Табельный учет рабочего времени на предприятии

Как организовать табельный учет рабочего времени

Сделать табель учета рабочего времени нетрудно, если коллектив невелик. А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации.

Определяем цели

Перед началом любого проекта нужно понять, какую цель мы преследуем, какие результаты хотим получить и как их использовать. Итак, цель: собрать информацию о датах работы, отпусков, невыходов всех работников организации в точно определенные даты для правильного начисления заработной платы и укрепления дисциплины. Для достижения этой цели потребуется вовлечение руководителей подразделений, только они достоверно знают о датах работы подчиненных. Чтобы эта затея удалась, нужно заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии. Конечно, заставить начальников выполнять дополнительную работу, пусть и несложную, бывает непросто, но если составить Положение о табельном учете и приказом обязать всех его исполнять, шансы на успех повысятся.

Разрабатываем Положение о табельном учете

Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:

1. Общие положения. В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.

2. Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:

• Обязанности руководителей по ведению табеля
• Порядок заполнения, форма Т-13
• Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию – в электронном и бумажном виде
• Даты передачи табеля (2 раза в месяц – к авансу и зарплате)
• Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
• Порядок учета (если требуется) рабочих часов

В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д. Процедура заполнения в этих случаях должна быть максимально ясна.

1. Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

2. Приложение – образец бланка по форме Т-13 с буквенными обозначениями рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.

Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

1. Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором – без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

2. Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

   1. кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

   2. обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

   3. порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

3. Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

4. Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

5. Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

6. Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

Образец Положения о табельном учете рабочего времени

скачать

Учитываем нюансы организации

Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров:

• Требуется ли бумажная форма документа?
• Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
• Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
• Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
• В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
• Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
• В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?

Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.

Табельный учет на предприятии – осознанная необходимость для любой компании, и наладить его может любой ответственный и терпеливый сотрудник, нужно лишь проявить настойчивость и последовательность.

Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем

Нормативно-правовое обоснование

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

• ненормированный рабочий день;
• режим гибкого рабочего времени;
• сменная работа;
• разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Узнать больше

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

• регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
• сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

2.5. Табель учета рабочего времени

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для оформления данных такого учета Госкомстатом России разработаны унифицированные формы № Т-12 (код по ОКУД 0301007) и № Т-13 (код по ОКУД 0301008). Данные унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. К сожалению, эти формы предназначены для учета использования рабочего времени на предприятиях, применяющих только повременную систему оплаты труда. При сдельной оплате труда предприятия самостоятельно разрабатывают формы первичных документов по учету выработки.

Табель учета использования рабочего времени применяется:

• для получения данных об отработанном работниками организации времени;

• для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

• для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени;

• для регистрации прогулов;

• для расчета заработной платы;

• для составления статистической отчетности по труду.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, часто – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

После составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год (п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 06.10.2000).

Если зарплата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один – для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой – во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не понесет.

Если же заработная плата выплачивается один раз в месяц, то в случае жалобы работников в Федеральную инспекцию труда на нарушение требований ст.136 ТК РФ виновное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, в более крупных – по структурным подразделениям. В заголовке обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

Форма № Т-12 заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, четким, ясным почерком, без помарок, подчисток, замазываний корректором. Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных). Исправления подтверждаются подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласовываются и подписываются всеми лицами, ответственными за содержание документа.

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки этого табеля могут иметь частично заполненные реквизиты, относящиеся к условно-постоянной информации в справочниках программы:

• структурное подразделение, цех (отдел), бригада;

• фамилия, имя, отчество;

• профессия (должность);

• табельный номер и т. д.

Форма табеля может изменяться в соответствии с принятой технологией обработки данных. В соответствии с Постановлением Госкомстата России № 1 при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Дополнительные графы рекомендуется вводить в табель тем организациям, чьи работники трудятся во вредных условиях. Работники, перечисленные в списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, получают дополнительный отпуск без оговорок.

Иные же, не поименованные в Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.

В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден. Но вопрос о том, каким образом это следует делать, законодательство не регулирует. Для учета времени работы во вредных условиях труда как раз подойдут дополнительные графы табеля.

Все вносимые в табель изменения должны быть оформлены на предприятии приказом. Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается.

Первый раздел формы № Т-12 (графы 1–6 № Т-13) называется «Учет рабочего времени» и представляет собой таблицу, где по горизонтали проставляются дни текущего месяца, а по вертикали приводится список фамилий сотрудников. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (№ Т-12 – графы 4—17; № Т-13 – графа 4) отведено две строки:

• в первой проставляются условные обозначений видов затрат рабочего времени, полный перечень которых приводится на титульном листе формы № Т-12;

• во второй – отражаются данные о количестве отработанных часов по каждому виду затрат рабочего времени.

Таким образом, эти данные позволяют контролировать количество отработанного каждым сотрудником времени, все случаи опозданий и неявок с указанием их причины, а также часы простоя и сверхурочной работы.

Статья 91 ТК РФ под рабочим временем подразумевает время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.

Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу. Но Постановление Госкомстата России № 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий сверхурочных часов и т. п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т. д.

Отдельно учитываются следующие виды отработанного времени:

• часы работы (дневные, вечерние);

• ночные часы работы;

• сверхурочные часы работы;

• часы работы в выходные, праздничные дни;

• часы, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. Ночным временем считается время с 22 часов до 6 часов (ст. 96 ТК РФ).

К сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ) относится работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Данные о ней вносятся в табель на основании списков лиц, выполнявших эти работы, которые составляет и подписывает начальник структурного подразделения, принявший решение о производственной необходимости сверхурочных работ. Руководитель сверхурочных работ делает в этих списках отметки о количестве часов, фактически проработанных каждым сотрудником сверх нормы.

Таким же образом оформляется учет часов работы в выходные и праздничные дни.

При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет компенсироваться работнику, в первой строке соответствующей графы табеля указывается «РП», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов.

Работа в выходной день оплачивается в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Основаниями для этого будут табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходной день получить другой день отдыха, то в соответствии со ст.153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя. В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится «В». В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон. Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. При этом днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда – день прибытия транспорта в это место. Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.

В те дни, когда работник находился в командировке (включая и выходной день), в первой строке табеля необходимо поставить «К» – буквенный код служебной командировки, а вторая строка не заполняется. В соответствии со ст.167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка.

Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. При этом в табеле отдельно учитываются следующие виды отпусков:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;

• отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др.;

• сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;

• дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

• отпуск по беременности и родам;

• частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;

• отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;

• отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации;

• отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.). Эти документы работники обязаны предоставить табельщику или уполномоченному лицу до окончания расчетного периода.

Например, если работник по телефону сообщил о болезни, при заполнении табеля до появления работника на работе в табеле проставляется буквенный код «НН» – неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). После предоставления больничного листка этот буквенный код исправляется на код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь).

Отступления и нарушения установленного режима рабочего времени могут быть следующие:

• временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т» – временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности;

• неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и т. д.);

• часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством;

• простои не по вине работника;

• невыходы на работу с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий);

• прогулы (неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 3-х часов (непрерывно или суммарно) в течение всего рабочего дня, административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам);

• неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации;

• выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни;

• забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом);

• неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).

Итоговые данные по учету использования рабочего времени за месяц указываются в графах 8—17 раздела 1 формы № Т-12, а затем используются для расчета и начисления заработной платы. После заполнения раздела 1 формы № Т-12 (№ Т-13), документ подписывается ответственным за его ведение лицом, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Этот раздел может выступать как самостоятельный документ при раздельном учете использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Раздел 2 формы № Т-12 «Расчет с персоналом по оплате труда» предназначен для расчета заработной платы и заполняется работниками бухгалтерии. Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме № Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы.

Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной (за непроработанное время) заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством РФ. Заметим, что система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации. Однако, при этом условия оплаты труда, определенные трудовым договором, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

Четвертая страница формы № Т-12 содержит данные и показатели, необходимые для составления статистической отчетности по труду. При ее заполнении следует руководствоваться «Инструкцией по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной постановлением Госкомстата России от 7 декабря 1998 г. № 121.

При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой, если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы. При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали (а не болели, не были в отпуске, не прогуляли и т. п.).

Если в связи с неоднократными неисполнениями работником без уважительных причин трудовых обязанностей работодатель решает уволить работника (п. 5 ст. 81 ТК РФ), если работник к тому же имеет и дисциплинарное взыскание, то опоздание на работу при наличии дисциплинарного взыскания является законной причиной для такого увольнения. Но зачастую оказывается, что в день опоздания в табеле указано полное количество отработанных часов в рабочий день без какого-либо уменьшения на время опоздания. А объяснительных и докладных записок, приказов и записей в трудовую книжку увольняемого оказывается недостаточно, т. к. именно табель применяется для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени и для записи отработанного количества часов. Раз опоздание в табеле не отмечено, доказать его очень проблематично.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр — для юрлиц;
• 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

• какой вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ	очередной оплачиваемый отпуск
ОД	дополнительный оплачиваемый
ДО	административный (без сохранения ЗП)
У	учебный с сохранением ЗП
УВ	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД	учебный без сохранения ЗП
Р	по беременности и родам
ОЖ	по уходу за ребенком до 3 лет
ОЗ	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я	работа в дневное время
Н	в ночное время
РВ	работа в выходные и праздники
С	сверхурочная
ВМ	вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К	служебная командировка
ПК	повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ	повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Т	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР	прогул без уважительных причин
НС	режим неполного рабочего времени
В	выходные и праздничные нерабочие дни
ОВ	дополнительный оплачиваемый выходной
НВ	дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ	забастовка
НН	невыясненная причина неявки
РП	простой по вине работодателя
НП	простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП	простой по вине работника
НО	отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ	отстранение без сохранения ЗП
НЗ	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

	трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
	выплаты по гражданско-правовым договорам
	отпускные
	больничное пособие
	оплата в натуральной форме
	материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
	проценты по вкладам

Образец таблицы учета рабочего времени сотрудников

Скачать табель учета рабочего времени 2020, бланк по форме Т-12

Скачать образец табеля рабочего времени, бланк по форме Т-13

Учет рабочего времени

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести точный учет количества отработанного сотрудниками времени. Для этого организации пользуются специальным табелем учета рабочего времени. Но многие работодатели, особенно в небольших организациях, пренебрегают данным документом, что является нарушением трудового законодательства и может повлечь наложение штрафа контролирующими органами. В статье расскажем, какое время понимается под рабочим, кому поручить ведение табеля учета рабочего времени, можно ли вести данный документ в электронном виде и как правильно его заполнять.

Какое время называют рабочим?

Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Той же статьей предусмотрена обязанность работодателя по ведению учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Назовем некоторые иные периоды, которые могут включаться в рабочее время:

— перерывы для обогрева и отдыха (предоставляются сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим работникам на основании ст. 109 ТК РФ);

— перерывы для кормления ребенка (предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, оплачиваются в размере среднего заработка в силу ст. 258 ТК РФ);

— периоды простоя по вине работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, которая оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ)).

Максимальный предел длительности рабочего времени устанавливается законодательством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Такое ограничение обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и сохранение его профессиональной трудоспособности.

Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовым кодексом предусмотрены:

— сокращенная продолжительность рабочего времени (устанавливается для конкретных категорий персонала, указанных в ст. 92 ТК РФ);

— неполное рабочее время (может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и во время ее (ст. 93 ТК РФ). Различают неполный рабочий день, смену или неделю).

Обратите внимание! Если работодатель привлекал конкретного работника к выполнению работ за пределами продолжительности рабочего времени, установленного для него, это является сверхурочной работой, должно учитываться и оплачиваться соответствующе.

Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч. Сделано исключение для творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников. Для них продолжительность рабочей смены может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени: кто заполняет?

Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.

Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.

Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.

Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Многие достаточно формально относятся к заполнению табеля учета рабочего времени, однако здесь есть свои нюансы.

Прежде всего, каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. И здесь возникает первый вопрос. Как быть с совместителями? Работник один, а табельных номеров два? Да, так и получается. Поскольку на совместителя оформляются стандартные документы по приему на работу (трудовой договор, приказ, личная карточка и т. п.) и совместитель — это отдельная штатная единица, у него будет два табельных номера и по каждому из них отдельно будет вестись учет рабочего времени.

По завершении календарного месяца табели, составленные ответственными лицами, передаются начальнику отдела кадров или иному уполномоченному на ведение кадрового делопроизводства лицу, который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров. Например, кадровик проверяет дни, когда работник находился в ежегодном оплачиваемом или ином отпуске или командировке, исправляет дни неявок по невыясненным причинам при предоставлении документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия (например, работник представил листок нетрудоспособности), либо при отсутствии таковых проставляет прогулы.

Если в организации было произведено увольнение, такого работника исключают из табеля в следующем за увольнением календарном месяце. Если же приняты новые сотрудники, они включаются в табель за тот месяц, в котором оформлен прием на работу.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

— в форме Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

— в форме Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах Т-12 и Т-13 (в графах 4, 6) в верхней строке ставятся условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней записывается продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Это позволяет сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени могут учитываться:

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми. Приведем в таблице условные обозначения.

Обозначаемый период	Код
Буквенный	Цифровой
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконным с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Время отстранения от работы (недопущения к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Время отстранения от работы (недопущения к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

В большинстве случаев организации заполняют табель учета буквенными обозначениями. Хотя данные обозначения приведены только в форме Т-12, ими нужно пользоваться и при заполнении формы Т-13.

При составлении табеля по форме Т-12 в разд. 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов — графы 18-34.

При составлении табеля по форме Т-13 необходимо учитывать следующее. При записи учетных данных для начисления заработной платы:

— только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, — заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

— по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов — заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.

Частые вопросы по заполнению табеля

Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:

— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);

— придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла больничный лист, из которого ясно, что три дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.

Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).

Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.

Конечно, к такому порядку не будет придираться ни трудинспекция, ни налоговая, но если следовать букве закона, табель необходимо сдавать два раза в месяц.

Как фиксировать в табеле время вахты, если она длится 15 дней по 11 ч? Для учета продолжительности работы вахтовым методом в таблице условных обозначений табеля установлен буквенный код «ВМ» и цифровой код «05». Поскольку дни междувахтового отдыха предоставляются работнику помимо выходных дней (еженедельного непрерывного отдыха) и оплачиваются в размере дневной ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), их следует отмечать в табеле как дополнительные выходные дни (оплачиваемые) буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27». Указания по заполнению табеля предусматривают, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в графах 4 и 6 проставляются только коды условных обозначений. Нижние строки граф остаются пустыми. В дни междувахтового отдыха сотрудники не работают, поэтому в графы 5 и 6 (формы Т-13) эти дни не вносятся.

Как отразить в табеле продолжительность рабочей смены при переходе с летнего времени на зимнее и наоборот? В таком случае в табеле необходимо проставлять фактически отработанное время. Например, если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на летнее время графиком предусмотрено 6 ч, в табеле учета рабочего времени также нужно отразить 6 ч работы в ночное время. Соответственно, при переходе на зимнее время дополнительный час работы также нужно отразить в табеле, то есть если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на зимнее время графиком предусмотрено 8 ч, в табеле учета рабочего времени нужно отразить именно 8 ч работы. При этом не забудьте сделать доплату за работу в ночное время, ведь на него приходится дополнительный час работы.

Нужно ли отражать неполные часы, отработанные работником? Если продолжительность рабочего времени составляет целые часы, то минуты можно не указывать, проставляя только количество часов, например, 6 или 8. Если же продолжительность рабочего дня составляет часы с минутами, нужно указывать и полные, и неполные рабочие часы. В табеле рабочий день продолжительностью 8 ч 12 мин в табеле может быть отмечен и «8.12» (8 ч 12 мин), и «8,2» (8 и две десятых часа). Довольно часто работодатели за счет сокращения времени обеденного перерыва сокращают продолжительность работы в пятницу. В таком случае в табеле необходимо проставлять с понедельника по четверг «8.15», а в пятницу «7».

Нужно ли вести табель, если учет рабочего времени осуществляется с помощью турникетов со специальной программой? Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.), машина проставить их не сможет.

Кроме этого, формы табеля содержат реквизит «Личная подпись», значит, вести их в электронном виде неправомерно.

Поэтому применение электронной системы учета рабочего времени не освобождает организацию от обязанности вести табель учета.

Табель учета рабочего времени — документ, в котором фиксируется количество отработанных часов сотрудниками, в соответствии с чем, им будет выплачена зарплата. Это помогает рационально контролировать компаниям свой фонд. Функций у табеля много, рассмотрим их детальнее.

Что такое график трудового дня? Это четкое распределение рабочего времени сотрудников: во сколько они приходят, когда обед, предусмотрены ли небольшие перерывы, когда рабочий день заканчивается. Такой регламент необходим для создания трудовой дисциплины, что немаловажно для повышения продуктивности работы компании в целом.

Но как составить график трудового месяца? Как проконтролировать точное количество отработанных часов каждым из сотрудников и справедливо выдать им зарплату? Например, некий слесарь Вася прогулял два дня, и три дня отпрашивался с работы раньше на несколько часов. При этом, торговый представитель все время в разъездах, как высчитать коэффициент его продуктивности? А директору как зарплату выдавать? Для этого законодательство предусмотрело такую вещь, как «Табель учета рабочего времени».

Следовательно, с использованием такого «Табеля», работодатель может вести точный учет фактически отработанных дней и даже часов. В табель вносят не только вышеупомянутую информацию, но также и дни отпуска (как оплачиваемого, так и неоплачиваемого), дни временной нетрудоспособности (по причине болезни, личных проблем). Согласно табелю рассчитывают заработную плату сотрудникам и контролируют соблюдение ими установленного режима на конкретном объекте.

Что такое табель учета рабочего времени

Табель — бланк-календарь, который состоит из списка сотрудников и свободных ячеек для внесения туда актуальной информации относительно трудовой активности этих работников (количество отработанных часов в день, а также дней в месяце).

Чаще всего, этот список ограничен только сотрудниками одного цеха или отдела, структурного подразделения компании. Эта необходимость возникает в том случае, когда сотрудников на предприятии очень много.

В данный документ вносят всех сотрудников, которые работают и на постоянной, и на временной основе. Это осуществляется с момента подписания начальством приказа о принятии на работу нового сотрудника. Каждому из работников присваивается индивидуальный номер (до выхода на первую смену). После увольнения, работника убирают из списка, а его номер не может быть присвоен другому человеку на протяжении трех лет.

Образец табеля учета разработан государством. На данный момент актуальной является типовая форма № П-5, но она носит более рекомендательный характер, нежели обязательный. Каждый работодатель вправе адаптировать документ под специфику компании.

Для чего нужен табель учета

Главным образом, табель призван регулировать регламент (режим) работы на предприятии и упростить ведение учета рабочего времени сотрудников. Согласно данным, которые записаны в табеле, бухгалтерия начисляет зарплату каждому сотруднику.

Стоит отметить, что табель создан не только для защиты интересов работодателя. Прежде всего, он выступает гарантом того, что продолжительность работы сотрудников не превышает норму, предусмотренную ч.1 ст. 50 КЗоТ — 40 часов в неделю, а переработки (оплата сверхурочных) оценивается в соответствии с КЗоТ. Также сюда входит регулирование минимальной продолжительности отдыха сотрудников, предоставления им отпуска, выходных и праздничных.

Пример пользы табеля для работника: наличие вечерних или ночных смен должно оплачиваться выше обычного. За счет ведения табеля, сотруднику не нужно в конце месяца доказывать работодателю наличие таких смен. Все уже вписано в документ.

Иногда, на основании данных, полученных с табеля, специалисты компании создают графики, которые призваны графически отобразить результативность деятельности сотрудников.

Более развитые компании ведут электронный учет (табель), и позволяют своим сотрудникам в режиме онлайн посмотреть свои достижения и косяки (в любое время и бесплатно).

Кроме того, табель крайне нужен тем сотрудникам, которые имеют дело с вредными и тяжелыми условиями труда, так как для них предусмотрена сокращенная рабочая неделя (например, согласно со ст. 51 КЗоТ, 36 часов). Перечень таких условий был утвержден постановлением Кабмина от 21.02.2001 №163, при этом, порядок его применения предусмотрен приказом Министерства труда и соцполитики Украины от 23.03.2001 №122.

Сокращение рабочего дня также предусмотрено (ч.3 ст.51 КЗоТ) для ряда конкретных категорий работников, например, учителей, врачей и т.д. Такое введение было обусловлено тем, что результаты их труда не имеют реализации в физическом измерении.

Нужен ли табель учета рабочего времени для тех, кто получает зарплату за конкретную выполненную работу, а не за время ее выполнения? Под такую категорию в основном попадают стоматологи, строители, слесари и др. Для таких работников предусмотрен другой документ, который регулирует зарплату и регламентирует рабочий день — наряд на сдельную работу. Он выписывается на конкретного сотрудника или бригаду на одну смену или более внушительный период, в зависимости от определенной задачи.

Типовая форма табеля

Скачать бланк табеля учета рабочего времени можно на государственном сайте zakon.rada.gov.ua. Это достоверный государственный источник, где нет каких либо сторонних правок. Также предусмотрена отдельная страница «Относительно заполнения табеля учета использования рабочего времени», где вносится пояснительная информация.

Форма (образец) табеля не относится к «строгой отчетности», поэтому вносить правки в структуру данного документа можно. Это только ориентировочный (рекомендационный) бланк (согласно приказу №489), который может быть дополнен рядом пунктов, например:

• причина прогула (неявки на работу);
• простой работы (чем обусловлена задержка);
• специальные отпускные;
• дополнительные смены и т.д.

Как примерно выглядит табель учета рабочего времени:

Расчет нормы продолжительности рабочего времени

Расчет рабочего времени в табеле учета происходит на основании норм, установленных на конкретном объекте (количество рабочих часов в месяц, особенности труда, трудовой график и т.д.). Например, если норма по рабочим часам в неделю равна 40, но смен лишь 4, то рабочий день будет длиться 10 часов.

Если же работник трудится сутки через трое, то у него получается около 7 трудовых дней в месяц, таким образом, при месячной норме в 160 часов, продолжительность каждого рабочего дня может составлять около 23 часов в сутки. В том случае, если нормы предусматривают 10 часов в сутки, зарплата рассчитывается относительно отработанных часов. Например:

• 160 рабочих часов = ставка = 7000 гривен;
• 7 смен по 10 часов = 70 часов;
• 1 рабочий час стоит — 7000/160=43,75 гривен;
• ставка на предложенных условиях = 70х43,75=3062,5 гривен (зарплата работника, у которого 7 смен в месяц по 10 часов каждая).

Всего существует три основных варианта графика:

• по дням (объем рабочих часов в смене);
• по неделям (учитывается недельная норма);
• суммированный (учет проводится согласно более длительному периоду, например, к вниманию берется месячная норма).

Какие факторы учитываются при расчете:

• тип рабочей недели (пятидневка, шестидневка и т.д.);
• ежедневный график (особенно в тех случаях, если график «плавающий» и рабочие дни могут отличаться между собой по количеству рабочих часов);
• время начала и окончания смены (с учетом перерыва);
• выходные дни, с учетом их очередности;
• праздничные дни (некоторые предприятия не дают работникам полноценный отгул, а «раскидывают» прогулянные часы на неделю, например, по 1,5 часа на день).

Все данные значения составляют фонд рабочего времени.

Кто должен вести табель учета на предприятии

Достаточно актуальный вопрос, из-за которого постоянно ведутся споры между бухгалтерскими отделами и кадровыми департаментами (HR). Данные с табеля берут и те и другие, но заполнять его не хочет никто.

Бухгалтера используют информацию с графика для расчета авансов и заработной платы, компенсаций, переработок, больничных и т.д. Представители HR отдела — для составления таблицы отпусков, подсчета выделенных на этого дней.

Подавляющее большинство предприятий поручает выполнять данную функцию тем, кто непосредственно работает с народом, а не с цифрами, то есть кадровым департаментам. Стоит отметить, что это не только обязанность, но и определенные полномочия, в силу которых, исполнители могут требовать от глав отделов и ответственных служб своевременно предоставлять достоверную информацию о занятости работников и соблюдении регламента на объекте.

Не секрет, что крупные компании создают специальные отделы и соответственные должности для ведения табеля учета, контроля над порядком на предприятии, над соблюдением трудовой дисциплины, норм и требований руководства.

Условные обозначения, которые используются в табеле учета

Существует упрощенный способ введения актуальных данных в табель — условные обозначения. Как и раньше, в 2019 году сочетаются цифровые и буквенные символы, изменений в «стандартных» сокращениях не произошло. Приведем пример нескольких таких обозначений:

• 01Р — часы, которые предусмотрены составленным трудовым договором;
• 05НУ — сверхурочные часы работы.
• 07ВД — обозначение командировочного периода;
• 17ДД — отпуск по уходу за ребенком (закон действует до достижения чадом 6-ти летнего возраста);
• 24ПР — прогулы, и т.д.

В 2019 году, крупными компаниями, все чаще составляются электронные табеля, которые призваны значительно упростить и ускорить процесс ведения отчетности, и оставить бумажную волокиту далеко в прошлом.

Могут ли не присвоить табельный номер и что такое «1С»

В том случае, если зарплата начисляется сотрудникам при помощи специальной программы «1С», табельные номера работникам не нужны. Это обусловлено тем, что робот автоматически переводит конкретную сумму (плату) в банк, для чего использует не табельный номер, а индикационный код работника. Например, если к сотруднику нет каких-либо претензий, ему ежемесячно в определенных числах поступает зарплата на счет (чаще для выплат используют ПриватБанк).

Программа «1С» не заменяет табели, а дополняет их, упрощая процесс выдачи ЗП. Например, если сотрудник выходит на работу сутки через трое (или в любом другом порядке), у него есть месячная ставка, предусмотренная трудовым договором, то его каждый трудовой день (и даже час) можно оценить в денежном эквиваленте. Если он прогулял 1 день в месяц (высчитывается согласно табелю), бухгалтер вносит данную поправку в «1С», и такому трудяге приходит ЗП ниже обычной. Все эти нюансы предусматриваются трудовым договором.

Стоит учесть: некоторые предприятия применяют санкции к прогульщикам, соответственно, минус с ЗП может быть больше. Такие санкции должны в обязательном порядке прописываться в трудовом договоре. Если таких санкций не предусмотрено, работник вправе подать в суд на компанию и вернуть заработанные деньги.

Небольшой вывод

Украина не отличается стабильными и «порядочными» компаниями, которые без перебоев оплачивают работу своим сотрудникам. Также и для сотрудников понятие «норма» является чуть-ли не сквернословием. Таким образом, табелирование — чуть ли не единственный способ урегулировать эти сложные отношения, тем более что это обязательное требование со стороны государства для большинства компаний.

Сам табель — таблица сохранения данных о трудовых часах работников. Здесь указываются командировки, прогулы, отпускные и т.д. Для каждого такого пункта используют конкретное обозначение. Практически всем работникам присваивается индивидуальный номер, иногда даже два.

За заполнение табеля, чаще всего, отвечает кадровый орган компании. В Украине также популярно создавать отдельную структуру в компании, которая занимается ведением табеля. Такие структуры более тщательно подходят к выполнению данной задачи: высчитывают до минуты рабочее время, создают специальные карточки-удостоверения, по которым сотрудник приходит и уходит с работы, и т.д.

Существует единый шаблон табеля, в структуру которого компания может вносить правки. Для ведения такого табеля, некоторые компании создают бумажные бланки, другие пользуются электронными версиями.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

КАК ЗАПОЛНИТЬ ТАБЕЛЬ УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ ГОССЕКТОРА

О.А. Курбангалеева,
консультант-эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

В нашей статье мы хотели бы рассмотреть правила учета использования рабочего времени организациями государственного сектора. Напомним, что к таким организациям относятся государственные (муниципальные) учреждения, в том числе казённые, бюджетные и автономные учреждения, государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов, органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов (п. 9 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Учет рабочего времени

Все организации обязаны вести учет рабочего времени, фактически отработанного сотрудниками (ст. 91 ТК РФ)

Рабочее время – время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени (ст. 91 ТК РФ).
В организациях применяются следующие виды учета:

	—	поденный, когда учетный период составляет день;
	—	понедельный, когда учетный период составляет неделю, на протяжении которой соблюдается установленная законом максимальная продолжительность рабочего времени, но может меняться время работы в разные дни (смены);
	—	суммированный, когда учетный период составляет месяц, квартал, но не более года. В этом случае допускается увеличение ежедневной работы (смены) или продолжительности рабочего времени за неделю, но соблюдается предельно допустимая норма рабочего времени за учетный период.

Как вести учет рабочего времени?

Для учета рабочего времени организации государственного сектора должны использовать унифицированную форму Табеля учета использования рабочего времени (код формы № 0504421), утвержденную приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). Этим же приказом утверждены и Методические рекомендации по применению этой формы (Приложение № 5).
В Табеле (ф. 0504421) регистрируется использованное работником рабочее время или фиксируются различные случаи отклонения от нормального использования рабочего времени. Кроме того, в Табель (ф. 0504421) можно вносить дополнительную информацию, необходимую учреждению (данная норма предусмотрена в Методических рекомендациях). При этом исключать из Табеля (ф. 0504421) графы, строки нельзя.

Кто должен составлять Табель?

Табель (ф. 0504421) ведется лицами, которые назначены приказом по учреждению. Назовем такого работника – «табельщик».
Обязанности табельщика могут быть возложены на одного из работников соответствующего структурного подразделения учреждения или на специалиста по кадрам. В любом случае обязанность по ведению Табеля должна быть закреплена в трудовом договоре или в должностной инструкции работника.

Заполнение «шапки» Табеля

Каждому Табелю присваивается свой порядковый номер.
Табельщик обязан составлять Табель (ф. 0504421) ежемесячно. Поэтому в первой строке «шапки» Табеля следует указать соответствующий период. Например:

	—	за период с 1 по 30 сентября 2018 года;
	—	за период с 1 по 31 октября 2018 года;
	—	и т.д.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для предварительного ознакомления.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Инструкция: как вести табель учета рабочего времени

Скачать бланк табеля учета рабочего времени по форме 0504421 для бюджетников в эксель

в word по форме 0504421

по форме 0504421 в эксель

по форме Т-12 в эксель

в excel на одном листе А4

в формате А4 по форме Т-13

Унифицированные формы табеля учета

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же Приказом определен порядок ее заполнения и применения.

Табель учета по форме Т-12

Табель учета по форме Т-13

Табель учета по форме ОКУД 0504421

Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время отражается в таблице учета двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять табель учета рабочего времени

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2020 году.

Событие	Буквенный код		Цифровой код
Продолжительность работы в дневное время	Я
Продолжительность работы в ночное время	Н
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ
Продолжительность сверхурочной работы	С
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ
Служебная командировка	К
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству	Б
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе	ПВ
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН
Время простоя по вине работодателя	РП
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП
Время простоя по вине работника	ВП
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ

Образец заполнения формы № Т-13 в 2020 году

Образец заполнения формы ОКУД 0504421 в 2020 году

Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.