо ознакомить и виновных лиц. Если работник отказывается подтвердить своей подписью факт ознакомления, это надо засвидетельствовать подписями независимых лиц.

Работник или его представитель вправе ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с результатами.

По итогам проверки могут применяться меры дисциплинарного взыскания. Их необходимо включить в образец заключения служебного расследования.

На основании ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления учреждением размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или сотрудник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с сотрудника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.